Возврат подотчетной суммы в авансовом отчете в 1с 8.3

Оглавление:

Форум фан-клуба Лаборатории Касперского

Как в 1С 8.2 отразить в авансовом отчете в.

Sandynist 19 июля 2014

Проблема — необходимо в авансовом отчёте отразить те средства, которые вернул подотчётник, но он их вернул уже после того, как сотавлен авансовый отчет. Проблема в том, что в 1 С 8.2 этот модуль не видит будущих возвратов.

Вот тут советуют писать суммы вручную и указывать, по какому документу вернул. Правильно ли будет, если сделать так? Опять же не очень ясно — куда писать эти возвращённые суммы? Ниже после потраченных или в отдельной вкладке «Прочие»?

Прикрепленные изображения

Roman_SO 19 июля 2014

Sandynist, форумов по 1С в интернете мало?

Sandynist 19 июля 2014

Форумов и инфы по теме — море разливное, но все они умалчивают о моём случае. Например, тут подробно расписаны взаимоотношения с подотчётниками, но опять же — нет описания конкретно моей ситуации.

P.S. Немного поясню: ситуация, когда подотчётник сначала сдаёт излишки (не истраченные суммы) в кассу, а потом по нему бух составляет авансовый отчёт, не вызывает никаких сложностей, данные автоматически подтягиваются из ПКО в авансовый отчёт.

А вот в случае, когда наоборот — сначала составлен авансовый отчёт, а спустя пару дней (недель) подотчётник вносит не потраченные остатки в кассу, ставит меня в тупик. Я не знаю как программе объяснить, что это нормальное положение вещей для бухов.

Отредактировал время и даты в авансовом отчёте и ПКО вручную — всё легло верно, но бухов такой вариант не устраивает, у них истерика с возможным предстоящим объёмом работы по изменению дат. Бухи призывают не усложнять им жизнь и готовы авансовый отчёт править вручную, то есть, мол «возьмём и остатки с авансового отчёта удалим вручную, чтобы они глаза не мозолили», но такой вариант ещё больше запутает и без того неидеальный бух.учёт в нашей организации.

Ниже приложил скрины после указания возврата денежных остатков явным образом на вкладке «Прочие», вроде как концы с концами сходятся, правильный ли такой подход в принципе?

Прикрепленные изображения

ACIK 20 июля 2014

Логика 1С строится на законах бухгалтерского и налогового учета. Если ваши бухи нарушают законы и логику — это их проблемы. Причем эти «проблемы» караются административным кодексом при проверках.
Авансовый положено составлять тогда, когда подотчетник принес подтверждения о потраченных средствах (чеки) и остаток сдал в кассу. Если подотчетник «гуляет» с чужими деньгами, обычно начисляется налог и сумма вычитается из зарплаты сотрудника. В 1С это делается ручной операцией. Проводки должны знать бухгалтера.
Подобные вопросы сперва стоит рассматривать в правовом поле, а затем в техническом. При наличии подписки ИТС всегда можно обратиться в службу поддержки 1С. Если бухи считают, что они все знают и всегда правы, в таких случаях я говорю, что могу сделать все что угодно (любой каприз за ваши деньги), но ответственность остается на вас (на бухгалтерах). Штрафы их немного «остужают».

Теперь по существу: почему на скрине не заполнена вкладка Авансы? (Тут указываются РКО). Зачем вы ПКО засунули в прочее? (Прочее обычно используется для закрытия «услуг» и прочего сразу по статьям затрат).
Стандартная цепочка документов: РКО (выдача) — ПКО (возврат) — Авансовый (закрытие подотчетных средств). Ввод на основании упрощает эти действия до «пары кликов».
Какой алгоритм работы с авансовыми у ваших бухгалтеров, и где они смотрят остатки по взаиморасчетам? Т. е. что их не устраивает?

З.Ы. Уточните полное название конфигурации и версию. Т.к. с переходом с украинского законодательства на российское я уже теряю «граниицу» кто где находится.
З.З.Ы. А. все заметил, что у вас вообще конфа для Казахстана. Тут, конечно, я законы не знаю, могу только отталкиваться от российских и украинских норм.
З.З.З.Ы. Посмотрел план счетов Казахстана. Счет 1315 — Запчасти. Что там делают халаты и костюмы? Хотя. с «таким» планом счетов. я вам (и бухгалтерам) сочувствую.
Итог. Ответ на вопрос: Как в 1С 8.2 отразить в авансовом отчете возврат подотчетных сумм в кассу, если деньги были возвращены позднее авансового отчета? (Только с технической стороны, т.к. не силен в законодательстве Казахстана).

В конфигурации Бухгалтерия для Казахстана, редакция 2.0, версия 2.0.16.5 для этого в уже распечатанной форме Т3 (т.е. на бумажном носителе) шариковой ручкой подчеркиваем слова «Остаток внесен» и прописью заполняем графу «в сумме». В 1С вносим ПКО с видом «Возврат денежных средств сотрудником» или ручную операцию с нужными проводками (зависит от законодательства).
Все.
Сообщение отредактировал ACIK: 20 Июль 2014 — 02:25

Sandynist 20 июля 2014

Конфигурация 1 С — 1.0.16.1

Вкладка «Авансы» в авансовом отчёте не заполнена потому, что перед этим авансовым отчётом был ещё один, датой немного ранее, на котором эта вкладка заполнена и указан РКО, по которому сотрудник получил деньги.

Вкладку «Прочие» я заполнил в качестве эксперимента, внёс туда сумму, которую возвращает сотрудник, для того, чтобы она автоматически выбивалась в авансовом отчёте. Но подозреваю, что в ОСВ эта сумма будет вываливаться за минусом, как долг за предприятием сотруднику, так как эта сумма дублирует сумму в ПКО.

По части порядка составления отчётности — доказывал бухгалтерам, что они не правы, и что авансовый отчёт должен замыкать всю логическую цепь покупок, но они со мной несогласны. Уверяют, что по законодательству подотчётник имеет право вернуть деньги в течение 5 дней спустя составления АО (вот тут ничего не могу сказать, в каких законах это отражено — пока не нашёл).

Посмотрел форму авансового отчёта, у нас есть такие пункты — и «Остаток внесён» и «По кассовому ордеру», придётся показать находку нашим бухгалтерам

Прикрепленные изображения

Sandynist 20 июля 2014

Порылся в постановлениях и разъяснениях — получается, что бухгалтера произвольно трактуют общие правила составления авансового отчёта.

Вот тут довольно высокопоставленное лицо из налогового комитета чётко и ясно разъясняет, что 5 дней даётся на предоставление авансового отчёта, а не на то, чтобы сотрудник вернул деньги.

По возвращении из командировки сотрудник обязан в течение пяти дней представить авансовых отчет о фактических расходах денежных средств.

ACIK 20 июля 2014

Sandynist 21 июля 2014

К сожалению, всё оказалось ещё хуже, чем я мог себе представить. Законодательством РК вообще никак не регламентируется возврат денежных средств подотчётным лицом, если только это никак не прописано в учётной политике предприятия. То есть, получив средства от предприятия по РКО, подотчётник может бесконечно долго пользоваться этими деньгами как беспроцентным кредитом, и единственный способ взыскать с него деньги — это удержать средства из зарплаты. Обсуждалось это на нашем местном форуме в 2008 году, я так думаю с тех пор вряд ли что-то изменилось.

С точки зрения программирования на 1 С — интересно было бы доработать модуль «Авансовые отчёты» вкладкой, наподобие вкладки «Авансы», обозвав её что-то типа «Возвраты», на которой бы по принципу внесённых авансов можно было бы указывать ПКО, по которому подотчётное лицо вернуло деньги. Вот только не знаю как осуществить подобную затею.

Сообщение отредактировал Sandynist: 21 Июль 2014 — 05:10

ACIK 21 июля 2014

на которой бы по принципу внесённых авансов можно было бы указывать ПКО

Не проблема.
Вопрос в другом: на что это будет принципиально влиять? ПКО и так делает проводки по счету, т.е. на ОСВ это не отразится. Если речь идет о печатной форме Т3, так ее можно и вручную заполнять, как это подразумевает сама форма.

Законодательством РК вообще никак не регламентируется возврат денежных средств

Может и так, но! Проверяющие могут придраться к необоснованному длительному хранению денег у подотчетника и потребовать отнести суммы на зарплату с начислением соответствующих налогов. А если это случится еще и в конце отчетного периода, то тут точно будут проблемы (неуплата налога на ЗП гарантирована).
Еще один нюанс — форма Т3 новая (2013 г.), так что ройте свежее законодательство, а не 2008 год.

Sandynist 21 июля 2014

По возвращении из командировки в течение пяти рабочих дней работник должен представить авансовый отчет. Неиспользованный остаток аванса должен быть возвращен подотчетным лицом не позднее трех рабочих дней после сдачи авансового отчета. Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выданного аванса.

174. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов государственное учреждение должно произвести удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим трудовым законодательством

Правда мы не совсем госпредприятие, и нужно уточнить — насколько это всё относится к нам.

Смотрите так же:  Как оформить свидетельство на право собственности на гараж

Если речь идет о печатной форме Т3, так ее можно и вручную заполнять, как это подразумевает сама форма.

Вот вручную то и не очень хотят они её заполнять, авансов море, поэтому просят автоматизировать процесс.

ACIK 21 июля 2014

Вот вручную то и не очень хотят они её заполнять

Ну, тогда мы приходим к тому, что все равно требуется цепочка: РКО (выдача) — ПКО (возврат) — Авансовый (АО), чтобы в последнем можно было указать ПКО. Т.к. если не набрать ПКО, то нечего будет выбирать в Авансовом.

Но, опять но! Тогда авансовый будет «видеть», что деньги уже возвращены и сдавать ничего не надо. Т.е. мы пришли к цепочке: РКО — АО — ПКО. А в этом случае мы не можем выбрать ПКО, т.к. на момент составления АО его еще нет.

Скорее всего 1С-ники не захотели заморачиваться и все усложнять, поэтому решили сделать то, что мы сейчас видим. Мол раньше подотчетник все это сам заполнял ручками. а тут осталось всего прописать сумму и номер ПКО.

Вариантов решения проблемы несколько, вот некоторые из них:
1. Забить. (бухгалтера будут недовольны и фиг с ними )
2. Заставить службу поддержки 1С решить эту проблему (самый простой вариант, но маловероятный).
3. Сделать все самому или силами сторонними разработчиков (сложнее, возможны проблемы при будущем обновлении конфигурации).

Если выбрать последнее, нужно определиться, что дорабатывать?
а. Переписать в АО функции и проводки из ПКО, т.е. ПКО отдельно выписывать не нужно (трудоемко, гемор с поддержкой, не будет работать в схеме «проводки только кассовыми»).
б. Добавить поля Суммы и № ПКО только для печатной формы, т.е. ПКО все равно вносится потом отдельно, правда в АО лезть уже не надо (реализуется просто, но мы не сильно выигрываем в «наборе данных», многие быстрее напишут шариковой ручкой).
в. Выбирать ПКО по принципу работы вкладки Авансы с РКО, но мы помним, что на момент создания АО, еще нет ПКО. Решение: Набрать АО, затем ПКО, вернуться в АО и выбрать ПКО (просто реализуемо, почти как в конфе для бюджетников, но придется много «кликать» и не запутаться в датах/времени документов).
г. Другие варианты (нужно думать).

Как видим, на первый взгляд задача тривиальная, а имеет много «подводных камней». И это еще мы не рассматривали нештатные ситуации.
Сообщение отредактировал ACIK: 22 Июль 2014 — 14:37

Заполнение авансового отчета в 1С:Бухгалтерия 8.3

Версия конфигурации: 3.0.43.253

Дата публикации: 08.09.2016

В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 документ Авансовый отчет предназначен, для отражения в учете расходов сотрудника организации, за счет выданных под отчетных средств.

Документ Авансовый отчет находится в разделе Банк и Касса.

Создадим новый документ.

Заполняем Организацию и Подотчетное лицо. Через кнопку Добавить, заполняем табличную часть Авансы, если подотчет был выдан. Иногда бывает, что сотрудник из своих средств покупает, а потом ему возмещается из кассы.

Есть 3 типа Авансов:

1. Выдача денежных документов — документ предназначен для учета выдачи денежных документов из кассы (авиабилетов и железнодорожных билетов, путевок, почтовых марок и т.п.).

2. Выдача наличных — документ предназначен для учета списания наличных денежных средств.

3. Списание с расчетного счета — документ предназначен для учета списания безналичных денежных средств с расчетного счета организации.

Мы будем формировать выдачу наличных.

Создадим новый РКО (Расходный кассовый ордер).

Заполняем РКО и переходим к печати бланка выдачи денежных средств.

В печатной форме, подотчетное лицо заполняет строку получил, вписывая сумму прописью и подписывая документ.

Сохраняем и проводим документ. Возвращаемся в список РКО и выбираем созданный нами РКО.

Теперь переходим в табличную часть Товары и начинаем заполнять Товары и Материалы которые приобрел под отчетное лицо. Если при покупке товаров была выдана Счет-Фактура, то ставите флаг СФ выбираете Поставщика и заполняете реквизиты счет-фактуры.

Вся строка очень длинная, по этому я разделил ее. Обратите внимание, что первую позицию мы приходуем как Материал, а вторую как Товар. Это сразу видно по счетам учета. В Авансовом отчете в Бухгалтерии 8.3 предусмотрено использование различных счетов учета, например для ГСМ 10.03

Вам будет интересно: Если вы не заполняете вкладку товары, то формируйте Поступление товаров и услуг!

В разделе Возвратная тара заполняется тара которую получило подотчетное лицо и которая подлежит возврату поставщику.

А в разделе Оплата учитывается суммы, уплаченных поставщикам за ранее приобретенные товары, работы и услуги или уплаченные в качестве предоплаты. Данная строка формирует проводки Д 60.02 К71.01 при выданном авансе или Д 60.01 К 71.01 при оплате за товар.

В закладке Прочее можно учесть другие расходы, произведенных подотчетным лицом (командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин и т. д.). Мы учтем проезд на Такси для закупки товаров и материалов.

Так же заполняем счет затрат и субконто.

Под отчетному лицу было выдано 10 000 израсходовано 7 380, теперь оформим возрат неизрасходованных денежных средств по Авансовому отчету.

Вид операции будет Возврат от подотчетного лица, а сумма заполняется автоматически, в соответствии с вашим Авансовым отчетом.

Теперь можно распечатать наш авансовый отчет.

Проверяем заполнение и печатаем.

Программа 1С:Бухгалтерия 8.3 на основании созданного Авансового отчета сформирует проводки поступления на склад Товара и материала, учтет оплату поставщику и произведет учет НДС. А если был выбран Флаг СФ, то будет отражен Входящий НДС от поставщика и сделана запись в Журнал учета счетов-фактур.

Авансовый отчет в 1С 8.3 удобный инструмент для осуществления текущей хозяйственной деятельности предприятия, без которого не может обойтись предприятие.

ПКО возврат от подотчетного лица в 1С Бухгалтерия 3.0

В статье будет рассказано, как при помощи документа “Приходный кассовый ордер” сделать возврат от подотчетного лица в 1С:Бухгалтерия 3.0.

Перейдем на закладку “Банк и касса” и с правой стороны экрана, в разделе “Касса”, выбираем “Приходный кассовый ордер”. Откроется журнал ПКО, для того что бы создать новый наживаем кнопку “Создать”, при этом откроется форма нового документа ПКО.

По умолчанию вид операции нового приходного кассового ордера — “Оплата от покупателя”, но мы возьмем вид операции “Возврат от подотчетного лица”, поэтому выберем его в поле “Вид операции”. Далее необходимо выбрать подотчетное лицо, которое будет возвращать деньги, сумму возврата, выбрать статью движения денежных средств(выберем — “Возврат денежных средств подотчетником”), в поле основание также напишем строку — “Возврат денежных средств подотчетником”. В поле “Приложение” пишется документ, по которому осуществляется данная операция(можно оставить пустым).

Все необходимые поля заполнены и теперь следует провести документ, нажав соответственную кнопку на верхней панели. ПКО с видом операции “Возврат от подотчетного лица” делает проводку 50.01 — 71.01 на сумму операции. Щелкнув по кнопке “Печать” документ можно распечатать.

Проводки по авансовым отчетам: напоминалка для бухгалтеров

Как происходит выдача под авансовый отчет? Проводки какие нужно сделать? В деятельности компаний возникает необходимость выдать сотрудникам деньги на хозяйственные, представительские, командировочные расходы или иные нужды. Средства направляются специалистам на банковские карты или выплачиваются из кассы наличными. Чтобы отчитаться о совершенных тратах, работник готовит специальный документ – авансовый отчет. Проводки по нему, правильное оформление и получение необходимых чеков – задачи бухгалтера.

Правила выдачи подотчетных средств

  • с 2018 года для предоставления подотчетных средств не требуется полного погашения задолженности по ранее выданным суммам;
  • если средства перечисляются для командировки, сумма рассчитывается согласно лимитам, установленным внутренними положениями компании;
  • основание для выдачи денег – заявление, составляемое сотрудником-получателем в произвольной форме. В нем указывается необходимая сумма, нужды, на которые она требуется, и срок ее использования. Готовый документ подписывается директором фирмы. С 2018 года заявление не обязательно, достаточно приказа, распоряжения руководителя;
  • деньги, причитающиеся подотчетнику, нельзя выдать третьему лицу.

Когда деньги истрачены, сотрудник составляет и передает в бухгалтерию авансовый отчет. Проводки в 1с 8.3 делают на основании этого документа. На подготовку отчета у специалиста имеется три дня с момента истечения срока, на который выдавалась сумма. Если остались излишки, их нужно сдать в кассу компании.

Чтобы упорядочить работу с подотчетными лицами, компания издает внутренний локальный акт, где указывается:

  • какие сотрудники вправе получать средства под отчет;
  • на какие сроки выдаются деньги;
  • в какой период составляется отчет, возвращаются излишки.

Работники, чьи должности поименованы в приказе, знакомятся с документом под роспись. Правила документооборота по «подотчетникам» фиксируются в учетной политике организации.

Отражение расчетов с подотчетным лицом в бухгалтерской программе

Дт 71 Кт 50 – средства выделены из кассы;

Дт 71 Кт 51 – деньги направлены на банковскую карточка сотрудника.

Когда работник предоставил бухгалтеру авансовый отчет, бухгалтерские проводки в зависимости от обстоятельств будут следующими:

Дт 26 Кт 71– списание суммы на общехозяйственные расходы (например, если средства выдавались завхозу на покупку мелочей в офис, маркетологу на командировку, рекламщику на посещение международной конференции и т.д.);

Дт 20 Кт 71 – отнесение трат специалиста на основное производство (например, если в командировку ездил работник цеха);

Дт 44 Кт 71 – отнесение суммы на коммерческие расходы (если траты понес специалист по продажам);

Дт 10 (15) Кт 71 – проводка, используемая в ситуации, если на подотчетные средства приобретались товарно-материальные ценности по предоплате;

Дт 41 Кт 71 – проводка, применяемая, когда на выданную сумму покупались товары для дальнейшей перепродажи по предоплате;

Дт 60 Кт 71 – проводка, показывающая, что выданные специалисту деньги были направлены на расчеты с поставщиком (подрядчиком) в виде аванса (задатка);

Дт 08 (10, 41) Кт 71 – оприходование товарно-материальных ценностей.

Если специалист не израсходовал ранее выданную сумму полностью, остаток подлежит возврату в кассу компании в сроки, оговоренные внутренними положениями компании. Средства, возвращенные в кассу предприятия, отражаются проводкой:

Смотрите так же:  Договор розничной продажи с юрлицом

Возврат подотчетной суммы в авансовом отчете в 1с 8.3

Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов. ну, например, за электричество:

Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

  • Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
  • Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
  • Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):

В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:

Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:

А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

  • Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
  • Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
  • В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

  • всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
  • всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
  • к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты. )

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку «Авансы»:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Примеры заполнения закладки «Прочее».

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, подписывайтесь на новые уроки.

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).

Подписывайтесь и получайте новые статьи и обработки на почту (не чаще 1 раза в неделю).

Вступайте в мою группу ВКонтакте, Одноклассниках, Facebook или Google+ — самые последние обработки, исправления ошибок в 1С, всё выкладываю там в первую очередь.

Учет расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:Бухгалтерия» (ред. 2.0)

В ходе своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным Банком РФ (Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40). Руководителем организации определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить подтверждающие документы.

В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы признается место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором. Порядок направления работника в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются расходы:

  • на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • на оформление обязательной медицинской страховки;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами». По дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счетов денежных средств отражается выдача сумм денежных средств под отчет. Израсходованные подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами затрат или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

В ходе своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным Банком РФ (Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40). Руководителем организации определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить подтверждающие документы.

В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы признается место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором. Порядок направления работника в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются расходы:

  • на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • на оформление обязательной медицинской страховки;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами». По дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счетов денежных средств отражается выдача сумм денежных средств под отчет. Израсходованные подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами затрат или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Отражение командировочных расходов в налоговом учете

В соответствии с пп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Для целей налогообложения налога на прибыль могут учитываться следующие расходы:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  • суточные или полевое довольствие;
  • оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

С 1 января 2009 года суммы суточных и полевого довольствия не нормируются для целей налогообложения налогом на прибыль (Федеральный закон от 22.07.2008 №158-ФЗ). Моментом признания расходов на командировочные расходы при методе начисления является дата утверждения авансового отчета (статья 272 НК РФ).

Смотрите так же:  Возврат телефона днс по гарантии

Суммы налога на добавленную стоимость (НДС), уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), подлежат вычету (п. 7 статья 171 НК РФ). Основанием для вычета сумм НДС являются счета-фактуры, либо документы, подтверждающие уплату суммы налога, удержанного налоговыми агентами (бланки строгой отчетности).

В соответствии с НК РФ в доход работника для цели расчета налога на доходы физических лиц (НДФЛ) не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, например расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения (п.3 статья 217 НК РФ). При командировке на территории РФ (заграничной командировке) при сумме суточных свыше 700 рублей (2500 рублей) в день с суммы, превышающей 700 рублей (2500 рублей) в день, необходимо начислить и уплатить НДФЛ. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

В соответствии с п. 2 статьей 9 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировки работников, как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ведение учета расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0)

Рассмотрим пример расчетов с подотчетным лицом при выдаче наличных денежных средств на хозяйственные нужды в программе «1С:Бухгалтерия 8». В рамках примера рассмотрим несколько возможных вариантов развития событий.

01.04.2011 года организация «Пример» выдала сотруднику Иванову В.Д. 10 000 рублей на покупку внешнего жесткого диска.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» эта операция отражается документом «Расходный кассовый ордер» (пункт главного меню «Касса») с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу». В документе необходимо заполнить счет учета, в данном случае 50.01, выданную сумму 10 000 рублей. На вкладке «Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», «Иванов Владимир Данилович» и статью движения денежных средств «Выдача денежных средств подотчетнику». Документ формирует проводки Дт 71.01 Кт 50.01 10 000 рублей. На рисунке 1 представлен проведенный документ «Расходный кассовый ордер» и результаты его проведения.

Рис. 1. Выдача денежных средств подотчетному лицу

Далее рассмотрим некоторые возможные ситуации, после выдачи аванса.

Вариант 1. Авансовый отчет с неизрасходованными суммами

08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 9 000 рублей. Неизрасходованные средства были возвращены в кассу.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» формируется документ «Авансовый отчет» (пункт главного меню «Касса»). В реквизите «физ. лицо» указываем подотчетное лицо «Иванов Владимир Данилович», на вкладке «Авансы» выбираем документ, по которому были выданы денежные средства. Сначала выбираем вид документа «Расходный кассовый ордер», затем из проявившего списка выбираем нужный документ, в нашем примере это РКО №1 от 01.04.2011, остальные поля таблицы заполнятся автоматически. На вкладке «Товары» указываем «номенклатуру» купленного товара, из справочника «Номенклатура» выбираем «Внешний жесткий диск», если его нет в списке, то добавляем его в справочник. Указываем количество — 1 шт., цену, сумму — 9 000 рублей, % НДС — 18%, сумма НДС рассчитывается автоматически — 1 372,88 рублей. Для автоматического формирования счета-фактуры в программе указываем поставщика — «Розничный магазин», ставим галочку в поле «СФ предъявлен», указываем дату и номер счет фактуры. Указываем счет учета диска — 10.09 и счет учета НДС — 19.03. Пример заполнения «Авансового отчета» представлен на рисунке 2. В результате проведения документа формируются проводки:

Дебет 10.09 Кредит 71.01

Дебет 19.03 Кредит 71.01

Рис. 2. Пример заполнения «Авансового отчета», вкладки «Авансы» и «Товары»

Возврат неизрасходованной суммы (1 000 рублей) отражается в программе «1С:Бухгалтерия 8» с помощью документа «Приходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Возврат от подотчетного лица», где указывается возвращаемая сумма 1 000 рублей, подотчетное лицо и вид движения денежных средств. Пример заполнения ПКО приведен на рисунке 3. Документ формирует проводки:

Дебет 50.01 Кредит 71.01

Рис. 3. Приходный кассовый ордер

Для того чтобы проконтролировать, что все расчеты отражены в программе правильно, можно составить оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.01 и сделать отбор по сотруднику Иванову В.Д. (рисунок 4).

Рис. 4. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 с отбором по сотруднику В.Д. Иванову

Вариант 2. Авансовый отчет с перерасходом

08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 11 000 рублей. Организация возместила сумму превышения.

В данной ситуации в программе «1С:Бухгалтерия 8» формируется «Авансовый отчет», который заполняется аналогичным образом как в варианте 1 (рисунок 2), только указывается другая стоимость жесткого диска. Выдача подотчетному лицу сумму превышения расходов над выданным авансом (1 000 рублей) оформляется документом «Расходный кассовый ордер», который заполняется как на рисунке 1.

Вариант 3. Авансовый отчет с невозвращенными суммами

Иванов В.Д. представил авансовый отчет 08.04.2011 года. В приказе руководителя было указано, что сумма на покупку внешнего жесткого диска предоставляется на период с 01.04.2011 по 07.04.2011. Денежные средства, оставшиеся после покупки внешнего жесткого диска, Иванов В.Д. не вернул. Приказом руководителя было принято решение об удержании оставшихся денежных средств из зарплаты сотрудника.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками вовремя, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей. Далее они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В программе «1С:Бухгалтерия 8» операция по принятию к учету внешнего жесткого диска отражается документом «Авансовый отчет» (рисунок 2). Операции по отражению недостач отражаются в документе «Операции, введенные вручную». Для данного примера должны быть сформированы следующие поводки:

Дебет 94 Кредит 71.01

— 1 000 рублей — отражение недостачи;

Дебет 73 Кредит 94

— 1 000 рублей — списание задолженности по недостачи на сотрудника;

Дебет 70 Кредит 73

— 1 000 рублей — удержание невозвращенной суммы из зарплаты.

Рис. 5 — Списание невозвращенной подотчетной суммы на недостачи

Авансовый отчет на командировку

Иванов В.Д. был направлен в командировку на 3 дня в Москву для заключения договора о поставке товаров (с 23.05.2011 по 25.05.2011). Иванову В.Д. был выдан аванс в размере 30 000 рублей, в расчете суточные 2 700 рублей (900 рублей*3 дня), расходы по найму жилья 12 000 рублей (4 000 рублей*3 дня), билеты на самолет 15 300 рублей.

27.05.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет, командировочное удостоверение, отчет о выполнении служебного задания и подтверждающие документы: счет за проживание в гостинице по форме N 3-Г на сумму 13 500 рублей (4 500 рублей*3 дня) и чек по оплате проживания; авиабилеты на сумму 14 000 рублей. Суммы уплаченного НДС в документах выделены отдельной строкой.

Порядок отражения операций в программе «1С:Бухгалтерия 8»:

1. 20.05.2011 формируется документ «Расходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу» (рисунок 6). Документ формирует проводку:

Дебет 71.01 Кредит 50.01

Рис. 6. Выдача денежных средств подотчетному лицу на командировочные расходы

2. 27.05.2011 формируется документ «Авансовый отчет». На вкладке «Авансы» указывается документ, по которому был выдан аванс «Расходный кассовый ордер». На вкладке «Прочее» указываются суточные, расходы по найму жилья, расходы на проезд (Рисунок 7). Документ сформирует следующие проводки:

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

— 2 700 рублей — суточные;

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

— 11 440,68 рублей — расходы по найму жилья;

Дебет 19.04 Кредит 71.01

— 2 059,32 рублей — НДС с расходов по найму жилья;

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

— 11 864,41 рублей — расходы на проезд;

Дебет 19.04 Кредит 71.01

— 2 135,59 рублей — НДС с расходов на проезд.

Рис. 7. Отражение командировочных расходов в документе «Авансовый отчет»

3. 27.05.2011 формируется документ «Расходный кассовый ордер» для отражения компенсации перерасхода по авансовому отчету на сумму 200 рублей. Документ формирует проводку:

Дебет 71.01 Кредит 50.01

4. 31.05.2011 необходимо отразить начисление НДФЛ с суммы превышающей нормы по суточным. Сумма превышения составляет: (900 рублей — 700 рублей)*3 дня = 600 рублей. Сумма НДФЛ составляет: 600*13%=78 рублей. В программе «1С:Бухгалтерия 8» операция начисления суммы НДФЛ отражается следующим образом:

  • В документе «Операция, введенная вручную» указывается проводка Дебет 70 Кредит 68 на 78 рублей.
  • Если учет заработной платы ведется в программе «1С:Бухгалтерия 8», то для целей расчета заработной платы и формирования отчетов по НДФЛ, сумму доходов с превышения и сумму НДФЛ необходимо ввести документом «Ввод доходов, НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ», причем
    • сумма дохода (600 рублей) указывается на закладке «НДФЛ: доходы и налоги» (рисунок 8),
    • сумму НДФЛ (78 рублей) необходимо указать на закладках «НДФЛ по ставке 13%», «НДФЛ удержанный» (рисунок 9, рисунок 10).

Рис. 8. Отражение суммы дохода с превышения норм суточных по НДФЛ

Рис. 9. Отражение суммы НДФЛ

Рис. 10. Отражение суммы удержанного НДФЛ

Author: admin