Возврат мх3

Оглавление:

Организация применяет общую систему налогообложения, является субъектом малого предпринимательства. Собственных складов у нее нет, организация хранит готовую продукцию на складе хранителя. Акт МХ-17 оформляется в последний день месяца на всю продукцию, числящуюся на складе хранения. При поступлении новой продукции оформляется МХ-1 на всю продукцию, числящуюся на складе хранения на данное число. Какие налоговые риски имеются, если не оформляется возвратный акт МХ-3? Необходимо ли составление акта МХ-3 на каждую операцию?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Отсутствие актов по форме МХ-3 не влечет ни налоговых последствий, ни штрафных санкций, однако не исключено, что организации свою позицию придется отстаивать в суде.
Необходимость составления акта по форме МХ-3 по каждой операции действующим законодательством не предусмотрена.

Обоснование вывода:
Для учета готовой продукции Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утвержден приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) предусмотрен счет 43 «Готовая продукция».
Для того чтобы отразить в бухгалтерском учете операцию по передаче готовой продукции на хранение, организация может открыть к счету 43 отдельный субсчет «Продукция, переданная на хранение», по дебету которого будет учитываться продукция переданная хранителю, по кредиту возвращенная хранителем.
В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
При оформлении операций по договору хранения для учета приема-передачи и возврата товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ), переданных от поклажедателей на хранение организации-хранителю, постановлением Российского статистического агентства от 09.08.1999 N 66 (далее — Постановление N 66) утверждены унифицированные формы — Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма N MX-1) и Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N MX-3). Эти формы документов применяются как при бытовом хранении, так и при хранении, осуществляемом с участием профессиональных хранителей. Постановлением N 66 утверждены также Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету продукции, ТМЦ в местах хранения.
Так, Акт по форме N МХ-1 применяется для учета приема-передачи ТМЦ, переданных от поклажедателей (организаций, индивидуальных предпринимателей) на хранение организации-хранителю.
Акт по форме N МХ-3 применяется для учета возврата поклажедателю ТМЦ, принятых организацией-хранителем на хранение.
Таким образом, в данном случае у организации — владельца переданных на хранение ТМЦ акт N МХ-3 используется только для их учета в пределах одного бухгалтерского счета, право собственности на передаваемую готовую продукцию не переходит.
Такие операции не влекут изменения финансовых показателей организации ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете как в составе доходов, так и в составе расходов.
Единственным расходом, влияющим на порядок налогообложения в данном случае, выступают затраты, понесенные организацией непосредственно за хранение готовой продукции.
Вознаграждение, уплаченное хранителю, признается в бухгалтерском учете поклажедателя расходом по обычным видам деятельности (п. 5 и 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации»), в налоговом учете — прочим расходом, связанным с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Сумма НДС, предъявленная хранителем, принимается к вычету у поклажедателя в общеустановленном порядке при выполнении требований, указанных в п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ.
Отражение в составе расходов по налогу на прибыль и применение налоговых вычетов по договору хранения неоднократно являлось объектом внимания налоговых органов и поводом для возникновения налоговых претензий.
Налоговые органы при проведении проверок на основании отсутствия актов МХ-3 делают выводы об отсутствии разумных экономических причин заключения сделок, получении необоснованной налоговой выгоды, неправомерном завышении расходов по налогу на прибыль.
Однако суды указывают на то, что отсутствие актов формы МХ-1, МХ-2, МХ-3, утвержденных постановлением Госкомстата Российской Федерации от 09.08.1999 N 66, может свидетельствовать о ненадлежащем ведении бухгалтерского учета, но не об отсутствии договоров вне зависимости от того, предусмотрены реквизиты данного договора в утвержденной форме или нет (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2008 N Ф04-38/2008(16955-А46-41), от 26.11.2008 N Ф04-7339/2008(16687-А46-41), от 02.06.2008 N Ф04-3300/2008(5687-А46-41), Восьмого арбитражного апелляционного суда от 27.03.2008 N 08АП-2970/2007). Также судами при рассмотрении дел исследуется реальный экономический смысл совершенной сделки вне зависимости от наличия актов по форме МХ-3.
Так, в постановлении ФАС Поволжского округа от 16.04.2008 N А55-10084/2007 по делу о налоговых нарушениях организации (ООО) в ситуации отсутствия актов о приеме-передаче на хранение (МХ-1) и возврате с хранения (МХ-3) материальных ценностей судом указано, что заявитель представил в материалы дела доказательства обоснованности расходов и наличия реальных взаимоотношений сторон по договору. Указанные документы подтвержда
ют, что ООО во исполнение договора от 05.02.2001 N 1743 принимало от контрагентов ОАО товары, осуществляло складскую обработку и документальное сопровождение указанных товаров, а впоследствии передавало товары ОАО. Применяемые заявителем и его контрагентом — ООО первичные учетные документы соответствуют обязательным требованиям, установленные статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Следовательно, расходы заявителя по сделке с ООО экономически обоснованы и документально подтверждены.
То есть, по мнению судов, нарушением, которое влечет отсутствие актов МХ-3, является ненадлежащее ведение бухгалтерского учета.
Однако штрафных санкций за неоформление таких документов не предусмотрено. Дело в том, что ст. 15.11 КоАП РФ предусмотрены санкции за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. При этом под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:
— искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%;
— искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.
Штрафные санкции, предусмотренные налоговым законодательством РФ, также связаны именно с грубым нарушением (ст. 120 НК РФ). Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается, кроме прочего, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций материальных ценностей налогоплательщика.
Но при этом, если такое неправильное ведение организацией учета материальных ценностей не приведет к искажению налоговой отчетности, налоговые органы не должны привлекать организацию к ответственности по ст. 120 НК РФ. Дело в том, что в данной статье указано, что под грубым нарушением понимается одновременно неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций. Например, судьи ФАС Западно-Сибирского округа отметили, что для наличия в действиях налогоплательщика состава правонарушения в соответствии со ст. 120 НК РФ необходимо одновременно и неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, и неправильное отражение в отчетности хозяйственных операций. Наличие же одного из этих признаков не приводит к правонарушению (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30.03.2006 N Ф04-1394/2006(21167-А46-7)).
В результате отсутствие актов по форме МХ-3 не влечет ни налоговых последствий, ни штрафных санкций, однако не исключено, что организации свою позицию придется отстаивать в суде.
Также следует отметить, что Постановление N 66 не устанавливает порядок оформления Актов по форме N МХ-1 и N МХ-3 при постоянном движении ТМЦ между организацией-хранителем и поклажедателем.
Учитывая, что в Постановлении N 66 нет требования об обязательном оставлении Актов по форме N МХ-1 и N МХ-3 на каждую операцию приема-передачи ТМЦ, а также исходя из того, что одним из обязательных реквизитов форм N МХ-1 и N МХ-3 является дата составления документа, то, по нашему мнению, если прием и возврат происходят несколько раз в течение одного дня (смены), Акты по форме N МХ-1 и N МХ-3 можно составлять один раз в день (смену). Но в таком случае порядок оформления приема ТМЦ на склад ответственного хранения, а также выдачи ТМЦ со склада должен быть утвержден и оговорен сторонами в договоре хранения.
Так, в договоре хранения сторонами, в частности, могут быть оговорены:
— порядок и документальное оформление приема ТМЦ;
— порядок и документальное оформление выдачи ТМЦ;
— порядок предоставления иных документов (отчетов), связанных с услугами хранения ТМЦ.
Кроме того, поклажедатель и организация-хранитель могут предусмотреть в договоре хранения оформление и других документов. В частности, возможно составление по окончании месяца (недели) сводного двухстороннего акта либо отчета с указанием объема и стоимости оказанных услуг за отчетный период исходя из согласованных тарифов.

Смотрите так же:  Википедия лицензия

К сведению:
При отсутствии актов по форме МХ-3 возможна вероятность возникновения гражданско-правовых споров.
Анализ арбитражной практики показывает, что суды при рассмотрении споров, связанных с ответственным хранением, анализируют именно условия договоров хранения, в частности устанавливающие порядок приема-передачи ТМЦ на хранение и их возврат (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 07.09.2009 N А56-41788/2007, Волго-Вятского округа от 03.02.2009 N А29-3341/2008, Северо-Западного округа от 17.02.2006 N А56-13539/2005).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Медведицков Михаил

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Унифицированная форма № МХ-3 — бланк и образец

Унифицированная форма МХ-3 необходима при оформлении возврата товарно-материальных ценностей (далее по тексту — ТМЦ), находившихся на ответственном хранении. Подробнее об этом акте читайте в нашей статье.

Условия применения формы МХ-3

При возврате товара, оборудования и иных ТМЦ, находившихся на ответственном хранении, компания-хранитель оформляет соответствующий акт, свидетельствующий о передаче имущества обратно поклажедателю. С 2013 года этот документ может быть оформлен как по унифицированной форме, так и в виде самостоятельно созданной формы аналогичного назначения.

Главное, чтобы такие первичные документы были оформлены с сохранением обязательных требований к ним, изложенных в п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Тем не менее многие бухгалтеры и предприниматели считают, что унифицированную форму МХ-3 гораздо проще использовать, т. к. в ней учтены все необходимые нюансы соответствующей процедуры.

Подробнее о требованиях, предъявляемых к первичным документам, читайте в нашей статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Акт о возврате имущества из хранения подписывается материально-ответственными лицами как хранителя, так и поклажедателя. Факт подписания данной формы документа является основанием для:

  • списания ТМЦ со складского учета, осуществляемого с использованием забалансовых счетов;
  • начисления стоимости услуг по хранению.

О том, берется ли в расчет чистых активов имущество, учтенное на забалансовых счетах, читайте в статье «Утвержден новый порядок расчета чистых активов».

Порядок заполнения акта МХ-3

Акт о возврате ТМЦ из хранения составляют в 2 экземплярах, по одному для каждой из сторон. Форму акта передачи по форме МХ-3 можно поделить условно на 3 части. В 1-й (титульной) указывается вся информация о договоре хранения и о сторонах в этой сделке. В табличной части документа подробно расписываются характеристики возвращаемых ТМЦ. Ну и в 3-й части отображаются взаиморасчеты, которые подтверждаются подписями доверенных представителей сторон.

Где можно скачать акт МХ-3

Форма первичного документа, фиксирующего возврат имущества из хранения, утверждена постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 № 66. Код формы по ОКУД — 0335003. Бланк этого документа вы сможете скачать на нашем сайте.

Также на нашем сайте есть заполненный образец акта по форме МХ-3, путем редактирования которого можно создать собственный документ со своими исходными данными.

Акт МХ-3 возврата Товарно-материальных ценностей

Акт МХ-3 это унифицированная форма, регламентирующая перечень и количество товарно-материальных ценностей возвращаемых с хранения. Оформляется в двух экземплярах, уполномоченными лицами Хранителя и Поклажедателя.

Является основным документом, по которому происходит возврат товаров Поклажедателя со склада Хранителя. Подписание этого Акта сторонами говорит о списании перечисленной номенклатуры с баланса склада.

Передача грузов Хранителем Перевозчику осуществляется на основании Акта о возврате Товарно материальных ценностей (форма МХ-3), и Товарно-транспортной накладной (форма 1-Т). В Товарно-транспортной накладной (форма 1-Т) Хранитель должен быть указан в качестве грузоотправителя и должен ставить свою подпись и печать в графе «отпуск груза произвел».

Унифицированная форма МХ-3
Возврат ТМЦ, сданных на хранение

Унифицированная форма МХ-3

Похожие публикации

По унифицированной форме МХ-3 заполняется акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Форма данного бланка утверждена постановлением Госкомстата России от 09.08.99 №66.

Компания имеет право брать имущество, принадлежащее другим компаниям, на хранение, обязуясь обеспечивать его сохранность на платной (возмездной) или бесплатной (безвозмездной) основе. Обычно в этом случае заполняется форма МХ-1. Акт МХ-3 составляется при возврате сданных на хранение товарно-материальных ценностей собственнику. Кроме перечня возвращаемых собственнику ценностей в акте также указывают объем и стоимость услуг, которые были оказаны хранителем. Поэтому составлять дополнительные документы об оказании услуг хранения не нужно. Вы вправе не использовать унифицированную форму МХ-3, а разработать бланк самостоятельно, применив для заполнения унифицированную форму МХ-3 как образец.

Образец заполнения унифицированной формы МХ-3

Унифицированная форма МХ-3 должна быть составлена в двух экземплярах – один для компании- хранителя и один экземпляр для поклажедателя. За заполнение бланка отвечает компания, принявшая ценности на хранение. Организация, которая осуществляет услуги по договорам хранения, на основании актов по формам МХ-1 и МХ-3 ведет журнал учета ТМЦ, сданных на хранение, по форме МХ-2.

В шапке бланка необходимо прописать реквизиты организации, принявшей ценности (адрес, телефон, код ОКПО и пр), и данные компании, сдавшей ценности (название, адрес, телефон). Кроме того, необходимо заполнить номер и дату заключения договора на хранение, вид операции.

Затем необходимо поставить номер и дату составления бланка. Основную часть документа составляет таблица из 10 граф:

  • Порядковый номер товара;
  • Название товара и вид упаковки;
  • Код;
  • Характеристика товара;
  • Название единицы измерения;
  • Код по ОКЕИ;
  • Количество (масса);
  • Цена;
  • Стоимость;
  • Примечание.

Далее, под таблицей с описанием передаваемого на хранение товара, идет еще одна небольшая таблица о выполненных компанией-хранителем и принятых компанией, сдававшей ценности, услугах. Таблица состоит из девяти граф:

  • Номер по порядку;
  • Вид услуги;
  • Код услуги;
  • Единицы измерения;
  • Код по ОКЕИ;
  • Количество;
  • Цена;
  • Стоимость;
  • Примечание.

Стоит отметить, что вы вправе расширить или сузить графы и строки, дополнить таблицу строками. При необходимости вы можете вносить в документ дополнительные реквизиты. Однако обратите внимание, что изменение или удаление утвержденных Госкомстатом России реквизитов в форме запрещено.

Далее прописывается стоимость услуг прописью и сумма НДС, акт подписывается сторонами. Предусмотрена строка для особых отметок, если таковые имеются.

Чтобы не потратить много времени и без ошибок заполнить бланк, ознакомьтесь с образцом заполнения акта МХ-3:

Унифицированная форм МХ-3 «Акт о возврате товарно-материальных ценностей» + образец заполнения

В перечне унифицированных форм, утвержденных в Постановлении Росстата № 66 от 9 августа 1999 года, есть описание формы МХ-3. Код МХ-3 отождествляет первичный учетный документ, который называется Актом о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Расскажем в статье, как оформляется форма МХ-3 (Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение), какие ошибки могут возникнуть при заполнении.

Смотрите так же:  Расчет неустойки по государственному контракту 44-фз

Для чего предназначается форма МХ-3

Бланк «Акт о возврате ТМЦ, сданных на хранение» (форма МХ-3) предназначен для документального оформления учета хозяйственных операций по возврату поклажедателю товарно-материальных ценностей, ранее принятых на хранение организацией-хранителем. По документу можно оформить возвращение:

  • Товара;
  • Оборудования;
  • Транспортных средств;
  • Прочих товарно-материальных ценностей.

Правила оформления Акта возврата ТМЦ

Факт возвращения ТМЦ с ответственного хранения фиксируется документом по форме № МХ-3. См. → «Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение. Скачать образец 2018». Требования к оформлению Акта следующие:

  • Составляется в двух экземплярах;
  • Заполняется материально-ответственным лицом организации-хранителя;
  • Подлежит утверждению сторонами – участниками хозяйственной операции;
  • Один экземпляр передается организации-поклажедателю, другой хранится в организации-хранителе.

Заполнение реквизитов МХ-3 происходит стандартно. Шапка документа содержит следующие показатели:

  • Регистрационные данные организации-хранителя (наименование, юридический адрес, номер телефона, вид деятельности ОКДП);
  • Юридические данные собственника (название, место регистрации, телефон);
  • ОКПО обеих сторон сделки;
  • Номер и дата сопроводительного договора.

Далее идет заполнение номер и даты составляемого акта. Далее вписывается информация о принятых ТМЦ, оформленная в виде таблицы. В соответствующих графах заполняются следующие данные:

  • Номер по порядку;
  • Наименование и единица измерения;
  • Код товара;
  • Описание сданных на хранение ценностей;
  • Количество;
  • Цена;
  • Общая стоимость товара;
  • Комментарий.

Строго следуя пояснениям в соответствующих графах и строках, сотрудник организации-хранителя вписывает в бланк исходные данные и первичную информацию. Затем заполняется исходная информация для определения размера стоимости за оказанные услуги хранения:

  • Номер по последовательности;
  • Характер и код услуги;
  • Единица измерения и код;
  • Количество, цена и стоимость оказанных услуг.

Организациям предоставлено право включать в форму МХ-3 дополнительные строки и графы, которые будут отображать индивидуальные характеристики оказываемых услуг. Достоверность вносимой информации подтверждается подписями участников сделки.

Для чего нужен документ МХ-3

Полностью оформленный Акт сдачи (форма МХ-3) служит основанием для документального оформления хозяйственных операций:

  • С забалансового счета списывается стоимость ценностей, оставленных ранее на хранение;
  • Согласно договора хранения начисляется стоимость представленных услуг для предъявления поклажедателю. Читайте также статью: → «Порядок заполнения журнала учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение в 2018».

Оформление договора по оказанию услуг ответственного хранения

Предоставление услуг ответ.хранения должно сопровождаться составлением соответствующего договора, в котором находят отражение основные условия сделки:

  • Дата и время начала и окончания действия договора;
  • Условия предоставления услуг;
  • Место и особенности хранения ТМЦ;
  • Количество, объем и общая стоимость сданных на хранение ценностей. Действительность договора подтверждается подписями и печатями сторон.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Какая сторона сделки ответственна за оформление Акта возврата?

Акт возврата по форме МХ-3 оформляет материально-ответственное лицо организации, принявшей на хранение ТМЦ.

Вопрос №2. Сколько экземпляров Акта необходимо заполнить?

Документ составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у организации-хранителя, другой передается поклажедателю.

Вопрос №3. Может ли организация-хранитель самостоятельно удалить из бланка графы, которые не заполняются на данном предприятии?

Фирмы имеют право дополнять бланк конкретной информацией, расширять или ссужать имеющиеся графы, но удалять из бланка ничего не могут.

Вопрос №4. Какие товарно-материальные ценности можно оформить по бланку МХ-3?

По Акту МХ-3 оформляется возвращение товара, технологического оборудования, транспорта и прочих ТМЦ. Читайте также статью: → «Форма ИНВ-19. Сличительная ведомость товарно-материальных ценностей».

Типовые ошибки заполнения документа

В ходе налоговой проверки из расчета налогооблагаемой базы подлежат исключению документы, оформленные ненадлежащим образом. Первичный документ формы МХ-3 должен содержать все обязательные показатели и реквизиты, закрепленные в Положении Росстата. Время заполнения документа формы МХ-3 напрямую зависит от степени ознакомления с правилами заполнения документа.

Кто ставит подпись после получения товара при заполнение МХ-1 МХ-3?

Добрый день . у нас на предприятии хранила товар организация . Выдачу товара осуществлялась согласно доверенности на получения товара . и в акте МХ-1.МХ-3.подпись ставил тот человек который получал товар . Сейчас организация требует переделать акты и подписать с нашей стороны начальником участка хранения ,а с их генеральным директором .Я считаю что организация не права т.к в акте мх-3 ставиться подпись получателя . т. е того лица которое указано в доверенности

Ответы юристов (4)

Документы составляют представители организаций хранителя и поклажедателя на основании и в соотвествии с договором хранения

Постановление Росстата, Госкомстата России от 09.08.1999 № 66
Постановление
Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения АКТ
о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение
(форма № МХ-1)
Применяется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от поклажедателей (организаций, индивидуальных предпринимателей) на хранение организации — хранителю.
Документ применяется как при бытовом хранении, так и при хранении, осуществляемом с участием профессиональных хранителей.
Составляется представителями организаций хранителя и поклажедателя на основании и в соответствии с договором хранения (на определенный срок и «до востребования»).
АКТ
о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение
(форма № МХ-3)
Применяется для учета возврата поклажедателю товарно-материальных ценностей, принятых организацией-хранителем на хранение.
Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом организации-хранителя по истечении срока хранения товарно-материальных ценностей при возврате их поклажедателю. Один экземпляр остается в организации-хранителе, второй — передается поклажедателю.

Есть вопрос к юристу?

А представители организации могут быть как законные (руководитель), так и уполномоченные (приказом либо доверенностью). В данном случае применяется доверенность.

У партнеров вашей организации, видимо, сложилась трудная ситуация с представителем, т.е. с начальником участка хранения (если я правильно поняла). Доверенность ему выдал его руководитель — генеральный директор. На основании доверенности каждый работник вместо руководителя выполняет некое поручение. В описанной Вами ситуации руководитель Поклажедателя хочет теперь сам подписать документы и отменить поручение начальника участка хранения.

Для Вашей организации, Хранителя, смена представителя на руководителя Поклажедателя ничего по сути не меняет. Скорее даже имеет скрытые плюсы.

Уточнение клиента

Добрый день . Может я не достаточно изложила свой вопрос . У нас с пакложедателем заключен договор на хранение и отгрузку . МТЦ выдаются на основании доверенности и акт МХ-3 ,МХ-1.Поклажедатель забирал материал на основании доверенности 767 на Растворова на получение ТМЦ и в акте МХ-3 в расписке в получении ТМЦ подписал тоже он . Паклажедатель теперь требует переделать акты МХ-3 и подписать с их стороны руководителем Ермишиным Ю.Е. Т.к МХ-3 является первичной документацией и я считаю что в акте подписывает тот кто непосредственно получает ТМЦ.Подскажите может я не права ,и Растворов не имеет право подписи в акте .

28 Февраля 2017, 06:57

В каждом ЮЛ руководитель наделен правом подписи без доверенности. Только руководитель выдает доверенности. Т.О. он уполномачивает любого работника или стороннее ФЛ выполнить некое действие от ЮЛ за себя. Это определено уставом ООО.

Если в партнерской организации руководитель сам хочет быть представителем по сделке (передача ценностей на хранение или получение из хранения), то для вашей организации как для Хранителя, ничего не меняется. Ваша организация ценности в том же количестве приняла на хранение, выдала с хранения и хранила теже сроки.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Документооборот в ногу со временем. Как и зачем бизнес переводит акты МХ в электронный вид?

Российский бизнес планомерно уходит от использования бумаги: внедряет системы CRM, ECM (и не только), переводит процессы в электронный вид. Естественным стало отправлять и принимать документы через сервисы обмена. Что самое интересное, прежние страхи и опасения, связанные с правомерностью применения электронных документов, рассеиваются.

Примечательны в этом отношении торговые компании, где за день проходят порядка сотен, а то и тысяч операций. Здесь «рождаются», отправляются и ждут своего подписания электронные договоры, счета-фактуры и другие документы. Однако о возможности обмена некоторыми специфичными видами документов в электронном виде, в частности актами серии МХ, представителям ритейла известно не так много. В своей практике я не раз сталкивалась с такой реакцией клиентов, когда они удивленно спрашивали: «А что, так можно было?». Конечно, можно. Давайте разбираться, откуда «ноги растут».

Смотрите так же:  Что будет если штраф не оплачен 2 года

Отдаем на хранение?

Часто у торговых организаций нет собственных складов для хранения продукции, поэтому они используют площади, например, логистических компаний. Какие документы возникают на данном этапе, в чем специфика работы с ними и можно ли перевести их в электронный вид?

Унифицированные формы первичной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) в местах хранения предполагают около 21 формы. Законодательство не запрещает переводить их в электронный вид. Но отдельного внимания заслуживают МХ-1 и МХ-3, от бумажных версий которых любая современная компании стремится скорее избавиться по причине их огромных объемов.

СВ соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 года №402-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О бухгалтерском учете» (далее – №402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. МХ-1 (акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение) и МХ-3 (акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение) не являются ценными бумагами, в отличие от складских свидетельств, но служат, как минимум, для учета и отчетности. Организация-хранитель ТМЦ, осуществляющая свою деятельность по договорам хранения, на основании МХ-1 и МХ-3 ведет журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на склад (форма МХ-2). Аналогично и поклажедателю (организация, чьи ТМЦ находятся на хранении) они нужны для ведения отчетности.

Приемка и сдача материалов всегда оформляется документально. Однако, подобные операции не влекут изменений финансовых показателей ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете как в составе доходов, так и в составе расходов, при этом отсутствие операций придется отстаивать в суде.

Только представьте ситуацию: у магазина десятки торговых точек, в день завершаются около ста операций по отгрузке продукции со склада в розничные точки и обратно. Стоит учесть, что не весь товар реализуется и его необходимо снова возвращать на хранение. Какое количество бумажных документов возникает? Сказать «много» – не сказать ничего. На каждую партию составляется акт приема-передачи на хранение (при поступлении) и акт возврата (при отправке в магазины), к тому же груз сопровождают накладная ТОРГ-12 (или некоторых случаях может быть ТОРГ-13), счет-фактура, транспортные накладные, сертификаты качества и другие документы.

Сотрудники склада оформляют акты МХ при принятии и отгрузке груза, подписывают документы с двух сторон: кладовщик и представитель организации, которая сдает ТМЦ на хранение. Составляется акт в двух экземплярах для каждой стороны.

Как магазину, кладовщику и другим задействованным в этом процессе лицам избавиться от лавины бумажных документов? Я задала этот вопрос своему коллеге, который непосредственно общается с представителями бизнеса и подтверждает их заинтересованность в ЭДО.

Мнение эксперта

Игорь Толпыго, руководитель проектов Synerdocs:

Действительно, всё чаще наши текущие и новые клиенты, в большинстве своем торговые компании, обращаются к нам с просьбой избавить их от огромных объемов бумажной документации, связанных с внутренним перемещением и передачей товаров.

Запросы по переводу актов серии МХ в электронный вид сейчас особенно участились. Как правило, эти документы служат лишь для отчетности, хранятся в пыльных коробках и ждут своего часа, ведь может быть организована проверка, скажем, раз в пятилетку. Упростить процессы хранения и поиска мы предлагаем с помощью сервиса Synerdocs. Безусловно, бизнес-процессы у компаний различны, возникают вопросы с подписанием актов серии МХ, тем не менее, они решаемы.

Оформляем акты МХ электронно по букве закона

В письме от 12.09.2016 года №03-03-06/2/53176 Министерство финансов указало, что виды возможных электронных подписей, используемых при оформлении первичных документов, устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Поскольку на данный момент такого стандарта нет, налогоплательщик может использовать любую электронную подпись при оформлении первичных учетных документов, соблюдая при этом требования Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи».

В соответствии со статьей 9 пунктом 2 №402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа относятся:

  • его наименование;
  • дата составления;
  • наименование экономического субъекта составителя;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Таким образом, запрета на перевод документов серии МХ в электронный вид не существует, однако они должны содержать все необходимые реквизиты и подписи.

Оформляя МХ в электронном виде либо отправляя его как неформализованный документ, например, в формате PDF, помните, что для визирования необходимы сертификаты электронной подписи для обоих подписантов.

Итак, какие выгоды от перевода МХ в электронный вид получает компания?

  • Значительная экономия бумаги.
  • Меньше времени на заполнение, отправку и пересылку.
  • Быстрые корректировки и снижение количества ошибок.
  • Удобство работы и хранения. При необходимости можно найти любой документ, выгрузить, распечатать и представить в контролирующие органы.
  • Полное исключение потери документов.

Мнения экспертов: Levi’s и Askona

В теории все выглядит гладко. А как обстоят дела на практике? Представляю два ярких примера, взятых опять же из торговой отрасли.

Первый пример про российский филиал американской компании Levi’s®, где уже приготовились к старту обмена МХ-1 и МХ-3. Что ожидают сотрудники и руководство Levi Strauss & Co от этого шага?

Николай Соломатников, Специалист по логистике:

К переводу в электронный вид подтолкнуло то, что у нас достаточно большой объем актов о приеме-передаче и возврате товарно-материальных ценностей и мало времени на их обработку. Чем больше документов и процессов переводятся в электронный вид, тем проще становится ими управлять.

Наша цель – упростить процесс архивации и доступа к архиву, сократить время на обработку МХ. Ну и, конечно же, go green!

Если Levi’s только планирует стартовать обмен, то компания Askona, напротив, уже активно отправляет МХ в электронном виде. И это наш второй пример. О том, как крупнейшая фабрика по производству анатомических матрасов в Восточной Европе, лидер индустрии товаров для сна в России, отказалась от бумажных МХ, рассказывает ИТ-директор Екатерина Удальцова.

Перед нашей компанией стояла задача организовать межкорпоративный документооборот юридически значимыми электронными документами между предприятиями холдинга (внутрихолдинговый обмен). В рамках проекта реализовали обмен как формализованными, так и неформализованными (МХ-1 и МХ-3) документами. Планомерно избавляемся от тонны бумажной документации, которая по большому счету необходима только для внутреннего учета (именно в части актов по форме МХ).

Сейчас уже значительно сократились издержки за счет исключения печати и более дешевой отправки, сроки доставки составляют считанные минуты, документы не теряются. При этом мы не планируем останавливаться на достигнутом – перевода в электронный вид ожидают и другие виды документов».

Что будет дальше?

В чем конечная цель перевода документов в электронный вид? Ведь не только в том, чтобы идти в ногу со временем? Разумеется, переход на ЭДО позволяет выстроить процессы таким образом, чтобы любые операции производились в один клик (в идеале), люди не растрачивали время на работу с бумагой, кадровые и финансовые ресурсы были оптимизированы. Уже сегодня через сервисы обмена отправляют и получают множество видов документов, в том числе и акты МХ. Но даже несмотря на это, процент «идущих в ногу со временем» компаний остается мал. Причин несколько: кто-то не в курсе, что можно перевести некоторые виды документов в электронный вид; кто-то все еще опасается ЭДО; кто-то просто привык работать с бумагой и не спешит менять устои.

Тем не менее, деловой мир делает попытки и шаги навстречу цифровому будущему, и как показывают примеры Levi’s® и Askona, даже специфические процессы могут быть автоматизированы.

Автор: Алиса Муратова, аналитик Synerdocs

Author: Advokat