Приказ министерства культуры рф 558 от 25.08.2010 г.В

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (с изменениями и дополнениями)

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558
«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

С изменениями и дополнениями от:

16 февраля 2016 г.

Решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 21 февраля 2012 г. N 14589/11 настоящий приказ признан не противоречащим действующему законодательству в части, в которой на акционерные общества и другие коммерческие организации, не подведомственные федеральным органам государственной власти, включая заявителей, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2583; N 42, ст. 4825; N 46, ст. 5337; 2009, N 3, ст. 378; N 6, ст. 738; N 25, ст. 3063), приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

2. Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 сентября 2010 г.

Регистрационный N 18380

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Перечень состоит из 12 разделов (по видам документов). Так, в первый вошли распорядительно-организационные, второй-четвертый — отражающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, восьмой — о работе с кадрами и т. д.

Приказ вступает в силу по истечении 10 дней после его официального опубликования.

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 сентября 2010 г.

Регистрационный N 18380

Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования

Согласно Решению Высшего Арбитражного Суда РФ от 6 сентября 2011 г. N 7889/11 настоящий приказ, подлежавший опубликованию в полном объеме, при первоначальном опубликовании в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20 сентября 2010 г. N 38 (без Перечня) не прошел процедуру обязательного официального опубликования, поэтому не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания, т.к. опубликование вводной части приказа не может рассматриваться как его публикация, поскольку нормативные положения содержатся в прилагаемом Перечне, без которого опубликованные положения приказа не могут быть применены

Текст приказа в полном объеме опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 19 сентября 2011 г. N 38

Текст приказа опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20 сентября 2010 г. N 38 (без Перечня), в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 19 сентября 2011 г. N 38

Решением Верховного Суда РФ от 4 февраля 2015 г. N АКПИ14-1405, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 9 апреля 2015 г. N АПЛ15-114, позиции 900 и 904 Перечня, утвержденного настоящим приказом, признаны не действующими со дня вступления в законную силу решения суда как предполагающие пятилетний срок хранения для документов по назначению и выплате денежных средств на детей, находящихся под опекой (попечительством), личных дел подопечных. Названное решение вступило в законную силу 9 апреля 2015 г. (Информация опубликована в «Российской газете» от 19 мая 2015 г. N 105)

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Приказ Министерства культуры РФ от 16 февраля 2016 г. N 403

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного приказа

Установлены новые сроки хранения документов компании Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558

Документ: Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Правила хранения документации

Любой бухгалтер прекрасно осознает значимость верного оформления первичной учетной документации для целей ведения как бухгалтерского, так и налогового учета. Однако не менее важно должным образом хранить документы, образующиеся в учете организации.

Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в ред. от 28.09.2010) «О бухгалтерском учете» (ст. 17) предписывает организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) нужно хранить не менее пяти лет с момента, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия (учреждения). Выдача этих документов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия (учреждения), как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

В свою очередь, Налоговый кодекс РФ вменяет налогоплательщикам в обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а при переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли — хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (ст. 283 НК РФ).

Требования к хранению документов содержатся и в некоторых других законодательных актах. Например в п. 2 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ (в ред. от 27.12.2009) «Об обществах с ограниченной ответственностью» сказано, что общество хранит документацию по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном его участникам. А в пункте 2 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ (в ред. от 27.12.2009) «Об акционерных обществах» предусмотрено: общество хранит свои документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, установленных постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Указанные выше акты ссылаются на правила и сроки хранения документации, утверждаемые Министерством культуры РФ.

Свежая нормативная база

С 1 октября 2010 года на смену Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003) пришел Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558). Именно этот документ теперь определяет обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций независимо от формы собственности с указанием сроков хранения.

Перечень состоит из 12 разделов:

раздел 1 — документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

разделы 2–4 — документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

раздел 5 — документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

раздел 6 — документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

раздел 7 — документы по организации, нормированию труда, тарификации, оплате, охране труда;

раздел 8 — документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

раздел 9 — документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

раздел 10 — документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

раздел 11 — документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в т.ч. социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

раздел 12 — документы, отражающие организацию деятельности первичных
профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

По каждому виду документов в Перечне указаны сроки хранения на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В новом Перечне изменены сроки и условия хранения ряда значимых для бухгалтерии и кадровой службы документов по сравнению с ранее действовавшим порядком.

Перечислим эти изменения.

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности предписано хранить пять лет, а не постоянно.

Срок хранения счетов-фактур приведен в соответствие НК РФ и составил четыре года вместо ранее предусмотренных пяти лет.

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств необходимо хранить постоянно и только по инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) — пять лет, в то время как до введения комментируемого приказа это был общеустановленный срок.

Образцы подписей материально ответственных лиц нужно отныне сохранять не менее пяти лет, а не просто до минования надобности. Аналогичное требование установлено для перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Перечень Росархива 2000 года предусматривал пятилетний срок хранения всех типов договоров организации (после завершения их исполнения), а в новом Перечне (при сохранении общей нормы) установлено, что договоры и документы по лизингу имущества организации (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписку) нужно хранить постоянно; договоры и документы по залогу движимого имущества организации (расчеты стоимости имущества, акты, переписку) — 10 лет, а аналогичные договоры и документы по залогу недвижимости — на постоянной основе. Кроме того, бессрочно необходимо архивировать акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) (ранее такой нормы в Перечне не было). Документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества нужно держать в архиве в течение 10 лет после совершения сделки.

Смотрите так же:  Заявление в милицию харьков

В приказе № 558 отражены и новые виды регистров, не существовавшие ранее. Так, постоянному хранению подлежат отныне бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам, а также книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Существенные изменения в сторону увеличения сроков хранения затронули и целый ряд документов, связанных с охраной и оплатой труда. Для Положения об оплате труда и премировании работников установлен срок хранения 75 лет против ранее предусмотренных пяти.

Журналы учета работников, совмещающих профессии, нужно хранить до минования надобности, как и ранее, но те, в которых по-
именованы работники с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, теперь должны храниться не менее 75 лет.

До 75 дет увеличен срок хранения тарификационных ведомостей (списков) (ранее он составлял 25 лет); столько же (а не 45 лет) следует сохранять акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний и договоры страхования работников от несчастных случаев, по которым страховой случай наступил (в соответствии с Перечнем Росархива такие договоры страхования следовало хранить лишь пять лет). До 75 лет продлен срок архивирования документов (актов, заключений, отчетов, протоколов, справок) о производственных авариях и несчастных случаях (ранее — 45 лет). В течение такого же срока (вместо 10 лет) нужно хранить документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях и столько же (вместо пяти) — документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

Установлен пятилетний срок хранения табелей (графиков), журналов учета рабочего времени (ранее он составлял один год). При тяжелых, вредных и опасных условиях труда табели, как и ранее, надлежит хранить 75 лет.

Для подтверждения стажа работы сотрудников в особых условиях для целей пенсионного обеспечения продлен с пяти до 75 лет срок хранения командировочных удостоверений работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности. Срок хранения отсчитывается с года, следующего за годом возвращения из командировки.

Продлены сроки хранения некоторых кадровых документов: направления, уведомления на трудоустройство (о трудоустройстве) теперь нужно хранить в архиве организации не менее трех лет (ранее их можно было уничтожить после минования надобности), тот же срок (против годичного в соответствии с Перечнем 2000 года) определен для документов (анкет, автобиографий, листов по учету кадров, заявлений, рекомендательных писем) лиц, не принятых на работу.

В Перечень введены новые позиции: 75 лет нужно хранить документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных, а также ведомости на выдачу дивидендов.

Все указанные в приказе № 558 правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности.

За нарушение установленного порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф для должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Контролирующим органом в данной области является налоговый орган.

В архиве организации по результатам экспертизы ценности документов составляются:

описи дел постоянного хранения (приложение 1 к Основным правилам работы архивов организаций, утв. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2 к Основным правилам работы архивов организаций);

описи дел по личному составу (приложение 3 к Основным правилам работы архивов организаций);

акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4 к Основным правилам работы архивов организаций).

Дела с истекшими по Перечню сроками хранения подлежат уничтожению, использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Они включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, когда составляется акт. Например, законченные в 2010 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2014 года.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемосдаточной накладной с указанием даты передачи, количества сдаваемых дел и веса бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива, чтобы они не попали в незаконное пользование посторонних лиц.

Законодательство

Перечень типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения ( Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558)

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Приложение
к приказу Министерства культуры
Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. № 558

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее в тексте – Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2008, № 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее – документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте – организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Перечень состоит из 12 разделов:

  • раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
  • разделы 2–4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
  • раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
  • раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
  • раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
  • раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
  • раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
  • раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
  • раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
  • раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

1.4. Перечень имеет 4 графы.

В графе № 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе № 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе № 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Руководство
1.2. Организационные основы управления
1.3. Контроль
1.4. Правовое обеспечение деятельности
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Прогнозирование
2.2. Текущее планирование
2.3. Ценообразование

3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
3.1. Финансирование, кредитование

4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
4.2. Статистический учет и отчетность

5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ И ИНЫЕ СВЯЗИ
5.1. Организация связей
5.2. Осуществление связей

6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
6.2. Распространение информации, реклама

7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
7.1. Организация труда и служебной деятельности
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
7.3. Охрана труда

8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
8.2. Установление квалификации работников
8.3. Повышение квалификации работников
8.4. Награждение

9. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
9.1. Снабжение деятельности
9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей

10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
10.2. Эксплуатация зданий, помещений
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
10.4. Обеспечение безопасности организации

11. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ
11.1. Социальное страхование
11.2. Жилищно-бытовые вопросы
11.3. Организация досуга

12. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПЕРВИЧНЫХ ПРОФСОЮЗНЫХ И ИНЫХ ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ (ОБЪЕДИНЕНИЙ)
12.1. Организация деятельности
12.2. Осуществление деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений)

7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Страна осталась без Перечня типовых управленческих архивных документов

  • Храмцовская Наталья | к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

В июне 2010 года в Высший Арбитражный Суд РФ (ВАС) поступило заявление Открытого акционерного общества «Горно-металлургическая компания «Норильский никель»» о признании недействующим приказа Министерства культуры от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 1 ». Заявление было принято к производству, и слушания по делу прошли 1 сентября 2011 года.

Высший Арбитражный Суд решил в иске отказать, но только потому, что Перечень, «не опубликованный в установленном порядке – не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания».

Ну как здесь не воскликнуть: «А мы ведь говорили, мы ведь предупреждали!» В нашем журнале в течение пяти последних лет несколько раз поднимались вопросы о том, что правовой статус Перечней недостаточно четко определен и что они вводятся в силу с нарушениями. Теперь, прямо-таки по театральным канонам, висевшее на стене в первом акте ружье, наконец, выстрелило…

Чем Перечень помешал «Норильскому никелю»?

Сказать по правде, Перечень стал жертвой корпоративных разборок, к которым он вроде бы не должен иметь никакого отношения, и «подвела его под монастырь» в первую очередь тогда еще Федеральная комиссия по ценным бумагам (ФКЦБ, ныне Федеральная служба по финансовым рынкам, ФСФР).

ФСФР регулирует деятельность акционерных обществ, в том числе вопросы хранения документов и представления их по требованию акционеров. В свое время, регламентируя виды и сроки хранения акционерных обществ, ФКЦБ перечислила в своем нормативном документе явно только важнейшие из них, а в остальном сослалась на действовавший тогда Перечень 2000 года 2 .

В многочисленных судебных спорах, связанных с попытками акционеров добраться до интересующей их документации акционерного общества, суды начали использовать Перечни не по прямому назначению – не столько как инструмент, устанавливающий сроки хранения, сколько как список и классификатор видов документов, которые не только могут, но и должны иметься у акционерного общества. В итоге Перечень стал одним из ключевых документов, на основании которого принимались ответственные судебные решения, настолько важным, что совсем недавно Высшему Арбитражному Суду пришлось разъяснять правильный порядок его применения при рассмотрении корпоративных споров.

Именно поэтому правовые дефекты Перечня, которые в противном случае, скорее всего, остались бы без последствий, превратились в бомбу замедленного действия: лишь делом времени было появление влиятельного, имеющего хороших адвокатов акционерного общества или его акционера, для которых отмена Перечня или ограничение сферы его действия позволила бы решить их проблемы – например, дала возможность отказать акционеру в представлении определенных документов, которые не хочется раскрывать. Так в итоге и получилось.

Смотрите так же:  Извещение договор аренды

Конфликт «Норильского никеля» Владимира Потанина с «Русалом» Олега Дерипаски носит затяжной и многогранный характер, компании непрерывно судятся. Один из последних судебных споров касался вопроса о предоставлении информации о финансово-хозяйственной деятельности «Норильского никеля», включая бухгалтерские документы, оформляющие поставки металла на экспорт и на внутренний рынок, договоры страхования, все протоколы заседания правления за 2009-2010 годы. В марте 2011 года Арбитражный суд Красноярского края частично удовлетворил иск «Русала».

При рассмотрении этого спора суд принял ряд ключевых решений, ссылаясь именно на Перечень 2010 года.

Арбитражный суд Красноярского края в своем решении от 11.03.2011 по делу № А33-18496/2010 указал, что «дополнительный перечень документов, которые общество обязано хранить и предоставлять по требованию акционера, установлен Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс, а также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с этим Перечнем общество обязано хранить счета-фактуры, накладные, гражданско-правовые договоры, счета на оплату, платежные поручения, – следовательно, истец вправе требовать от ответчика предоставления указанных документов».

Требуя представления «Норильским никелем» актов налоговых проверок за 2009 и 2010 год, «Русал» сослался на то, что в статье 402 Перечня «предусмотрена обязанность организации хранить документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписку) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч. проверке кассы, правильности взимания налогов и др. При этом истец полагал, что абз. 15 статьи 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» необходимо толковать расширительно, понимая под органами финансового контроля также налоговые органы».

Суд посчитал такие доводы необоснованными, поскольку «действующее законодательство не относит налоговые органы к органам финансового контроля. Кроме того, пункт 402 Перечня не предусматривает обязанность организации хранить именно акты налоговых проверок».

Конечно же, такой исход «Норильский никель» не устроил и он подал апелляцию на это решение в Третий арбитражный апелляционный суд (см. карточку дела http://kad.arbitr.ru/?id=71a47729-e114-46bf-beb9-ba62540dede5).

Одновременно с этим «Норильский никель» решил, что его проблемы с настойчивым и излишне любознательным акционером можно решить, просто добившись отмены того самого нормативного документа, на основе которого его обязывали предоставлять документы, т.е. добиться признания Перечня 2010 года недействительным. Соответствующее заявление и было подано в ВАС.

Этот ход сразу же имел последствия. На основании того, что будущее решение ВАС «может повлиять на принятие законного и обоснованного судебного акта по настоящему делу», Третий арбитражный апелляционный суд своим решением от 01.07.2011 приостановил производство по апелляционной жалобе. «Русал» опротестовал это решение в кассационной жалобе, поданной в Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа (кстати, уже после оглашения решения ВАС «Русал» эту жалобу отозвал).

24.06.2011 прошло собеседование и предварительное судебное заседание с участием представителей «Норильского никеля» и Министерства культуры. Как выяснилось, компанию не устраивают некоторые положения о хранении документов, которые сейчас должны выполнять акционерные общества и другие коммерческие организации. Юристы «Норильского никеля» заявили, что соответствующий приказ (и, естественно, Перечень 2010 года) должен действовать только в отношении федеральных органов власти и подведомственных им органов и учреждений; а поскольку «Норильский никель» к таковым не относится, то действие этого приказа не может распространяться на его деятельность.

Совсем не случайно на предварительном судебном заседании представители «Русала» заявили, что «Норильский никель» «пытается получить процессуальное преимущество в их акционерном споре» и что если исковое заявление «Норильского никеля» к Министерству культуры будет удовлетворено, то их компания утратит право на доступ к документам, отвоеванное по результатам рассмотрения спора в Арбитражном суде Красноярского края (что в итоге, судя по всему, и произошло).

Позиции и аргументы сторон

Позиции и аргументы сторон, равно как и обоснование судом принятого им решения, заслуживают внимательного анализа.

Позиция «Норильского никеля»

Требуя признания Перечня 2010 года недействительным, ОАО «Горно-металлургическая компания «Норильский никель» сослалось на то, что оспариваемый приказ:

  • не соответствует положениям Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • был принят Министерством культуры Российской Федерации с превышением полномочий, установленных постановлением Правительства РФ от 29.05.2008 № 406 «О Министерстве культуры Российской Федерации»;
  • официально опубликован не полностью;
  • нарушает права и законные интересы заявителя в сфере осуществляемой им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов.

О том, что Перечень 2010 года может быть признан неопубликованным, наш журнал рассказывал читателям в статье «Арбитражная практика: так каким же Перечнем пользоваться акционерным обществам?» на стр. 77 –79 журнала № 3’ 2011

По мнению «Норильского никеля», круг лиц, на которых может распространяться действие оспариваемого приказа Минкультуры, не включает организации, неподведомственные по отношению к Министерству культуры РФ, поскольку действующее законодательство не содержит норм, согласно которым Министерство культуры РФ вправе утверждать перечни архивных документов со сроками их хранения для коммерческих организаций, не контролируемых названным министерством, и возлагать какие-либо обязанности на такие организации. И это все потому, что Министерство культуры РФ «не является федеральным органом исполнительной власти, которому специальным указанием Правительства Российской Федерации предоставлено полномочие по принятию перечней архивных документов с указанием сроков их хранения».

Юристы «Норильского никеля» тщательно подошли и к доказыванию факта того, что приказ Минкультуры РФ был опубликован в «Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» не полностью (без приложения к нему), т.е. без «Перечня документов с указанием сроков их хранения».

При этом общество ссылалось на:

  • часть 3 статьи 15 Конституции РФ, в которой сказано: «Любые нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, не могут применяться, если они не опубликованы официально для всеобщего сведения»;
  • пункт 9 указа Президента РФ от 23.05.1996 № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (далее – указ Президента № 763);
  • пункт 17 постановления Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

ОАО также сослалось на пункт 21 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.11.2007 № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части», согласно которому официальным опубликованием нормативного правового акта считается публикация его полного текста на государственном языке Российской Федерации в том средстве массовой информации, которое определено в качестве официального периодического издания, осуществляющего публикацию нормативных правовых актов, принятых данным органом или должностным лицом.

ОАО представило в суд следующие доказательства, подтверждающие факт ненадлежащего опубликования:

  • копию ответа Федерального государственного унитарного предприятия Научно-технический центр правовой информации «Система» о том, что официальный текст приказа Минкультуры был опубликован в электронном виде в «Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» под № 38 от 20.09.2010. Текст приказа был опубликован частично, без утвержденного им Перечня;
  • копию письма Общества с ограниченной ответственностью «ГАРАНТ-ПАРК» без даты и без номера, согласно которому опубликование приказа Минкультуры в справочно-правовой системе «Гарант» официальным не является.

В прессе назывались и иные претензии «Норильского никеля» к содержанию самого Перечня, не вошедшие в судебное решение:

«Также в «Норникеле» считают, что приказ нарушает права и интересы акционерного общества, поскольку возлагает на него обязанность хранить 1003 типа документов, в том числе «столь несущественные для деятельности компаний документы, как вырезки из газет, рекламные плакаты, эскизы символики и атрибутики общества». В результате компании придется привлекать дополнительных сотрудников к этой работе» 3 .

Позиция Министерства юстиции РФ

Министерство юстиции РФ высказалось за прекращение производства по делу, поскольку, по его мнению, спор о признании недействительным оспариваемого приказа неподведомственен Высшему Арбитражному Суду РФ.

Одновременно представитель Минюста признал, что приказ Минкультуры подлежал опубликованию в полном объеме, однако в таком виде опубликован не был. Более того, в ходе заседания, по словам присутствовавших на нем юристов, представитель Минюста сообщил, что практика публикации только приказов, без приложений, регулярно применялась, если приложения были слишком объемными, и объяснил это недостатком выделяемых из бюджета средств на публикацию нормативных актов!

В данном случае Минюст признал собственную вину: именно он отправляет прошедшие регистрацию нормативные акты на опубликование.

Позиция Министерства культуры РФ

Министерство культуры посчитало требования заявителя необоснованными и не подлежащими удовлетворению, поскольку приказ от 25.08.2010 № 558:

  • соответствует положениям Закона об архивном деле;
  • принят Министерством культуры РФ в пределах полномочий, установленных Положением о Министерстве культуры;
  • Министерство культуры РФ является специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим нормативно-правовое регулирование в сфере архивного дела;
  • оспариваемый приказ подготовлен в установленном законом порядке;
  • оспариваемый приказ не возлагает незаконных обязанностей в нарушение закона, поскольку обязанность по хранению документов организациями установлена Законом об архивном деле, а также в отношении акционерных обществ – Федеральным законом от 29.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Минкультуры заявило суду, что для официальной публикации нормативного акта, по его мнению, достаточно разместить его в «Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» издательства «Юридическая литература», распространяемом в машиночитаемом виде научно-техническим центром правовой информации «Система». Минкультуры также отметило, что публикация приказа была осуществлена Министерством юстиции.

Кто должен разрабатывать перечни документов?

Прежде чем разбирать решение ВАС, полезно проанализировать, на какие законодательные и нормативные правовые акты опирались претензии «Норильского никеля».

В законе «Об архивном деле в Российской Федерации» о разработке архивных Перечней сказано, что их разрабатывает «специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти».

3. Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Наш журнал еще в 2006 году в статье «Сроки хранения документов: тенденции происходящих перемен» писал об имеющейся правовой неопределенности, ссылаясь на Положение «О Министерстве культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации» 2004 года и на Положение «О Федеральном архивном агентстве» также 2004 года.

В 2008 году было принято новое Положение «О Министерстве культуры Российской Федерации», но и в нем ситуация с архивными Перечнями не прояснилась. И только в июле 2011 года в очередной версии Положения о Министерстве вопрос о том, кто должен разрабатывать Перечни типовых архивных документов, был, наконец, урегулирован.

Изучение функций Министерства культуры и Федерального архивного агентства показало, что данная обязанность была возложена на Минкультуры только с 9 августа 2011 года.

1. Министерство культуры Российской Федерации (Минкультуры России) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции. по нормативно-правовому регулированию в сфере. архивного дела .

Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

п. 5.2.10. Имеет полномочия самостоятельно принимать следующие нормативные правовые акты:

перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

Стало: «Положение о Министерстве культуры Российской Федерации» утверждено постановлением Правительства РФ от 20.07.2011 № 590

1. Министерство культуры Российской Федерации (Минкультуры России) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по. нормативно-правовому регулированию в сфере. архивного дела,

5.2. на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации самостоятельно принимает следующие нормативные правовые акты…

5.2.6. перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Функции Росархива в данной области гораздо скромнее – он только проводит согласование ведомственных перечней:

5.4.4. согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

Не стоит также забывать, что еще одно федеральное ведомство законодательно уполномочено устанавливать сроки хранения документов, правда, только для акционерных обществ:

п. 2. Общество хранит документы… в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Смотрите так же:  Возврат товара по карте сроки

В соответствии с этим законом постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг № 03-33/пс от 16.07.2003 было утверждено «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», которое действует до сих пор.

Таким образом, с 9 августа 2011 года Министерство культуры имеет право принимать только перечни типовых архивных документов, к числу которых основная масса документов коммерческих организаций не относится. В то же время Федеральная служба по финансовым рынкам, являющаяся уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг, вправе устанавливать сроки хранения для любых документов акционерных обществ.

К сожалению, ни закон «Об архивном деле в Российской Федерации», ни другие нормативно-правовые акты не устанавливают критериев, которые давали бы возможность четко и однозначно ответить на следующие вопросы:

  • Когда «просто» документ становится архивным документом?
  • Какие документы относятся к типовым и чем они отличаются от нетиповых?

Данное в законе определение понятия «архивный документ» слишком расплывчатое, оно допускает различные толкования:

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

В Перечень 2010 года, помимо документов длительного и постоянного срока хранения, включены документы и со сроками хранения 5 лет и менее, «до минования надобности», причисление которых «к лику» архивных документов более чем спорно.

Представляется, что было бы логично включать в перечни архивных документов лишь те виды документов, которые государственные и муниципальные архивы планируют, хотя бы выборочно, принимать на постоянное хранение.

С моей точки зрения, у заинтересованных организаций (особенно негосударственных) есть возможность объявить документы временного срока хранения «просто» документами, не являющимися архивными и не подпадающими под положения перечней. Сроки хранения таких документов организация устанавливает, исходя из прямых требований, содержащихся в законах и нормативных актах (но не в Перечнях архивных документов!), и по истечении этих сроков документы уничтожаются. Есть почва для того, чтобы утверждать: Перечень 2010 года распространяется только на те документы коммерческой организации, которые законодательство или она сама явным образом признает архивными.

Позиция Высшего Арбитражного Суда

Теперь вернемся в зал суда. В первую очередь ВАС, реагируя на возражения Минюста, обосновал свое право на рассмотрение в качестве суда первой инстанции дела о спорном приказе Министерства культуры.

После этого суд приступил к рассмотрению вопроса об официальном опубликовании Перечня 2010 года.

Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 был опубликован в «Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» за № 38 от 20.09.2010, в том числе в электронном виде, однако без утвержденного им Перечня. По мнению суда, опубликованный текст приказа содержит только данные об утверждении Перечня, а основные нормативные положения содержатся в прилагаемом Перечне, и без него данный приказ не может применяться.

Суд особо подчеркнул, что в данной ситуации неприменимы разъяснения Минюста об использовании положений «Правил подготовки нормативных актов», в которых допускается не публиковать приложения к ним, поскольку в рассматриваемом случае «содержащиеся в приложении к приказу данные не являются вспомогательными или дополнительными».

25. …В исключительных случаях приложения к нормативным правовым актам, содержащие таблицы, графики, карты, схемы (носящие вспомогательный или дополнительный характер), по согласованию федерального органа исполнительной власти, иного органа (организации) с Министерством юстиции Российской Федерации могут не публиковаться, но с обязательным указанием в печати, какое приложение не приводится.

Не удовлетворила суд и ссылка в опубликованном тексте приказа на размещение Перечня документов на официальном сайте Министерства культуры, а также факт размещения Перечня в информационных справочно-правовых системах, поскольку такое опубликование не является официальным.

На этом основании суд сделал вывод о том, что «приказ Минкультуры, не опубликованный в установленном порядке – не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания» и «суд не может лишить юридической силы акт, не вступивший в силу». Именно на этом основании в удовлетворении заявления «Норильскому никелю» было отказано.

Решение суда может быть пересмотрено в порядке надзора в срок, не превышающий 3 месяцев со дня его вступления в законную силу. Правда, решение суда настолько хитрое, что не очень понятно, как подавать на него апелляцию – не настаивать же, в самом деле, на отмене приказа Минкультуры?

Что же теперь будет?

В итоге сложилась необычная ситуация: впервые за долгие годы у нас нет действующего Перечня типовых управленческих документов. Это добавляет проблем всем, кто использовал Перечень в своей работе. Рассмотрим теперь возможные варианты дальнейшего развития событий.

Проблемы Минюста с опубликованием нормативных актов

Практика публикации нормативных актов без объемных приложений существует достаточно давно. Причина этого по-человечески вполне понятна: публиковать такие приложения в «Российской газете» и неудобно, и накладно.

Пора, мне кажется, решать проблему кардинально и ставить вопрос об изменении порядка официальной публикации подобных документов и в дальнейшем выкладывать их в электронном виде на определенных сайтах (да и вообще страна, думаю, уже готова к тому, чтобы отказаться от официального публикования основной массы нормативных документов в бумажном виде).

Такое новшество уже предложено для законов и актов палат Федерального Собрания:

1 июля 2011 года Государственной Думой был принят в первом чтении законопроект № 568029-5 «О внесении изменений в Федеральный закон «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания», в котором предусмотрено расширение перечня источников официального опубликования федеральных конституционных, федеральных законов и актов палат Федерального Собрания, в том числе «в электронном виде на официальном интернет-портале правовой информации».

Проблемы Минкультуры и Росархива со вступлением Перечня в силу

Казалось бы, достаточно опубликовать текст Перечня в соответствии с установленными требованиями – и проблема будет решена, однако не все так просто. В этом случае, скорее всего, последует очередной иск «Норильского никеля» о признании приказа Минкультуры недействующим на том основании, что в функции министерства разработка подобных Перечней на момент утверждения приказа не входила. Поэтому придется, вероятно, пройти несколько этапов:

  • приказом уполномоченного органа заново утвердить Перечень (отменив предыдущий приказ);
  • заново провести согласование в Министерстве юстиции;
  • официально опубликовать Перечень – и на этот раз без нарушений.

Заодно можно было разобраться и с «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» 2007 года, который был опубликован с такими же нарушениями.

Есть, однако, опасения, что Минкультуры и Росархив могут попытаться сделать вид, что ничего страшного не произошло, и не будут ничего предпринимать…

Проблемы ФСФР с регламентацией сроков хранения документов акционерных обществ

Признание Перечня 2010 года не вступившим в силу создает серьезные проблемы и для Федеральной службы по финансовым рынкам. В планах ведомства на 2011-2012 годы значится разработка новой редакции «Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

На официальном сайте ФСФР 20 июля 2011 года был размещен «Перечень проектов нормативных правовых актов в сфере финансовых рынков, планируемых к принятию в 2011-2013 годах», содержащий информацию о том, что проект соответствующего приказа еще в апреле 2011 года был отправлен на согласование в Росархив:

Пункт о подготовке новой редакции «Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (скриншот сайта ФСФР)

Сейчас в проекте содержатся ссылки на Перечень 2010 года, и ФСФР придется либо ждать официальной публикации этого Перечня, либо искать иные варианты.

Арбитражным судам может прибавиться работы

Вполне вероятно, что после решения ВАС будут оспорены многие уже вошедшие в силу решения арбитражных судов об удовлетворении исков акционеров и членов ООО по поводу нарушения их законных прав на ознакомление с документами соответствующих коммерческих организаций, принятые на основании Перечня 2010 года.

Даже Высшему Арбитражному Суду придется потрудиться, например, внести изменения в информационное письмо Президиума ВАС от 18.01.2011 № 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ». В 16 пункте этого письма высказана позиция ВАС о том, что Перечень 2010 года устанавливает перечень документов, которые общество обязано хранить и предоставлять по требованию акционера.

Проблемы акционеров

В результате сложившейся ситуации существенно ущемляются права акционеров на доступ к документам общества – ряд документов, которые раньше можно было получить через суд, теперь окажутся для них недоступными. В целом такой поворот событий, на мой взгляд, не способствует нормальной экономической деятельности.

Проблемы специалистов по управлению документами

О том, что в первую очередь на основании Перечня типовых управленческих документов составляются номенклатуры дел по всей стране, думаю, никто в ближайшее время не вспомнит. Вполне возможно, что ничего страшно в результате и не случится, по крайней мере, в первое время. Да, в номенклатурах будут стоять ссылки на недействующий документ, но за это у нас каких-либо суровых наказаний не предусмотрено. Организации несут потери или вследствие нарушения ими нормативных требований, или, что случается чаще, из-за неучета собственных потребностей в документах либо неправильного применения сроков хранения.

В то же время организациям при предъявлении актов об уничтожении документов судам и контролирующим инстанциям придется обосновывать выбранные сроки хранения ссылками на законы и нормативные акты, а не на Перечень 2010 года, что означает немало дополнительной работы по изучению нашей запутанной нормативно-правовой базы.

Как мне кажется, паниковать и устраивать аврал не стоит. Нужно посмотреть, какие шаги предпримут те ведомства, по небрежности которых отрасль оказалась в такой непростой ситуации. Надеемся скоро услышать от Минкультуры и Росархива, что в данной ситуации они планируют предпринять и какие рекомендации могут дать государственным и коммерческим организациям на «переходный» период. Во всяком случае, до тех пор, пока Перечень не будет опубликован как положено, его можно будет использовать только как методическое пособие.

Думаю, наихудший сценарий развития событий для специалистов-практиков – это если придется заново переделывать номенклатуры дел за 2010-2011 гг., а также если не будет возможности пользоваться Перечнем при разработке номенклатур дел на 2012 год.

В качестве несколько экзотического, но реального сценария предложим следующее: организации могли бы сами утвердить нужные им сроки хранения (и даже Перечень целиком!) решением своих экспертных комиссий, и в номенклатурах дел ссылаться уже на решения ЭК.

Возможности и проблемы коммерческих организаций

Для тех коммерческих организаций, которые проиграли в судах споры о предоставлении информации, появляется шанс отменить эти решения по причине вновь открывшихся обстоятельств. У акционерных обществ также появляется возможность существенно ограничить доступ акционеров к документам.

В плане хранения документов отсутствие действующего типового перечня не только создает коммерческим организациям трудности с установлением защищенных сроков хранения, но и открывает возможность быстро избавиться от тех нежелательных документов, сроки которых установлены только Перечнем. Как в том, так и в другом случае у ряда коммерческих организаций, возможно, появится заинтересованность инвестировать в изучение законодательно-нормативной базы, регламентирующей сроки хранения документов. Для снижения затрат было бы рационально проводить такой анализ под эгидой отраслевых объединений и ассоциаций в интересах всех ее членов, а не самостоятельно каждой коммерческой организацией.

Проблемы с Перечнем 2010 года возникли не вчера, они были заложены вследствие небрежного отношения к установленному порядку разработки, оформления и введения в силу нормативно-правовых актов, которое раньше сходило с рук. Как известно, не ошибается только тот, кто ничего не делает. Соответствующие «дыры» были выявлены специалистами уже давно, публикации об этом были и в нашем журнале. А потому ситуацию можно было бы исправить и избежать неприятностей.

Пока трудно сказать, как повлияет признание Перечня недействующим на развитие делопроизводства. и повлияет ли. Я бы призвала коллег внимательно отслеживать те возможности для укрепления своего статуса и положения, которые могут представиться по ходу событий, и не жалеть сил на изучение нормативной базы, имеющей отношение к установлению сроков хранения. Эти знания могут очень пригодиться.

Далее по тексту – Перечень 2010 года. Вернуться назад

Здесь имеется в виду «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000). Вернуться назад

Статья «Норникель» проиграл суд Министерству культуры» в газете «Ведомости» от 01.09.2011. Вернуться назад

Author: urist