Приказ для пользования такси

Оглавление:

В целях оптимизации затрат на поездки принято решение об использовании услуг Яндекс-такси. Такси будет использоваться с целью доставки работников ресторана в ночную (в 02.00) и утреннюю (в 05.00) смены. Денежные средства будут выдаваться под отчет работникам организации, которыми они будут впоследствии рассчитываться за поездку. Каков порядок документального подтверждения затрат на услуги Яндекс-такси в целях налогообложения прибыли (актов оказания услуг, содержащих расшифровку поездок, в данном случае не будет)?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В рассматриваемой ситуации документальным подтверждением затрат на проезд на такси работников от места работы и обратно могут являться в том числе авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих оплату услуг такси (кассовых чеков или бланков строгой отчетности), а также распечатки сообщений от электронных приложений Яндекс-такси (отчеты о поездке), свидетельствующие о реальности поездки: о дате и времени оказания услуги, пройденном километраже, конкретном маршруте (месте отправления и пункте назначения), фамилии работника, стоимости проезда и др.

Более полный примерный перечень подтверждающих документов, не касающихся специфики услуг Яндекс-такси (применяемый в общем случае доставки сотрудников на работу и обратно на такси), приведен в ответе.

Обоснование позиции:

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), которыми признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Прямых норм, позволяющих учесть при формировании налоговой базы по налогу на прибыль расходы на услуги такси по доставке работников с работы (на работу) в рассматриваемой ситуации, НК РФ не содержит. В то же время перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, удовлетворяющих критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ.

В этой связи отметим, что п. 26 ст. 270 НК РФ установлен запрет на учет при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходов на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

По мнению финансового ведомства, расходы налогоплательщика по договору с транспортной организацией, осуществляющей перевозку работников до места работы и обратно по согласованному маршруту, могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль организаций, в случае если возможность доставки работников до места работы общественным транспортом отсутствует, а также при условии соответствия таких расходов требованиям ст. 252 НК РФ (смотрите письмо Минфина России от 10.01.2017 N 03-03-06/1/80079).

Из буквального толкования п. 26 ст. 270 НК РФ следует, что расходы на услуги такси по доставке работников с работы до дома (из дома на работу) могут быть учтены при расчете налогооблагаемой прибыли при выполнении хотя бы одного из следующих условий (смотрите также письмо Минфина России от 27.11.2015 N 03-03-06/1/69181):

— такая доставка вызвана технологическими особенностями производства;

— обязанность работодателя оплатить такую доставку прописана в трудовых договорах с работниками и (или) в коллективном договоре (смотрите письмо Минфина России от 16.03.2017 N 03-04-06/15198).

Нормы главы 25 НК РФ не разъясняют, что следует понимать под технологическими особенностями производства для целей п. 26 ст. 270 НК РФ. Полагаем, что под такой особенностью может пониматься и факт окончания (начала) рабочей смены после окончания работы (до начала работы) общественного транспорта, отличного от такси (дополнительно смотрите, например, письмо Минфина России от 31.08.2012 N 03-03-06/1/449).

Таким образом, на наш взгляд, организация в рассматриваемой ситуации сможет признать расходы на услуги такси по доставке работников с работы (на работу) для целей налогообложения прибыли, если выполняются требования п. 1 ст. 252 НК РФ (дополнительно смотрите постановление ФАС Дальневосточного округа от 20.05.2011 N Ф03-2085/2011 по делу N А59-3144/2010).

При оценке экономической обоснованности осуществленных затрат следует принимать во внимание правовые позиции, выраженные в определениях КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П и N 366-О-П, постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53, о чем свидетельствуют, например, письма Минфина России от 26.05.2015 N 03-03-06/1/30165, от 06.02.2015 N 03-03-06/1/4993, от 10.02.2010 N 03-03-05/23, от 02.02.2010 N 03-03-05/14.

Отметим, что конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения расходов на такси, глава 25 НК РФ не предусматривает. В целях налогообложения прибыли под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные, в частности, документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ, смотрите также письмо Минфина России от 14.06.2013 N 03-03-06/1/22223).

По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации документальным подтверждением затрат на проезд на такси работников от места работы до места проживания (от места проживания до места работы) в связи с отсутствием общественного транспорта в ночное (утреннее) время могут являться:

— внутренний распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п. руководителя организации) о развозе на такси на работу (с работы) сотрудников, которые в силу производственной необходимости заканчивают (начинают) работу, когда отсутствует иной (общественный) транспорт (в приказе целесообразно указать, каким образом организована доставка (например, с использованием услуг Яндекс-такси), для каких категорий работников организуется доставка, указать причины необходимости организации доставки сотрудников и т.п.);

— правила внутреннего трудового распорядка, в которых отражен график работы сотрудников, для которых организована доставка;

— документ, подтверждающий режим работы общественного транспорта;

— авансовые отчеты с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»);

— кассовые чеки или квитанции в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси (п.п. 1, 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»; п. 5.1 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359; п. 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112; смотрите также письма Минфина России от 10.06.2016 N 03-03-06/1/34183, ФНС России от 30.12.2011 N АС-302/4415/@, УФНС России по г. Москве от 06.10.2011 N 17-15/096363);

— бухгалтерская справка, журнал учета поездок или иной первичный документ, содержащий перечень и описание поездок (абзац второй ст. 313 НК РФ, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);

— распечатки сообщений от электронных приложений Яндекс-такси (отчеты о поездке), свидетельствующие о реальности поездки: о дате и времени оказания услуги, пройденном километраже, конкретном маршруте (месте отправления и пункте назначения), фамилии работника, стоимости проезда и др. Маршрут перевозки строится и отслеживается при помощи навигационных систем. По итогам поездки пассажиру приходит на электронную почту письмо с данными о поездке (конкретным маршрутом, километражем и временем поездки). На соответствующих сайтах Яндекс, например https://yandex.ru/support/taxi/report.html, даны рекомендации по формированию Отчета о поездке и Квитанции об оплате (смотрите также https://yandex.ru/legal/taxi_termsofuse/).

Например, в постановлении Пятнадцатого ААС от 01.07.2016 N 15АП-9375/16 в качестве доказательства оказания транспортных услуг рассматривался такой документ, как распечатка из интернет-ресурса «Яндекс-такси» (речь шла о взыскании транспортных расходов представителя на услуги такси для участия в судебных заседаниях). А в решении Московского городского суда от 28.02.2017 N 7-1254/17 при решении вопроса о привлечении к административной ответственности были упомянуты распечатка маршрута автомобиля марки «________», государственный регистрационный знак ______, в качестве легкового такси Яндекс-такси ____ года с указанием маршрута, времени и стоимости перевозки.

Отметим, что нам не удалось обнаружить официальных разъяснений контролирующих органов относительно возможности использования распечаток сообщений (отчетов о поездке) от электронных приложений такси в качестве документального подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли.

На наш взгляд, косвенно подтвердить данную позицию можно письмом Минфина России от 05.03.2011 N 03-03-06/1/127, в котором разъяснено, что при приобретении программы для ЭВМ путем заключения лицензионного соглашения и поставки программы через Интернет документальным подтверждением указанных расходов могут являться в том числе документы на оплату и распечатка электронного письма, подтверждающего поставку программы для ЭВМ покупателю, заверенная в установленном порядке.

Смотрите так же:  Доверенность на отправление грузов

Вместе с тем напомним, что по данному вопросу организация вправе обратиться за разъяснениями в налоговый орган по месту постановки на учет или в Минфин России (пп. 1, пп. 2 п. 1 ст. 21 НК РФ). При возникновении спора наличие персональных письменных разъяснений финансового ведомства или налоговых органов исключает вину лица в совершении налогового правонарушения на основании пп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ.

Кроме того полагаем, что целесообразно включить в трудовые договоры или коллективный договор условие об обязанности работодателя обеспечивать доставку работников в ночное время (смотрите, например, письма Минфина России от 18.03.2015 N 03-03-06/14664, от 20.05.2011 N 03-03-06/4/49, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/810).

В заключение отметим, что нами приведен примерный перечень документов, которыми организация сможет обосновать доставку сотрудников домой (из дома) в ночное время. Конкретный перечень таких документов организации следует определить самостоятельно с учетом особенностей ситуации, обусловившей необходимость производить такую доставку.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:

— Энциклопедия решений. Учет оплаты доставки работников до места работы и обратно;

— Энциклопедия решений. Расходы на доставку работников к месту работы и обратно специальными маршрутами и ведомственным транспортом (в целях налогообложения прибыли).

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

член Палаты налоговых консультантов Алексеева Анна

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член РСА Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Когда возможна компенсация расходов на такси сотруднику?

В данной статье описываются правила составления служебной записки по оплате такси, а также перечисляются случаи, когда использование наемного транспорта является правомочным для работника. Отдельно описывается порядок действий по выплате сотруднику компенсации, а также указываются причины отказа в ней.

Когда необходимо взять такси работнику

В случае, когда работнику необходимо воспользоваться такси по служебной необходимости, он имеет право на получение денежного возмещения расходов по оплате проезда. Наличие у работника автомобиля не обязывает его использовать личный транспорт в служебных целях (исключая случаи, специально оговоренные в трудовом договоре или при найме на работу).

Руководство не может заставить работника выполнять трудовые обязанности с использованием личного транспорта. Следовательно, при возникновении необходимости работник может воспользоваться услугами такси, впоследствии запросив компенсацию. Выплата производится после подачи служебной записки. В некоторых организациях излишняя бюрократия не требуется, и сотруднику возмещают расходы по его устному заявлению. Однако по правилам ведения документации даже самые незначительные траты должны быть протоколированы.

Если использование общественного транспорта неприемлемо, сотрудник вызывает такси, составляя служебную записку постфактум. Наиболее частыми случаями использования службы такси являются:

  • Трансфер до аэропорта или вокзала (или до места проживания по прибытию в пункт назначения) по служебной необходимости
  • Срочный вызов на рабочее место, не предусмотренный производственным расписанием и не обусловленный виной сотрудника
  • Транспортировка важной документации или вещей, принадлежащих компании
  • Невозможность воспользоваться иными средствами передвижения
  • Необходимость поддержания реноме компании при проведении деловых встреч и/или переговоров
  • Ненадежность местного транспорта
  • Срочный характер служебного поручения

Как составляется служебная записка при компенсации расходов на такси сотруднику

  • Помимо стандартной шапки, содержащей ФИО и должность вышестоящего служащего, на чье имя составляется записка, название предприятия, ФИО и должность работника, в документе кратко описываются обстоятельства, повлекшие за собой несанкционированные расходы.
  • Ставиться дата, записка заверяется подписью составителя.
  • При наличии подтверждающего документа, в записке указывается его вид.

Скачать пример СЗ можно здесь.

Служебная записка на оплату такси в командировке (образец)

Обоснование взятия машины

Для составления служебной записки необходимо грамотно сформулировать цель поездки и указать причины, побудившие работника пренебречь иными способами проезда. Нелишним будет указать возможные негативные последствия при решении не пользоваться услугами такси. Цель поездки должна быть сформулирована кратко и емко.

Необходимые сведения и документы

В служебную записку включается название службы такси, их телефон, время подачи автомобиля, маршрут следования, промежуточные остановки, при их наличии. При длительной поездке и необходимости дозаправки машины прилагаются документы с заправки (чек или счет-фактура с указанием количества залитого бензина), километраж поездки и предполагаемый расход бензина.

Таксист обязан выдать чек с номером машины, личными данными водителя, суммой, которая требовалась к оплате с перечислением оказанных услуг, как основных, так и дополнительных. Если разрешение на использование такси было предоставлено руководителем заранее, следует приложить его к записке.

Инструкция по составлению

  1. Указать цель поездки
  2. Указать необходимость поездки
  3. Указать потраченную сумму
  4. Описать произведенные траты
  5. Детализировать произведенный заказ
  6. Описать маршрут
  7. Перечислить подтверждающие документы, приложенные к служебной записке.

Служебная записка заполняется на имя руководителя или лица, ответственного за производство денежных выплат сотрудникам. Далее секретарем проставляется порядковый номер, записка визируется и отправляется на рассмотрение. При оценке причин, побудивших работника воспользоваться услугами такси, возможно разрешение руководством выплаты компенсации или отказ в возмещении денежных средств.

После разрешения руководителем производства выплат, записка с соответствующей резолюцией отправляется в бухгалтерию, где и производится начисление денежной компенсации. Бухгалтер определяет правильность оформления записки и подтверждающих финансовых документов.

Произведение выплат

Для получения компенсации сотрудник заполняет авансовый отчет, выданный ему работником бухгалтерии, где перечисляет состоявшиеся траты. Работодатель в форме письменного приказа разрешает произведение выплат. Бухгалтер производит выплату по согласованию с сотрудником:

  • в виде дополнительного начисления к ежемесячной заработной плате
  • отдельным платежом.

Если не оплачивают

Отказ в компенсации потраченных средств может случиться, если руководитель считает, что сотрудник превысил должностные полномочия.

  • Если у работника отсутствовала насущная необходимость в вызове такси, имелся временной запас и возможность воспользоваться общественным транспортом без ущерба для интересов компании, руководитель вправе отказать сотруднику в компенсации.
  • Также отказ правомочен при неоправданно длинном маршруте следования, наличии промежуточных остановок, не являющихся необходимыми (по мнению руководства).
  • При наличии доплат за сервис вызова такси, возникших по вине сотрудника, руководство не обязано производить компенсацию. Так, если водитель такси добавил к счету оплату за длительное время ожидания, корректировку маршрута клиентом в сторону более длинного, нарушение клиентом правил компании по перевозкам, компенсация со стороны руководителя не будет санкционирована.
  • Отказано в выплате будет, если наряду со служебными делам, сотрудник пользовался такси по личным нуждам. В этом случае руководитель может вынести сотруднику выговор, не компенсировав расходы.

Нужно ли начислять страховые взносы на компенсацию проезда работникам, смотрите в этом видео:

Приказ на использование такси предприятии образец

В Налоговом кодексе расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно на такси прямо не названы, но перечень расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Вместе с тем необходимо учитывать положения п. 26 ст. 270 НК РФ, согласно которому в расходах не учитываются затраты на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами и ведомственным транспортом, за исключением случаев, когда затраты включаются в состав расходов на производство и реализацию в силу технологических особенностей производства или затраты предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами.

Приказ об использовании такси в служебных целях

Cлужебная записка на оплату такси образец

Как показывает практика, необходимо прикладывать документы собственной фирмы, а именно: • предоставить маршрутные листы, перечнем поездок;• указать даты и время их точного осуществления;• указывать конкретные цели поездок и причину использования такси;• указывать конкретный размер денежных средств, которые были выделены на каждую из поездок. При этом, Вам обязательно должны предоставить образец служебной записки на такси.

Так же важен приказ о найме такси для произведения производственных задач. А перечисленные документы нужно оформить обычными приложениями к основному приказу.
Четких форм оформления документов, которые подтверждают необходимость расходов на использование такси, не выделено. А причина очень проста: так как организации не часто уменьшают ставку по налогу на полученную прибыль, применяя счета оплаты таких услуг.

Расходы на такси в командировке

Подтверждаем документами расходы на такси в налоговом учете

НК РФ следует, что приведенные выше основания самостоятельны, включение соответствующих положений в трудовой или коллективный договор исключает необходимость доказывать наличие технологических особенностей производства, и, наоборот, в судебном споре аргументом в споре с налоговым органом выступают как условия трудовых (коллективного) договоров, так и технологические особенности производства (см., например, постановления ФАС ЗСО от 15.03.2013 по делу N А27-11302/2012, ФАС ЗСО от 15.01.2010 по делу N А27-6748/2009 ). НДФЛ и страховые взносы Когда оплата за такси по транспортировке сотрудников домой обусловлена производственной необходимостью, у работников не возникает экономическая выгода, соответственно, НДФЛ удерживать не нужно.
Такие поездки обусловлены интересами организации, а не сотрудников.

Приказ об использовании такси в служебных целях образец

Руководитель имеет право выплатить сотруднику компенсацию за проезд в такси, если:

  • поездка связана с командировкой,
  • поездка связана со служебной необходимостью.

Исполнение изложенного в приказе возлагается руководителем на работника бухгалтерии. В соответствии с приказом сотрудник обязан заполнить предоставляемую бухгалтером форму авансового отчета, которую применяют при выдаче работнику средств на хозяйственные и административные нужды, и указать затраченную сумму.
К авансовому отчету прилагаются все документы, которые подтверждают экономическую обоснованность выдачи денежных средств. К ним относятся все чеки, транспортные и другие оправдательные документы.


Бухгалтер обязан проверить все данные, подтвердить, что целевое расходование денежных средств было оправданным, а также изучить все сопроводительные документы, правильность оформления и сумму.

  • отсутствие прямого маршрута к аэропорту или вокзалу, откуда надлежит отбыть в командировку, или сложность маршрута общественного транспорта;
  • перевозка большого багажа;
  • перевозка предметов высокой ценности или важных документов;
  • срочность решений по хозяйственной деятельности предприятия или возможность ее срыва (например, поставки материалов);
  • отсутствие доступа к другому транспорту, то есть в позднее время суток, что может также подтвердить чек, выданный таксистом, который необходимо приложить к служебной записке;
  • срочность проводимой встречи с контрагентами и нерегулярность езды общественного транспорта
Смотрите так же:  Квалификационные требования судья

Превышение полномочий Превысить свои полномочия при расходах на такси сотрудник может в том случае, если данные расходы оказываются неоправданными. Это возможно в нескольких случаях.

Приказ на использование такси предприятии образец

Таким образом, затраты на доставку работников до места работы и обратно могут учитываться в составе расходов по одному из двух оснований: 1) если компания принимает на себя обязательства по доставке сотрудников до места работы в рамках трудовых отношений, закрепив соответствующие обязательства в трудовых договорах и (или) коллективном договоре; 2) если затраты на доставку вызваны технологическими особенностями производства. По мнению автора, если у компании указанные расходы носят систематический характер, то целесообразно закрепить условие о доставке работников в ночное время до места работы и обратно на такси в трудовом и (или) коллективном договоре.
Также, например, данное условие может быть внесено в трудовые договоры с лицами тех должностей, которые могут привлекаться к аварийным работам.
Образцы по теме: Автомобиль, Приказ, Распоряжение, Транспорт, Труд (наименование организации) Распоряжение (приказ) N об использовании личного транспортного средства работника в производственных (или: служебных) целях » » г. Всвязисо служебнойнеобходимостьюивсоответствиисличным заявлением работника от » » г., руководствуясь ст. 72 Трудового кодекса РФ, ПРИКАЗЫВАЮ: заключить с , табельный номер , работающим (Ф.И.О. работника) в на должности , имеющим (структурное подразделение) в собственности (или: пользовании) транспортное средство марки , модель , регистрационный номерной знак , идентификационный номер (VIN) , двигатель N , шасси (рама) N , кузов N , год выпуска , дополнительное соглашение к трудовому договору N от » » г.
Тематика документа: Автомобиль Файл текстовой версии: 2,3 кб Сохранить документ: (наименование организации) Распоряжение (приказ) N об использовании личного транспортного средства работника в производственных (или: служебных) целях » » г. Всвязисо служебнойнеобходимостьюивсоответствиисличным заявлением работника от » » г., руководствуясь ст. 72 Трудового кодекса РФ, ПРИКАЗЫВАЮ: заключить с , табельный номер , работающим (Ф.И.О. работника) в на должности , имеющим (структурное подразделение) в собственности (или: пользовании) транспортное средство марки , модель , регистрационный номерной знак , идентификационный номер (VIN) , двигатель N , шасси (рама) N , кузов N , год выпуска , дополнительное соглашение к трудовому договору N от » » г.
То есть служебная записка на такси, являющаяся не оправданной бывает в нескольких случаях: • Надуманная необходимость поездки.• Достаточный лимит времени для того, чтобы воспользоваться местным транспортом, чтобы добраться в пункт назначения.• Если маршрут был в несколько раз длиннее положенного, с дополнительными остановками, значит сотрудник выполнял не только производственные задачи, но и свои личные цели Если, служебная записка на списание о расходных денежных средствах для вызова такси считается неоправданной, тогда руководитель вправе эти деньги удержать с заработной платы работника. Подтверждаем документами расходы на такси в налоговом учете Должность 1 05.05.2014 03.00, 05.00 От дома до ООО «Ромашка» на улице Мясницкая и обратно Срочный ремонт газовой плиты Иванов А.


С.

Приказ для пользования такси

Просмотр полной версии : Затраты на такси

На балансе нашей компании числятся легковые автомобили, но поездки работников компании по городу, а также доставка их в аэропорт и обратно часто осуществляются на такси, при этом автотранспортное предприятие выставляет счет-фактуру (НДС) и прилагает к ней перечень поездок с указанием Ф.И.О. нашего сотрудника, времени, даты, маршрута и суммы по каждой поездке. Оплачиваются услуги автотранспортного предприятия через банк. На какой счет следует относить данные расходы, и каков порядок уплаты налогов в этой ситуации (НДС, прибыль, ЕСН, страховые взносы, НДФЛ)?

Для отнесения расходов в бухгалтерском учете значение имеет направленность затрат — с какой целью произведены расходы. Определение счета будет зависеть от источника этих затрат: если затраты осуществляются в виде расходов по обычным видам деятельности, то для этого предназначен счет 26 «Общехозяйственные расходы» (см. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н); если же данные затраты вами определены как прочие расходы, то счет 91 «Прочие доходы и расходы». Счет 26 «Общехозяйственные расходы» предназначен для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом. В частности, на этом счете могут быть отражены следующие расходы: административно-управленческие расходы; содержание общехозяйственного персонала, не связанного с производственным процессом; расходы по оплате услуг; другие аналогичные по назначению управленческие расходы. По дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в течение отчетного периода находят отражение прочие расходы.
Если работники компании пользуются услугами такси в силу производственной необходимости, то для целей бухгалтерского учета расходы организации, связанные с оплатой услуг такси, являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
Если отсутствует производственная направленность, то для целей бухгалтерского учета расходы организации, связанные с оплатой услуг такси, являются прочими (п. 11 ПБУ 10/99).
Налоговый вычет по НДС производится на основании пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ. Вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении услуг на территории РФ в отношении товаров (работ, услуг), имущественных прав, приобретаемых для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения в соответствии с гл. 21 НК РФ. Сумму НДС, предъявленную вам по счету-фактуре автотранспортным предприятием, вы вправе заявить к вычету после принятия на учет указанных услуг при наличии соответствующих первичных документов.
Документальное оформление поездок со стороны внешнего контрагента, предоставившего услуги такси, является недостаточным. Первичные документы должны подтверждать цель поездки по конкретному маршруту. Перечень поездок (с указанием Ф.И.О. вашего сотрудника, времени, даты, маршрута, цели и суммы по каждой поездке) должен быть согласован с руководителем в целях обоснования производственной необходимости затрат.
Для целей исчисления налога на прибыль рассматриваемые расходы могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты на основании пп. 6 п. 1 ст. 254, пп. 49 п. 1 ст. 264 и п. 1 ст. 252 НК РФ. В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы организации на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Обоснованность расходов — экономическая оправданность затрат — является оценочной категорией, которая наиболее уязвима для налогоплательщиков. Налоговые органы зачастую не признают затраты обоснованными, поэтому оформление обоснованности снижает риски по претензиям.

Минфин России ранее в письме от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138 со ссылкой на п. 12 Инструкции Минфина СССР от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» указывал, что расходы по найму такси для проезда командированного сотрудника до аэропорта, а также из аэропорта до гостиницы в месте назначения как на территории РФ, так и за рубежом не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
Однако данная Инструкция действует в части, не противоречащей ТК РФ, который не содержит запрета на возмещение командированному сотруднику расходов на такси. На основании же ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по проезду, причем порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, ложится на плечи работодателя.
В рассматриваемом случае речь не идет о возмещении расходов конкретно работнику, поскольку организация несет расходы в безналичном порядке, однако из нормы ясно, что в связи с направлением работника в командировку такие расходы являются расходами именно работодателя.
Так, в частности, Минфин России в письме от 13.04.2007 N 03-03-06/4/48 указывает, что расходы на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, при условии подтверждения их экономической целесообразности. Аналогичные выводы содержит и письмо Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82.
Следовательно, обоснованные расходы на услуги такси организация может учесть в целях налогового учета:
— если они связаны с командировкой, то применяется пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ;
— если они связаны с другими служебными задачами — пп. 6 п. 1 ст. 254, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Что касается НДФЛ, ЕСН и страховых взносов, то в случае обоснованности служебной необходимости использования услуг такси начисление этих налогов на суммы расхода организации по найму такси, по мнению автора, производиться не должно.
Оплата услуг по договору производится юридическому лицу — организации — исполнителю транспортных услуг. Расчеты с контрагентом подтверждаются документами по условиям договора. Выплаты работникам транспортной организации (водителям, диспетчерам и т.д.) являются объектом налогообложения этими налогами именно в транспортной организации, которая самостоятельно рассчитывается с бюджетом по этим выплатам и не имеет отношения к заказчику услуг. Транспортные услуги, необходимые для целей организации, являются расходами, связанными с услугами сторонней организации, поскольку договор заключен с юридическим лицом и не должен расцениваться в виде выплат, в том числе натуральных, физическому лицу. Затраты могут быть учтены в составе материальных расходов как услуги производственного характера (пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Положительное решение для налогоплательщика принял ФАС СЗО в постановлении от 02.02.2005 N А56-17467/04, доказательством послужили счета с указанием в них уплаченных за проезд сумм, пунктов назначения и времени оказания услуг такси. Судьи признали, что спорные расходы могут быть отнесены к командировочным расходам.
Косвенное подтверждение находим в письме Минфина России от 05.06.2006 N 03-05-01-04/148, в котором суммы оплаты организацией проезда работника на такси при направлении его в командировку в целях НДФЛ признаны компенсационными, связанными с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Единый социальный налог (ЕСН) (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ) и налог на доходы физических лиц (НДФЛ) (п. 3 ст. 217 НК РФ, абзацы 5 и 7 письма УФНС России по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271) по услугам такси по производственной необходимости начислять в бюджет не следует, поскольку при наличии обосновывающих эту цель документов данные расходы являются расходами организации и к личному доходу работника отношения не имеют.
Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации») и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства
РФ от 07.07.1999 N 765) по суммам расходов за услуги такси не начисляются.

Смотрите так же:  Приказ 89 министерства здравоохранения

Таким образом, при использовании услуг такси в силу производственной необходимости по НДС ваша организация имеет право на получение вычета, по налогу на прибыль — имеет возможность включения в расходы на уменьшение налогооблагаемой базы, по ЕСН и НДФЛ — стоимость услуг не облагается.
Для подтверждения экономической обоснованности затрат на использование услуг такси и во избежание налоговых рисков рекомендуем застраховать себя оформлением распорядительной документации:
— Подготовить приказ о возможных причинах использования услуг такси (сложность маршрута проезда на общественном транспорте, тяжесть перевозимого груза, срочность решения вопросов по договорам поставок, угроза срыва поставок, ночное расписание отправления поездом или авиарейса и т.д.).
— Предусмотреть в качестве документа, подтверждающего целесообразность использования такси, служебную записку от начальника отдела работника на имя руководителя с указанием причины.

Служебная записка должна быть завизирована руководителем организации, передана в бухгалтерию и является внутренним документом фирмы для списания расходов.
— В случае необходимости несения затрат, связанных с направлением сотрудника в командировку, в качестве внутреннего документа служит приказ о командировке, а также завизированная служебная записка о необходимости привлечения услуг такси в связи с отсутствием легкового транспорта (либо нахождением на ремонте) на момент отправки работника в командировку.
— В случае отсутствия документального подтверждения производственной направленности затрат по услугам такси по НДС вычет не производится, налогооблагаемая база по налогу на прибыль в связи с необоснованностью не уменьшается, суммы компенсации расходов работников включаются в доход, облагаемый НДФЛ, поскольку расход в данных условиях не имеет отношения к деятельности организации в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ. Согласно п. 3 ст. 236 НК РФ выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения ЕСН, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.

Р.П. Карпова
консультант-эксперт

1 ноября 2007 г.

«Советник бухгалтера», N 11, ноябрь 2007 г.

Приказ на использование такси предприятии образец

В Налоговом кодексе расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно на такси прямо не названы, но перечень расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Вместе с тем необходимо учитывать положения п. 26 ст. 270 НК РФ, согласно которому в расходах не учитываются затраты на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами и ведомственным транспортом, за исключением случаев, когда затраты включаются в состав расходов на производство и реализацию в силу технологических особенностей производства или затраты предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами.

Приказ об использовании такси в служебных целях

Cлужебная записка на оплату такси образец

Как показывает практика, необходимо прикладывать документы собственной фирмы, а именно: • предоставить маршрутные листы, перечнем поездок;• указать даты и время их точного осуществления;• указывать конкретные цели поездок и причину использования такси;• указывать конкретный размер денежных средств, которые были выделены на каждую из поездок. При этом, Вам обязательно должны предоставить образец служебной записки на такси.

Так же важен приказ о найме такси для произведения производственных задач. А перечисленные документы нужно оформить обычными приложениями к основному приказу.
Четких форм оформления документов, которые подтверждают необходимость расходов на использование такси, не выделено. А причина очень проста: так как организации не часто уменьшают ставку по налогу на полученную прибыль, применяя счета оплаты таких услуг.

Расходы на такси в командировке

Подтверждаем документами расходы на такси в налоговом учете

НК РФ следует, что приведенные выше основания самостоятельны, включение соответствующих положений в трудовой или коллективный договор исключает необходимость доказывать наличие технологических особенностей производства, и, наоборот, в судебном споре аргументом в споре с налоговым органом выступают как условия трудовых (коллективного) договоров, так и технологические особенности производства (см., например, постановления ФАС ЗСО от 15.03.2013 по делу N А27-11302/2012, ФАС ЗСО от 15.01.2010 по делу N А27-6748/2009 ). НДФЛ и страховые взносы Когда оплата за такси по транспортировке сотрудников домой обусловлена производственной необходимостью, у работников не возникает экономическая выгода, соответственно, НДФЛ удерживать не нужно.
Такие поездки обусловлены интересами организации, а не сотрудников.

Приказ об использовании такси в служебных целях образец

Руководитель имеет право выплатить сотруднику компенсацию за проезд в такси, если:

  • поездка связана с командировкой,
  • поездка связана со служебной необходимостью.

Исполнение изложенного в приказе возлагается руководителем на работника бухгалтерии. В соответствии с приказом сотрудник обязан заполнить предоставляемую бухгалтером форму авансового отчета, которую применяют при выдаче работнику средств на хозяйственные и административные нужды, и указать затраченную сумму.
К авансовому отчету прилагаются все документы, которые подтверждают экономическую обоснованность выдачи денежных средств. К ним относятся все чеки, транспортные и другие оправдательные документы.


Бухгалтер обязан проверить все данные, подтвердить, что целевое расходование денежных средств было оправданным, а также изучить все сопроводительные документы, правильность оформления и сумму.

  • отсутствие прямого маршрута к аэропорту или вокзалу, откуда надлежит отбыть в командировку, или сложность маршрута общественного транспорта;
  • перевозка большого багажа;
  • перевозка предметов высокой ценности или важных документов;
  • срочность решений по хозяйственной деятельности предприятия или возможность ее срыва (например, поставки материалов);
  • отсутствие доступа к другому транспорту, то есть в позднее время суток, что может также подтвердить чек, выданный таксистом, который необходимо приложить к служебной записке;
  • срочность проводимой встречи с контрагентами и нерегулярность езды общественного транспорта

Превышение полномочий Превысить свои полномочия при расходах на такси сотрудник может в том случае, если данные расходы оказываются неоправданными. Это возможно в нескольких случаях.

Приказ на использование такси предприятии образец

Таким образом, затраты на доставку работников до места работы и обратно могут учитываться в составе расходов по одному из двух оснований: 1) если компания принимает на себя обязательства по доставке сотрудников до места работы в рамках трудовых отношений, закрепив соответствующие обязательства в трудовых договорах и (или) коллективном договоре; 2) если затраты на доставку вызваны технологическими особенностями производства. По мнению автора, если у компании указанные расходы носят систематический характер, то целесообразно закрепить условие о доставке работников в ночное время до места работы и обратно на такси в трудовом и (или) коллективном договоре.
Также, например, данное условие может быть внесено в трудовые договоры с лицами тех должностей, которые могут привлекаться к аварийным работам.
Образцы по теме: Автомобиль, Приказ, Распоряжение, Транспорт, Труд (наименование организации) Распоряжение (приказ) N об использовании личного транспортного средства работника в производственных (или: служебных) целях » » г. Всвязисо служебнойнеобходимостьюивсоответствиисличным заявлением работника от » » г., руководствуясь ст. 72 Трудового кодекса РФ, ПРИКАЗЫВАЮ: заключить с , табельный номер , работающим (Ф.И.О. работника) в на должности , имеющим (структурное подразделение) в собственности (или: пользовании) транспортное средство марки , модель , регистрационный номерной знак , идентификационный номер (VIN) , двигатель N , шасси (рама) N , кузов N , год выпуска , дополнительное соглашение к трудовому договору N от » » г.
Тематика документа: Автомобиль Файл текстовой версии: 2,3 кб Сохранить документ: (наименование организации) Распоряжение (приказ) N об использовании личного транспортного средства работника в производственных (или: служебных) целях » » г. Всвязисо служебнойнеобходимостьюивсоответствиисличным заявлением работника от » » г., руководствуясь ст. 72 Трудового кодекса РФ, ПРИКАЗЫВАЮ: заключить с , табельный номер , работающим (Ф.И.О. работника) в на должности , имеющим (структурное подразделение) в собственности (или: пользовании) транспортное средство марки , модель , регистрационный номерной знак , идентификационный номер (VIN) , двигатель N , шасси (рама) N , кузов N , год выпуска , дополнительное соглашение к трудовому договору N от » » г.
То есть служебная записка на такси, являющаяся не оправданной бывает в нескольких случаях: • Надуманная необходимость поездки.• Достаточный лимит времени для того, чтобы воспользоваться местным транспортом, чтобы добраться в пункт назначения.• Если маршрут был в несколько раз длиннее положенного, с дополнительными остановками, значит сотрудник выполнял не только производственные задачи, но и свои личные цели Если, служебная записка на списание о расходных денежных средствах для вызова такси считается неоправданной, тогда руководитель вправе эти деньги удержать с заработной платы работника. Подтверждаем документами расходы на такси в налоговом учете Должность 1 05.05.2014 03.00, 05.00 От дома до ООО «Ромашка» на улице Мясницкая и обратно Срочный ремонт газовой плиты Иванов А.


С.

Author: admin