Отчетность персонала

Оглавление:

Отчетность за работников в 2019 году

Всю отчетность за работников можно разделить на три категории:

  1. Отчетность в ИФНС (Налоговая служба);
  2. Отчетность в ПФР (Пенсионный фонд);
  3. Отчетность в ФСС (Фонд социального страхования).

Отчетность в ИФНС

Среднесписочная численность работников

По итогам каждого года все ИП и организации (независимо от выбранной системы налогообложения) обязаны подавать в ИФНС сведения о среднесписочной численности своих работников (СЧР).

При расчете среднесписочной численности довольно много нюансов. Так, например, в отчете не нужно учитывать внешних совместителей, а также сотрудников, работающих по договорам ГПХ (гражданско-правового характера).

Справка по форме 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ составляется по каждому работнику и сдается в ИФНС по итогам года, в срок до 1 апреля. В ней необходимо отразить сведения по всем сделанным сотруднику выплатам, предоставленным налоговым вычетам и удержанным суммам подоходного налога.

Нередки случаи, когда справка 2-НДФЛ может понадобиться непосредственно и самому сотруднику, например, при оформлении кредита, устройстве на новую работу или подаче декларации 3-НДФЛ.

Расчет по форме 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ – еще один вид отчетности для работодателей. Его должны сдавать организации и ИП с работниками, начиная с 1 квартала 2016 года.

В отличие от справок 2-НДФЛ (оформление которых никто не отменял) форма 6-НДФЛ составляется не отдельно по каждому сотруднику, а по всей компании или ИП в целом.

Более подробно про расчет 6-НДФЛ.

Расчет по страховым взносам

Расчет по страховым взносам – это относительно новый вид отчетности для всех работодателей. По нему обязаны отчитываться все организации и ИП с работниками начиная с 1 квартала 2017 года.

Новый отчет включает в себя сведения обо всех уплаченных работодателем страховых взносах за своих сотрудников (кроме взносов на травматизм, данные по которым включаются в отчет 4-ФСС).

Отчетность в ПФР

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-СТАЖ – это новая форма отчетности в ПФР для работодателей. Ее необходимо сдавать за год.

Отчет по форме СЗВ-М

Отчет по форме СЗВ-М – это новая ежемесячная отчетность в ПФР для работодателей. Её необходимо сдавать начиная с апреля 2016 года (в том числе за сотрудников работающим по договорам ГПХ).

Более подробно про отчет СЗВ-М.

Отчетность в ФСС

По итогам каждого квартала все работодатели должны сдавать в фонд социального страхования отчет по форме 4-ФСС. На его основании фонд возмещает работодателю часть сумм страховых выплат сотруднику.

С 1 января 2017 года в указанный расчет включаются сведения только по травматизму и профзаболеваниям.

В 2019 году срок сдачи отчетности в ФСС зависит от её формы. 4-ФСС в электронной форме необходимо подавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, а расчет на бумажном носителе – не позднее 20 числа.

Аналитическая отчетность в управлении персоналом

На сегодняшний день персонал представляет собой один из основных ресурсов фирмы, управление и развитие которого во многом определяет состояние организации в целом. Работа с ним требует эффективной политики руководства, по сути, уникальной для каждого предприятия.

Одной из проблем работы с персоналом является текучесть кадров. Она может привести к упущению прибыли, потере квалифицированных рабочих, снижению качества продукции, росту изделий с браком и увеличению числа прогулов. Чтобы контролировать увольнения и понять, как удержать лучших сотрудников, необходимо определить причины, по которым люди покидают компанию. Для изучения мотивов ухода большое значение имеет сбор и анализ информации о них. В первую очередь это сведения об общем числе уволившихся, долях сотрудников различных возрастных категорий, о работниках с низкой и высокой квалификацией, а также об их стаже работы и образовании.

Для изучения проблем управления персоналом возможно применение следующих методов:

  1. Оценка состояния структуры персонала. Анализ структуры персонала позволяет делать выводы о влиянии той или иной категории на суммарную производительность труда и результаты работы компании; выявлять потребности в расширении, определять необходимую численность сотрудников и их профессиональный и квалификационный состав.
    • Квалификационный состав.
    • Динамика приёма на работу.
    • Возрастной состав.
  2. Оценка причин временной нетрудоспособности. Временная нетрудоспособность — невозможность по состоянию здоровья выполнять работу в течение относительно небольшого промежутка времени. Анализ данного показателя позволяет определять причины и сроки временной нетрудоспособности, выявлять сезонные зависимости, снижать затраты на компенсационные выплаты.
  3. Изучение движения персонала:
    • Оценка текучести кадров. Избыточная потеря кадров приводит к появлению дополнительных расходов, связанных с затратами на восполнение численности, обучение новых сотрудников и устранение недостатков из-за некомпетентных действий. Для измерения текучести персонала часто применяют коэффициент текучести кадров — это отношение числа уволенных работников предприятия, выбывших за определенный период по причинам текучести (по собственному желанию, за прогулы, за нарушение техники безопасности, самовольный уход и т.п.), к среднему количеству сотрудников за тот же промежуток времени. Текучесть бывает естественная и излишняя. Первая способствует обновлению коллектива (для офисных работников она обычно лежит в пределах от 3 до 5%). Этот процесс происходит непрерывно и не требует каких-либо чрезвычайных мер со стороны кадровых служб и руководства. Вторая ведёт к появлению экономических потерь, она дестабилизирует бизнес, влияет на производительность труда не только сотрудников, которые намерены уходить, но и тех, которые продолжают работать.
    • Изучение диаграммы увольнений и кривой выживаемости. Основным вопросом анализа данных по увольнениям является возможность оценить продолжительность работы сотрудника с момента вступления его в должность. Помимо этого, руководителя интересует, в какой момент времени следует ожидать ухода работника. Для анализа используют: кумулятивную долю оставшихся служащих — оценка функции выживания, то есть вероятность того, что сотрудник проработает более t лет в организации, и плотность вероятности – оценка возможного ухода сотрудника на данном интервале.
    • Определение экономического ущерба, вызванного текучестью кадров. При увольнении сотрудников возникают не только потери, связанные с уходом высококвалифицированных кадров, но и существенные денежные затраты. Экономический ущерб складывается из затрат на оплату пособий по увольнению, подбор нового персонала, расходов, связанных с браком на производстве при привлечении работников с низким профессиональным уровнем, и т.д.

Большинство организаций за время своей работы накапливают огромное количество информации о сотрудниках. Зачастую для её получения и обработки используют различное программное обеспечение. Кроме того, компания может иметь удалённые филиалы. Всё это приводит к возникновению трудностей при попытке соединить данные воедино. Оптимальным в этом случае является применение специализированных систем, ориентированных на решение задач консолидации данных. Подобные комплексы позволяют собрать информацию из различных источников, унифицировать представление, очистить от избыточных и некорректных сведений. Для поддержания непротиворечивости данных и высокой скорости их получения целесообразно внедрение хранилища данных. Аналитическая платформа Deductor содержит всё необходимое для реализации подобных задач и построения законченных решений.

Смотрите так же:  Нотариус кострома телефоны

Консолидированные данные чаще всего используются для получения различной отчетности, в том числе и при первоначальном анализе персонала. Deductor поддерживает множество способов визуализации в виде разнообразных таблиц, графиков, диаграмм, карт…

Оценка состояния структуры персонала и причин временной нетрудоспособности

Отчетность представляет собой набор многомерных таблиц, кросс-диаграмм и графиков, дерево отчетов показано на рис. 2.

Динамика по персоналу позволяет выявить возрастной состав сотрудников, уровень их квалификации, основные причины нетрудоспособности и т.д. Ниже приведены примеры отчетов, построенных с помощью Deductor Studio.

Кадровая отчетность в 2018 году: календарь кадровика

«Одноразовые» кадровые отчеты в 2018 году

Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор с иностранным гражданином, обязаны уведомить об этом подразделение МВД по вопросам миграции. Сроки уведомления — в течение 3 дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена Приказом ФМС России от 28.06.2010 № 147.

Если в организацию принимают военнообязанного гражданина, пребывающего в запасе, в военный комиссариат необходимо направить соответствующее извещение. На его подготовку есть 2 недели. Аналогичное извещение в указанные сроки необходимо направить в том случае, если с военнообязанным в запасе расторгают трудовой договор (Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017). Кроме того, законодательство требует передавать информацию об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работника, подлежащего воинскому учету (Приложение № 13).

Служба занятости

Какие отчеты сдает отдел кадров, если организацию планируется ликвидировать либо планируется сокращение штата? Первым делом об этом необходимо уведомить службу занятости. Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению работников. Если ликвидируется ИП, то ему необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели.

Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».

Ежемесячные отчеты кадровика в 2018 году

Служба занятости

Работодатели обязаны ежемесячно до 25 числа информировать службу занятости о наличии свободных мест (квотируемые места для инвалидов). Бланк уведомления не установлен, но определенные требования все-таки есть.

Организации, в которых числится более 15 человек, обязаны ежемесячно отчитываться в органы статистики по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате работников). Отчет сдают не позднее 15-го числа. Правила его заполнения прописаны в Приказе Росстата от 02.08.2016 № 379 (в настоящее время утратил силу в связи с изданием Приказа Росстата от 01.09.2017 № 566 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников»).

Обратите внимание: в отчет внесены технические правки, см. Приказ Росстата от 04.08.2018 № 485.

Также до 15-го числа каждого месяца необходимо подготовить и направить сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М). Регулярно в Пенсионном фонде хотят узнавать о работниках, с которыми заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры. Нормативные акты, которые вводят и описывают форму СЗВ-М, — Постановление Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п и Постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п.

Про особенности заполнения этого отчета читайте в нашей подборке.

Ежеквартальные отчеты

Организации, средняя численность работников которых не превышает 15 человек, должны отчитываться по форме П-4 в органы статистики ежеквартально. Срок сдачи отчетов — не позднее 15-ого числа месяца, следующего за отчетным периодом. Правила заполнения утверждены в Приказе Росстата от 02.08.2016 № 379 (в настоящее время утратил силу в связи с изданием Приказа Росстата от 01.09.2017 № 566 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников»).

Обратите внимание: в отчет внесены технические правки, см. Приказ Росстата от 04.08.2018 № 485.

Ежегодные отчеты

В сентябре (конкретная дата не установлена) в военкомат следует направлять списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября — списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.

Форма отчетных списков дана в Приложении № 11 к Методическим рекомендациям, утвержденным Минобороны России 11.07.2017.

До 1 декабря каждого года в военные комиссариаты необходимо сдавать «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе», готовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата.

Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, работодатели должны сдать форму СЗВ-СТАЖ — сведения о страховом стаже застрахованных лиц. Отметим, что при увольнении сотрудника или его намерении уйти в отпуск этот документ необходимо направить в ПФР в трехдневный срок со дня обращения работника с заявлением. Сам отчет утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п, здесь же представлен порядок его заполнения.

До 20 января года, следующего за отчетным, в органах статистики ждут форму № 1-Т (условия труда). Его не должны сдавать только субъекты малого предпринимательства. Остальным рекомендуем ознакомиться с Приказом Росстата от 01.09.2017 № 566, а также изучить материалы, которые мы подготовили на эту тему. Обратите внимание, что согласно Приказу Росстата от 04.08.2018 № 485, срок подачи переносится на 21 января 2019 года. При этом если компания не осуществляет деятельность определенную часть периода отчетности, она все равно заполняет и передает форму на общих основаниях, обозначая при этом дату, когда работа не велась.

Еще один ежегодный отчет — форма № 7-травматизм. Ее необходимо заполнить и отправить в срок до 25 января с учетом требований Приказа Росстата от 21.06.2017 № 417. Не отчитываются микропредприятия, а также организации, которые занимаются определенными видами деятельности — образованием, кредитно-финансовой деятельностью, пр.

Периодические отчеты

Органы статистики часто запрашивают информацию не каждый год, а раз в 2 года или за более длительный срок. Так, в 2018 году некоторым потребуется сдать форму № 57-Т («Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям»), срок предоставления — до 30 ноября. Отчет и правила его заполнения утверждены Приказом Росстата от 26.06.2017 № 430.

Еще один нерегулярный отчет — форма № 1-кадры («Сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций»). Его сдают в срок до 3 февраля 1 раз в 3-4 года. Документ и порядок заполнения утверждены Приказом Росстата от 28.09.2016 № 554.

Проверочный лист

Публикуем итоговую таблицу, чтобы можно было проверить, какие отчеты по кадрам надо сдавать в 2018 году.

Удостоверьтесь, все ли отчеты вы сдали в этом месяце.

Отчетность по персоналу

Ведение обязательного персонифицированного учета на предприятиях предполагает регулярную подготовку отчетности по персоналу с последующей сдачей отчетов в пенсионный и налоговый органы. Отчетность по персоналу состоит из таких обязательных документов:

• Формы СЗВ-1, имеющей сведения о стаже и уже начисленных взносах. Подается не всегда, а в случаях возникновения предпосылок (назначение досрочной пенсии, выделение отдельного периода по уходу за детьми).

• Формы СЗВ 4-2, включающей информацию о начисленных взносах и стаже. Предоставляется в случаях, если за определенный период не возникало предпосылок для назначения срочных трудовых пенсий.

Смотрите так же:  Когда подается декларация на возврат подоходного налога

• Формы АДВ-11, включающей информацию об уплате обязательных взносов на пенсионное страхование.

• Формы АДВ -6-1, являющейся описью подаваемых документов в отчетности по персоналу.

• Кроме того, в контролирующие государственные органы подается список персонала, оформленный в произвольном порядке.

Законодательство определяет ежеквартальную сдачу отчетности по персоналу. Это обязанность всех юридических лиц, работающих во всех сферах промышленности, торговали и услуг, даже в периоды простоев и нулевой финансовой деятельности.

Часть компаний содержит штатных сотрудников, отвечающих за ведение персонифицированного учета и, соответственно, составление отчетности. Как правило, в небольших организациях это нецелесообразно с экономической точки зрения. Поэтому более выгодно обратиться в нашу компанию. Мы вовремя подготовим документацию, составим отчетность по персоналу без ошибок и подадим ее на проверку, соблюдая определенные законодательством сроки.

Какие отчеты помогут финансовому директору контролировать расходы на персонал

Как сформировать перечень управленческих отчетов о персонале

Информация может быть представлена в различных аналитических разрезах – по технологическим переделам, структурным единицам, направлениям бизнеса и т. д.

Какие показатели включить в управленческую отчетность о персонале

Какие нужны источники информации для подготовки отчетности о персонале

Проверь свои знания и приобрети новые

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Регламент контроля расходов на оплату труда

Чтобы избежать необоснованного роста затрат на персонал, закрепите в регламенте правила, по которым бухгалтерия рассчитывает премии сотрудникам.

Все для контроля долгов компании

Комплект рекомендаций, которые помогут повысить эффективность управления кредитным портфелем.

Самые популярные статьи января: выбор главного редактора

Проверьте данные о собственнике компании

Выясните, есть ли данные о собственнике, из-за которых банк может отказать компании в кредите.

Как провести SWOT-анализ компании

Воспользуйтесь пошаговой инструкцией для проведения SWOT- анализа

Самые популярные статьи месяца: выбор читателей

Оценка финансовой устойчивости

Докажите кредиторам, что компании можно предоставлять длительную рассрочку платежа, убедите банк, что она справится с новыми кредитами и сможет вовремя расплатиться по всем своим обязательствам.

© 2007–2018 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Финансовый директор».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Кадровая отчетность в 2018 году: календарь кадровика

«Одноразовые» кадровые отчеты в 2018 году

Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор с иностранным гражданином, обязаны уведомить об этом подразделение МВД по вопросам миграции. Сроки уведомления — в течение 3 дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена Приказом ФМС России от 28.06.2010 № 147.

Если в организацию принимают военнообязанного гражданина, пребывающего в запасе, в военный комиссариат необходимо направить соответствующее извещение. На его подготовку есть 2 недели. Аналогичное извещение в указанные сроки необходимо направить в том случае, если с военнообязанным в запасе расторгают трудовой договор (Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017). Кроме того, законодательство требует передавать информацию об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работника, подлежащего воинскому учету (Приложение № 13).

Служба занятости

Какие отчеты сдает отдел кадров, если организацию планируется ликвидировать либо планируется сокращение штата? Первым делом об этом необходимо уведомить службу занятости. Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению работников. Если ликвидируется ИП, то ему необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели.

Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».

Ежемесячные отчеты кадровика в 2018 году

Служба занятости

Работодатели обязаны ежемесячно до 25 числа информировать службу занятости о наличии свободных мест (квотируемые места для инвалидов). Бланк уведомления не установлен, но определенные требования все-таки есть.

Организации, в которых числится более 15 человек, обязаны ежемесячно отчитываться в органы статистики по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате работников). Отчет сдают не позднее 15-го числа. Правила его заполнения прописаны в Приказе Росстата от 02.08.2016 № 379 (в настоящее время утратил силу в связи с изданием Приказа Росстата от 01.09.2017 № 566 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников»).

Обратите внимание: в отчет внесены технические правки, см. Приказ Росстата от 04.08.2018 № 485.

Также до 15-го числа каждого месяца необходимо подготовить и направить сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М). Регулярно в Пенсионном фонде хотят узнавать о работниках, с которыми заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры. Нормативные акты, которые вводят и описывают форму СЗВ-М, — Постановление Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п и Постановление Правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п.

Про особенности заполнения этого отчета читайте в нашей подборке.

Ежеквартальные отчеты

Организации, средняя численность работников которых не превышает 15 человек, должны отчитываться по форме П-4 в органы статистики ежеквартально. Срок сдачи отчетов — не позднее 15-ого числа месяца, следующего за отчетным периодом. Правила заполнения утверждены в Приказе Росстата от 02.08.2016 № 379 (в настоящее время утратил силу в связи с изданием Приказа Росстата от 01.09.2017 № 566 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников»).

Обратите внимание: в отчет внесены технические правки, см. Приказ Росстата от 04.08.2018 № 485.

Ежегодные отчеты

В сентябре (конкретная дата не установлена) в военкомат следует направлять списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября — списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.

Форма отчетных списков дана в Приложении № 11 к Методическим рекомендациям, утвержденным Минобороны России 11.07.2017.

До 1 декабря каждого года в военные комиссариаты необходимо сдавать «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе», готовить для сверки личные карточки работников с учетными данными военного комиссариата.

Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, работодатели должны сдать форму СЗВ-СТАЖ — сведения о страховом стаже застрахованных лиц. Отметим, что при увольнении сотрудника или его намерении уйти в отпуск этот документ необходимо направить в ПФР в трехдневный срок со дня обращения работника с заявлением. Сам отчет утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п, здесь же представлен порядок его заполнения.

До 20 января года, следующего за отчетным, в органах статистики ждут форму № 1-Т (условия труда). Его не должны сдавать только субъекты малого предпринимательства. Остальным рекомендуем ознакомиться с Приказом Росстата от 01.09.2017 № 566, а также изучить материалы, которые мы подготовили на эту тему. Обратите внимание, что согласно Приказу Росстата от 04.08.2018 № 485, срок подачи переносится на 21 января 2019 года. При этом если компания не осуществляет деятельность определенную часть периода отчетности, она все равно заполняет и передает форму на общих основаниях, обозначая при этом дату, когда работа не велась.

Смотрите так же:  Документы на налоговый вычет при покупке квартиры в 2019 году

Еще один ежегодный отчет — форма № 7-травматизм. Ее необходимо заполнить и отправить в срок до 25 января с учетом требований Приказа Росстата от 21.06.2017 № 417. Не отчитываются микропредприятия, а также организации, которые занимаются определенными видами деятельности — образованием, кредитно-финансовой деятельностью, пр.

Периодические отчеты

Органы статистики часто запрашивают информацию не каждый год, а раз в 2 года или за более длительный срок. Так, в 2018 году некоторым потребуется сдать форму № 57-Т («Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям»), срок предоставления — до 30 ноября. Отчет и правила его заполнения утверждены Приказом Росстата от 26.06.2017 № 430.

Еще один нерегулярный отчет — форма № 1-кадры («Сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций»). Его сдают в срок до 3 февраля 1 раз в 3-4 года. Документ и порядок заполнения утверждены Приказом Росстата от 28.09.2016 № 554.

Проверочный лист

Публикуем итоговую таблицу, чтобы можно было проверить, какие отчеты по кадрам надо сдавать в 2018 году.

Удостоверьтесь, все ли отчеты вы сдали в этом месяце.

Система контроля и отчетности персонала

Система контроля и отчетности персонала

1. Что такое система контроля и отчетности

Это система, которая позволяет контролировать количество действий, совершенных сотрудниками, и их соответствие стандартам, принятым на предприятии. Всю информацию нужно анализировать, чтобы корректировать направления, а также технологии продаж.

У многих моих клиентов я сталкиваюсь с одной и той же проблемой: замеры показателей ведутся, но систематически не анализируются, то есть компания наращивает большой объем статистики. Например, записи телефонных разговоров ведутся, но нет ответственного, который бы анализировал звонки, делил их на успешные и провальные, проводил разбор полетов в отделе продаж.

Без системы контроля и отчетности эффективно не работают ни скрипты, ни офферы (специальные предложения), ни системы продаж и найма – ничего из того, что должно работать системно. Особенно на этапе внедрения, когда сотрудникам приходится выполнять новые функции за прежнюю зарплату. Если вы не замеряете количественно и качественно выполнение каких-либо процессов, вы их не контролируете. А если не контролируете, со временем их перестанут выполнять либо будут делать криво, для галочки или в 10 раз меньше, чем вы хотите.

2. Какие мероприятия могут входить в систему

? Отчеты по выполнению процессов и по результатам работы.

? Разные звукозаписывающие и видеозаписывающие системы, которые позволяют контролировать качество совершаемых звонков, проводимых встреч и других видов обслуживания клиентов.

? Проведение акции «Тайный клиент», позволяющей получить срез качества обслуживания клиентов.

? Планерки и совещания, на которых обсуждаются показатели и создаются планы на следующую неделю, месяц, квартал.

? Назначение ответственных за реализацию функций системы контроля и отчетности.

3. Два основополагающих момента в системе

Первый момент – контроль за процессом. Предполагает контроль за выполнением работы сотрудниками в соответствии с регламентами, принятыми в компании. Чтобы контролировать процесс, он должен быть подробно прописан, чтобы каждый сотрудник понимал, как правильно выполнять даже самые мелкие детали процесса. Контролировать процесс можно лишь выборочно: если полностью, придется нанять в штат по контролеру для каждого сотрудника. Выборочный контроль предполагает набор контрольно-ревизионных действий, которые проводятся систематически и постоянно. Пример: выборочное прослушивание телефонных разговоров менеджеров и выявление их соответствия скрипту телефонного разговора, по которому они должны работать. Важно, чтобы время выборочного контроля нельзя было предугадать, но сотрудники знали, что он проводится. Для этого нужно раз в месяц на планерке говорить, что сделано хорошо, а что можно улучшить, со ссылками на телефонные переговоры и записи встреч с клиентами.

Что можно контролировать в процессе

? Телефонные разговоры по скриптам.

? Грамотную отработку возражений.

? Проведение встречи по сценарию.

? Время прихода на работу.

? Работу с рекламациями.

? Соответствие рабочего дня менеджера рабочим блокам.

? Качество консультации по продукту при личной беседе в офисе.

Второй момент – контроль за результатом Такой контроль предполагает замер результатов действий сотрудников. Например, конверсия исходящих телефонных разговоров отдела по привлечению клиентов (Lead Generation), если сотрудники делают 50 звонков в день и по их итогам назначают две встречи, равна 2 %. Важно, чтобы вы знали не только, какие действия и в каком количестве совершают ваши сотрудники, но и какие результаты они дают. Для этого их нужно замерять и требовать отчеты от сотрудников. Результаты работы должны быть измеримы!

Какие результаты можно контролировать

? Объем продаж за день.

? Количество отправленных счетов.

? Количество проведенных встреч.

? Конверсию звонков (процент перехода из потенциальных клиентов в реальные, которые сделали покупку).

? Количество новых клиентов в день/неделю.

? Средний чек на допродажу.

? Количество товаров в среднем чеке.

Еще важно назначить ответственного за контроль и отчетность, определить, кто будет отвечать за то, чтобы все отчеты были заполнены в срок, проверять менеджеров, сверять фактическую информацию с представленной в отчете, готовить сводную таблицу генеральному директору. Чаще всего это руководитель отдела продаж. Но можно передать эту функцию специальному подразделению – отделу внутреннего контроля.

4. Пошаговая инструкция построения системы

Как говорилось выше, система контроля и отчетности состоит из двух блоков – контроля за процессом и контроля за результатом.

1. Определить, для каких сотрудников строится система контроля и отчетности. Например, отдел продаж (менеджеры отдела продаж и его руководитель).

2. Определить, какие измеримые действия сотрудников приводят к результату. Например, холодные звонки, назначенные встречи, количество допродаж и т. д. Выписать их.

3. Составить график рабочей недели/рабочего дня. Расписать все крупными блоками по три-четыре часа.

8:45 – приход на работу

9:00–9:15 – утренняя летучка

10:00–12:00 – блок холодных звонков

12:00–13:00 – звонки теплым клиентам

14:00–17:00 – подготовка коммерческих предложений (по вторникам – встречи)

17:00–18:00 – заполнение отчетности, составление списка для обзвона на завтрашний день, электронная почта.

4. Разработать мероприятия по контролю за процессом.

Контролировать процесс можно, если у вас описаны процессы, функции и есть инструкции на выполнение конкретного вида работ. Тогда контролировать просто – достаточно сравнить реальные действия со стандартом или инструкцией.

5. Разработать мероприятия по контролю за результатом. Для этого нужно стандартизировать минимальное количество действий, которое должен совершать в день сотрудник.

6. Прописать инструкции по осуществлению контроля и его периодичность.

7. Назначить ответственного. Подготовить чек-лист (список) (табл. 5.1).

Таблица 5.1. Функции контроля процесса и результата (пример)

5. Пример инструкции «Контроль телефонного разговора по скрипту»

Для проверяющего важно знать скрипт продаж наизусть.

Отметить галочкой, если этап продаж выполнен.

? Грамотное выявление потребностей. Задал вопросы по скрипту.

? Презентация товара, показать ценность для клиента.

? Техника «вбивание крюка».

? Получение обязательств от клиента или точная договоренность.

? Минимально – попытка менеджера.

? Контроль за допродажами.

? Выявление потребностей для допродаж.

? Задать три вопроса.

? Допродажи по таблице upsell.

6. Пример инструкции «Контроль звонков для ответственного»

1. Сохранить 30 записей в mp3-формате:

• записи более 30 секунд;

2. Прослушать на предмет выявления нарушения процессов:

• занести данные в мини-отчет.

3. Проверить заполнение таблиц на реактивацию:

Author: admin