Как оформить инвентаризацию материалов

Проводки по инвентаризации ТМЦ

В соответствии с правилами бухгалтерского учета, действующими на территории России, все предприятия обязаны периодически проводить ревизию товарно-материальных ценностей, активов и обязательств. В результате такой сверки могут быть выявлены излишки или недостача ТМЦ. В связи с этим существенное значение приобретает порядок оприходования излишков материалов, выявленных при инвентаризации, или же способы списания недостающего имущества.

Федеральным законом «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что каждая отечественная компания обязана проводить инвентаризацию своего имущества и неимущественных прав.

Министерство финансов Российской Федерации в Приказе от 13.06.1995 N 49 утвердило Методические указания, являющиеся основным документом, регламентирующим порядок и способы инвентаризации материалов и учет ее результатов.

По общему правилу сверки могут быть следующих видов:

  • обязательная ревизия, проводимая в случаях, описанных Минфином России в вышеназванном нормативном акте;
  • инициативная проверка, назначаемая по воле предприятия.

Министерство финансов РФ в пункте 1.4 Методических указаний обозначило основные цели инвентаризации:

  • проверка фактического наличия и состояния ТМЦ;
  • соответствие реальных данных сведениям бухучета;
  • установление полноты и достоверности учета обязательств.

Идеальным итогом сверки будут полное соответствие количества обнаруженных запасов данным, отраженным в бухгалтерии предприятия. При этом нельзя исключать ситуации, когда при инвентаризации выявлен излишек материалов или их недостача.

В указанном случае общий порядок оформления итогов ревизии заключается в обязательном заполнении формы № ИНВ-3 , утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 N 88 и подлежащей подписанию всеми без исключения членами инвентаризационной комиссии. Поименный состав такого органа указывается в соответствующем приказе руководства организации.

Если по результатам инвентаризации выявлена недостача материалов или их избыток, необходимо заполнить сличительную ведомость по форме № ИНВ-19 . Названный документ утвержден Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 N 88 и применяется для подведения итогов ревизии товарно-материальных ценностей.

Помимо документального оформления результатов сверки, особое значение имеют порядок и способы бухгалтерского проведения выявленных расхождений.

Бухгалтерские проводки по инвентаризации ТМЦ

После возможного выявления расхождений между фактическим состоянием имущества и данными бухучета у организации может возникнуть необходимость правильного оформления излишков или недостач.

Пунктом 28 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 N 34н, определено, что если по итогам сверки выявлены излишки, то они должны быть оприходованы по рыночной цене на дату ревизии и зачислены в прочие доходы компании. Излишки материалов, выявленные при инвентаризации, отражаются проводкой по дебету счета 10, которому корреспондирует кредит счета 91.1. Соответствующий план счетов утвержден Приказом Министерства финансов России от 31.10.2000 N 94н.

Если порядок учета товарно-материальных ценностей сверх данных отчетности может оформляться только проводкой, указанной выше, то правила для списания недоимки несколько иные.

Согласно подпункту «б» пункта 28 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, для правильной проводки недостачи материалов, выявленной в результате инвентаризации, необходимо учитывать объем уменьшения ТМЦ.

Результат инвентаризации в виде недостатка ценностей отражается в бухучете как дебет счета 94, кредит 91.1.

Для списания сумм уменьшения имущества предприятию следует принимать к сведению объем недостачи:

  • если убыль в пределах норм: дебет 96, кредит 94;
  • сверхнормативный убыток, компенсируемый виновником в пределах балансовой стоимости: по дебету 73.02, которому корреспондирует 94;
  • взыскание ущерба в размере, превышающем балансовую цену, с ответственного работника: дебет счета 73.02 в связке с 91.1;
  • в случае невозможности переложить негативные последствия на иных лиц оформить списание можно в виде: по дебету 91.2, кредиту 94.

Каждому работнику бухгалтерии, оформляющему соответствующие операции, следует принимать решение о применении тех или иных счетов с учетом фактических обстоятельств.

Важно помнить, что опись по форме № ИНВ-3 , как и сличительная ведомость № ИНВ-19 , являются основанием для бухгалтерских проводок излишков материалов, выявленных в результате инвентаризации. При оформлении убыли используются эти же документы.

Обязательная ежегодная инвентаризация в учреждении

Автор: Тамара Щербина, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»

Газета «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск № 4/2017

Рассказываем все об инвентаризации по порядку: порядок проведения, кто принимает участие и как оформить инвентаризацию в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0.

В инвентаризации принимают участие специально созданная комиссия и материально ответственные лица. В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены представители администрации организации, работники бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, техники и т.д.). Перечень членов постоянно действующей и рабочей комиссий должен быть отражен в приказе, который утверждает руководитель учреждения. Материально ответственные сотрудники как заинтересованные лица в комиссию не входят. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств из числа членов постоянно действующей комиссии могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Следует учесть, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может служить основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

С чего начать инвентаризацию

Перед началом проверки руководитель издает приказ о проведении инвентаризации; комиссия собирает приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денег с указанием «до инвентаризации на «дату», что будет служить основанием для определения остатков к началу инвентаризации. Также перед началом инвентаризации у материально ответственного лица берется расписка, что на момент начала проведения инвентаризации он сдал все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии и все ценности оприходованы или списаны.

Для проведения инвентаризации комиссией формируются инвентаризационные описи, составленные по унифицированным бланкам. Описи по имуществу, в том числе по бланкам строгой отчетности и денежным документам, составляются по каждому материально ответственному лицу и распечатываются в двух экземплярах: один для бухгалтерии, а второй – для сотрудника, отвечающего за сохранность ценностей. Также указывается место проведения инвентаризации, количество объектов и наименование по номенклатуре в единицах измерения, приятых в учете.

При подсчете денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены комиссией как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

При допуске ошибки в документе она исправляется, неверные данные зачеркиваются и указываются верные. Все внесенные исправления должны быть заверены всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. Результаты инвентаризации сначала фиксируются в описях — на последней странице должна быть сделана отметка о количестве, подсчетов итогов и проверке цен, под подписи лиц, проводивших проверку. Кроме того, в конце материально ответственные лица дают расписку о проверке товаров в их присутствии, об отсутствии претензий, принятии объектов перечисленных в описи на хранение.

В ходе проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску товара по инвентаризуемой группе должны быть прекращены, а ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации.

Оформление результатов

Если в результате проверки выявлены излишки или недостача, то эти данные оформляются в ведомости расхождений. Составляется она только по имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

В соответствии с Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н результаты инвентаризации оформляются следующими документами:

инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам НФА (ф.0504087);

инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф.0504088);

инвентаризационная опись (сличительная ведомость) БСО и денежных документов (ф. 0504086);

инвентаризационная опись ценных бумаг (ф.0504081);

-инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф.0504082);

инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф.0504083);

инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф.0504089);

инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф.0504091);

акт о результатах инвентаризации (ф.0504835);

ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф.0504092).

Также необходимо отразить расхождения в годовой отчетности учреждения: бюджетным и автономным – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503760), а казенным – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503160).

Инвентаризация в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.1.0, представлены разные документы для отражения данных по инвентаризации:

Инвентаризация денежных документов.

Инвентаризация денежных средств.

Инвентаризация расчетов по поступлениям.

Инвентаризация остатков на счетах учета денежных средств.

Инвентаризация материалов на счете 105.

Инвентаризация материалов (забалансовый учет) и другие.

Доступ к документам инвентаризации можно получить по следующему пути «Бухгалтерский учет» – «Инвентаризация».

Для подробного рассмотрения функционала программы можно взять на пример инвентаризацию материальных запасов на счете 105 и инвентаризацию драгметаллов.

Для автоматического заполнения данных о постоянно действующей инвентарной и рабочей комиссиях рекомендуется внести информацию в справочник «Постоянно действующие комиссии». Его можно найти по следующему пути «Операции» – Справочники» – «Постоянно действующие комиссии».

В справочнике заполняются данные о наименовании комиссии, приказ, на основании которого она действует, и информация о членах, входящих в состав постоянно действующего состава комиссии.

Для проведения инвентаризации материалов, числящихся на балансе учреждения, используется документ «Инвентаризация материалов на счете 105»

В документе инвентаризации материалов указываются:

дата документа – дата, по состоянию на которую будут сличаться учетные данные с фактическими;

центр материальной ответственности – материально ответственное лицо и подразделение, в котором производится инвентаризация;

Документ заполняется автоматически по данным учета при нажатии кнопки «Заполнить по данным учета».

Из данного документа можно сформировать инвентаризационную опись (сличительную ведомость), в которой отражаются данные по объектам нефинансовых активов на основании информации по бухгалтерскому учету.

В инвентаризационной описи, утвержденной комиссией, проставляются данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей.

Также из документа инвентаризации по счету 105 можно распечатать ИНВ-22 (Приказ) – Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (Унифицированная форма ИНВ-22, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88)

После завершения инвентаризации в документ вносятся данные о фактическом наличии материальных ценностей (нефинансовых активов) в графах с префиксом «ФУ»:

Если в ходе инвентаризации обнаружены товарно-материальные ценности, которые не отражены в учете (излишки), через создание добавляется новая номенклатура и данные о ней. Вся информация по выявленным излишкам и недостачам отражается во вкладке «Результаты».

В программе также есть возможность считывать данные об объектах инвентаризации с помощью штрихкодирования и использования терминалов сбора данных (ТСД). В этом случае данные из документов инвентаризации объектов можно выгружать в ТСД, а после проведения инвентаризации – автоматически загрузить результаты из ТСД в документы инвентаризации.

Сам документ инвентаризации не несет за собой никаких изменений в бухгалтерском учете и соответствующих проводок. Он является документом, на основании которого можно ввести приходные документы – по результатам выявленных излишков и расходные по недостачам.

На основании инвентаризационных описей, в которых присутствует отклонение фактических данных от учетных, составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации, в которой фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета.

Данный документ можно заполнить автоматически по кнопке «Заполнить» после указания материально ответственного лица, а также даты начала и окончания инвентаризации.

На закладке «Ведомость расхождений» следует отразить установленные расхождения с данными бухгалтерского учета.

Эту информацию можно ввести автоматически по данным документов, указанных на закладке «Инвентаризационные описи». Для этого следует нажать кнопку «Заполнить по описям».

На основании документа можно ввести документ «Акт о результатах инвентаризации», который предназначен для оформления итогов инвентаризации и печати акта о результатах инвентаризации по форме 0504835.

При вводе на основании документа «Акт о результатах инвентаризации» на вкладке «Инвентаризационные описи» отражаются документы инвентаризации, зарегистрированные в документе «Ведомость расхождений по результатам инвентаризации». Также на основании данного документа можно сформировать печатную форму 0504835 «Акт о результатах инвентаризации».

Инвентаризацию драгметаллов, содержащихся в эксплуатируемых изделиях можно провести с помощью документа «Инвентаризация драгметаллов».

Для формирования документа указывается материальное лицо, по которому необходимо сформировать данные, и заполняются данные по одному из признаков:

счета по материалам.

В табличной части, расположенной слева, отражаются счета учета, по которым проводится проверка, а справа по кнопке «Заполнить по данным учета» указываются объекты, содержащие драгметаллы.

Следует учесть, что для того, чтобы список заполнился, в карточке объекта на вкладке «Драгметаллы» должны быть внесены сведения по содержанию драгоценных металлов.

Данные о металлах в самом документе инвентаризации не отражаются. Их можно увидеть при формировании унифицированной печатной формы «Инвентаризационная опись ИНВ 8-а».

В печатной форме формируются данные по драгоценным металлам, отраженным в учете. Информация по факту, установленная комиссией, заполняется в печатной форме вручную.

Документальное оформление инвентаризации

Инвентаризация на предприятиях назначается для того, чтобы получить достоверную картину наличия материалов и продукции и создания базы для бухгалтерского учёта. Данная процедура выступает в качестве дополнения к постоянному документированию движения основных и оборотных фондов.

Ещё одной важной задачей инвентаризационного учёта может считаться контроль руководства предприятия над всей материально-технической базой, складскими запасами и так далее. Подобный контроль необходим не только для обнаружения возможных недостач, но и для создания условий, препятствующих их появлению.

Порядок инвентаризационного учёта

Смотрите так же:  Семейные пособия на детей

Вся процедура представляет собой чёткую последовательность действий и оформления определённых документов.

Документирование процесса инвентаризации

В Постановлении Госкомстата РФ №36 от 03.05.2000 перечислены все типовые документы для оформления каждого из этапов инвентаризации:

  • ИНВ 22. Это приказ руководства организации или предприятия о проведении инвентаризационного учёта в оговорённые сроки и с указанным составом комиссии;
  • ИНВ 3. Это акт, который отражает фактическое наличие материальных ценностей в момент процедуры проверки. Данные этого акта не позволяют судить о тех материалах или продукции, которых на данный момент нет на складе;
  • ИНВ 4. Акт, содержащий стоимостную оценку всех материальных ценностей, имеющихся на местах хранения на момент проверки. Данные акта являются следствием акта формы ИНВ 3;
  • ИНВ 5. Акт, содержащий сведения обо всех материальных ценностях, принятых на хранение;
  • ИНВ 6. Акт, содержащий сведения обо всех материалах или продукции, находящихся в пути и которых на момент проверки на складе нет;
  • ИНВ 13. Ведомость сличения фактического наличия материалов и продукции с учётными данными. На основе данных этой ведомости составляется акт ИНВ 19;
  • ИНВ 19. Акт, отражающий несоответствие данных бухгалтерского учёта по каждой позиции и фактического наличия материальных ценностей;
  • ИНВ 26. Итоговый акт, содержащий обобщённые сведения о результатах проверки. В нём отражаются все позиции, по которым нет разногласий в данных, и все позиции, которые не согласуются с исходными данными бухучёта.

Вся эта первичная учётная документация позволяет руководству компании своевременно выявлять расхождения в данных бухгалтерии и фактического наличия материалов.

Правила заполнения учётной документации для инвентаризационной проверки

В Постановлении Госкомстата оговариваются общие правила заполнения актов и ведомостей для документирования результатов инвентаризации:

  • заполнение первичных документов допускается, как ручным, так и машинописным способом;
  • исправление записей допускается при условии наличия соответствующей сноски («исправленному верить» и тому подобной), подписанной членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственного лица;
  • подписанный акт не должен содержать пустых граф, то есть любые поля документа, которые не содержат никакой информации, должны быть перечёркнуты; это делается для исключения внесения изменений и дополнений в документ уже после его подписания всеми причастными лицами;
  • все обозначения в актах должны соответствовать данным бухгалтерского учёта (номенклатура, единицы измерения и так далее);
  • многостраничные акты должны быть скреплены, чтобы исключить возможность их разделения; каждая страница в таких документах должна иметь свою нумерацию;
  • первичные документы инвентаризационного учёта должны быть подписаны всеми участвующими в нём работниками.

Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации

Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель — проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не все организации понимают важность проведения инвентаризации, превращая ее в формальность. Однако, только в ходе данной процедуры можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, откорректировать учет, и, что самое главное, минимизировать налоговые риски.

Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. )

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Что необходимо проверить при инвентаризации?

Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.

В обязательном порядке необходимо проверить:

  • нематериальные активы;
  • основные средства;
  • финансовые вложения;
  • товарно-материальные ценности;
  • незавершенное производство и расходы будущих периодов;
  • денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
  • расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
  • резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
  • активы и обязательства компании.

Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету, Контур.Школа: «Не обязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно » .

Основные этапы проведения инвентаризации:

1. Подготовительный этап:

  • подготовка приказа о проведении инвентаризации;
  • формирование инвентаризационной комиссии;
  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
  • получение расписок от материально ответственных лиц и т д.
  • распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).

2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

  • Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
  • Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Выявлены излишки имущества

Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).

Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.

Бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).

Ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако, инспекция может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения учетных данных с реальными. Хоть это и не просто сделать за предыдущие периоды, но ничего невозможного нет.

Советуем посмотреть запись вебинара «Как провести и оформить инвентаризацию в бухгалтерском и налоговом учете». Лектор на практических примерах покажет, как сделать корректировки в бухгалтерском учете, если при инвентаризации выявлены излишки или недостача. А также разберет наиболее спорные и вызывающие трудности вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.

Инвентаризация материально-производственных запасов

Инвентаризация — это то, с чем любая организация обязательно столкнется, ведь согласно ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) активы подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами (ст. 11 Закона о бухгалтерском учете). Иными словами, руководитель организации устанавливает случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации и утверждает его, например, в качестве приложения в учетной политике (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Случаи обязательного проведения инвентаризации установлены п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (далее — Положение № 34н) и п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее — Методические указания по учету МПЗ).

Итак, инвентаризация обязательна:

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;

— при смене материально ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации организации;

— в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов наиболее подробно описан в Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее — Методические указания № 49).

Для начала, отметим, что ст. 9 Закона о бухгалтерском учете установлено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель (путем утверждения их в учетной политике). Поэтому организация вправе применять как унифицированные формы документов, так и самостоятельно разработанные, при условии наличия в них обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Далее в настоящей статье будут приводиться унифицированные формы документов. Но помните, что организация вправе самостоятельно разработать тот или иной документ, закрепив его форму в приложении к учетной политике по бухгалтерскому учету.

Проведение инвентаризации начинается с издания приказа (постановления, распоряжения) руководителя организации о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88), в котором устанавливается:

— состав рабочей инвентаризационной комиссии. Отметим, что в силу п. 2.2 Методических указаний № 49 для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Согласно п. 2.3 Методических указаний № 49 в состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. При этом нельзя не отметить, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными;

— объем инвентаризуемого имущества. Он будет зависеть от причины проведения инвентаризации. Если это инвентаризация перед составлением годовой отчетности, то в соответствии с п. 1.3 Методических указаний № 49 инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Если же инвентаризация проводится по причине смены материально-ответственного лица, например кладовщика, то инвентаризироваться будет только имущество, закрепленное за данным лицом, поэтому затрагивать иные участки учета нет необходимости;

Смотрите так же:  Бухучет и договор цессии

— сроки проведения инвентаризации;

— дата сдачи материалов в бухгалтерию.

Законодательно обязательные требования к продолжительности проведения инвентаризации и срокам сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию не установлены. Поэтому определяются они исходя из потребностей организации.

Приказ на проведение инвентаризации регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88) и передается председателю инвентаризационной комиссии.

Подготовительный этап

После издания приказа о проведении инвентаризации в организации начинается подготовка к инвентаризации по местам хранения товаров.

Так, согласно п. 2.4 Методических указаний № 49 до начала проверки фактического наличия товаров инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товаров.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение товаров или доверенности на получение товаров.

На этом подготовительный этап проведения инвентаризации завершается и начинается непосредственно инвентаризация.

Виды проверок при инвентаризации

При проведении инвентаризации фактически используются два вида проверок:

При натуральной проверке объекты инвентаризации непосредственно наблюдаемы, их количество определяется путем подсчета, взвешивания, обмера (п. 2.7 Методических указаний № 49). Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний № 49).

При документальной проверке наличие объекта учета подтверждается непосредственно документами.

Так, п. 2.7 Методических указаний № 49 предусматривает, что по материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Отметим, что на товары, находящееся на ответственном хранении, составляются отдельные описи (п. 2.11 Методических указаний № 49).

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в выше приведенном порядке (п. 2.13 Методический указаний № 49).

В соответствии с п. 2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:

— используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

— предназначенные для продажи;

— используемые для управленческих нужд организации.

При определении порядка инвентаризации МПЗ необходимо руководствоваться не только Методическими указаниями № 49, но и Методическими указаниями по учету МПЗ.

Пунктом 24 Методических указаний по учету МПЗ установлено, что при организации работы по проведению инвентаризаций проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, где склады (кладовые) подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В отдельных подразделениях организации склады (кладовые) могут отсутствовать.

Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (бухгалтера — при отсутствии в штате должности главного бухгалтера).

В пункте 28 Методических указаний по учету МПЗ приведены обязанности бухгалтерской службы организации. Это обязанности:

— осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;

— требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;

— следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;

— отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

Проведение и документирование инвентаризации

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка (ранее о ней говорилось), которая включена в заголовочную часть формы инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей № ИНВ-3, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Именно инвентаризационная опись по форме № ИНВ-3 применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения и на всех этапах их движения в организации.

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные МПЗ составляются соответствующие акты (например, акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей по форме № ТОРГ-15, акт о списании товаров по форме № ТОРГ-16, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132). Данные документы составляются по окончанию проведения инвентаризации при выявлении негодных (испорченных) товаров и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом, утверждается руководителем организации.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 9.

В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении.

Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.

В случае, когда по условиям организации деятельности (производства) инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись, для учета фактического наличия товаров и прочих материальных ценностей на складах в период проведения инвентаризации применяется инвентаризационный ярлык (форма № ИНВ-2, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). Данный документ оформляется ежедневно (если в течение дня произвести подсчет товара нет возможности).

Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения.

Данные формы № ИНВ-2 используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-3.

Согласно п. 3.20 Методических указаний № 49 инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути — расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным — копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций — сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

В соответствии с п. 3.21 Методических указаний № 49 описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В случае наличия в организации отгруженных товарно-материальных ценностей, для оформления инвентаризации по ним применяется акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных по форме № ИНВ-4, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

На товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные покупателями в срок, составляются отдельные акты (по форме ИНВ-4).

Согласно п. 3.22 Методических указаний № 49 в описях ИНВ-3 на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими, и один экземпляр передается в бухгалтерию.

Второй экземпляр остается у материально ответственного(ых) лица (лиц).

В случае перехода права собственности на отгруженные товарно-материальные ценности в особом порядке (при использовании балансового счета «товары отгруженные») данные для заполнения графы 13 пересчитываются в договорные, контрактные цены.

При наличии в организации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, при инвентаризации применяется инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88).

Опись составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании фактических данных, подписывается ответственными лицами комиссии и материально ответственным(ыми) лицом (лицами).

Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного(ых) лица (лиц).

При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в опись производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре.

Для выявления количества и стоимости товарно-материальных ценностей, которые в момент инвентаризации находятся в пути, применяется акт инвентаризации товарно–материальных ценностей, находящихся в пути (форма № ИНВ-6, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88).

Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании документов, подтверждающих нахождение товарно-материальных ценностей в пути, подписывается, и один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается в комиссии.

В описях (по форме № ИНВ-3) на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета (п. 3.21 Методических указаний № 49).

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи (по форме ИНВ-3) на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение.

В описях ИНВ-3 на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов (п. 3.23 Методических указаний).

В соответствии с п. 3.15, 3.16 Методических указаний № 49 товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи ИНВ-3 данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия (п. 3.17 Методических указаний № 49).

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись ИНВ-3 под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

В описи ИНВ-3 указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма.

Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности (п. 3.18 Методических указаний № 49).

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись ИНВ-3 под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации.

В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии (п. 3.19 Методических указаний № 49).

В описях ИНВ-3 на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов (п. 3.24 Методических указаний № 49).

Если при сопоставлении полученных в ходе инвентаризации фактических данных с данными бухгалтерского учета комиссия выявляет расхождения, то она должна их зафиксировать в Сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-19, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Как было сказано выше, на ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному(ым) лицу (лицам).

На заседании инвентаризационной комиссии должны быть рассмотрены и проанализированы все выявленные расхождения и по возможности установлены причины их возникновения для принятия решений по корректировке показателей в бухгалтерском учете. По результатам рассмотрения оформляется Протокол, в котором фиксируются выводы и решения, отражаются результаты проверки. Действующим законодательством не утверждена унифицированная форма протокола, поэтому организации разрабатывает свою форму.

Смотрите так же:  Джеймсон бронуин наследство с условием

В протоколе приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц.

Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации (форму необходимо разработать самостоятельно), неотъемлемой частью которого является предписание по устранению выявленных в ее ходе расхождений фактического наличия имущества и учетных данных, поскольку именно руководитель принимает окончательное решение по результатам инвентаризации, а приказ является основанием для отражения соответствующих решений в бухгалтерском учете.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией, составляемой по форме № ИНВ-26, утв. постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26.

Недостача, излишки и пересортица

Далее рассмотрим порядок учета в случае, если в результате инвентаризации выявлены недостача, излишки или пересортица.

Согласно п. 29 Методических указаний по учету МПЗ по результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

а) излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится:

— в коммерческих организациях — на финансовые результаты;

— в некоммерческих организациях — на увеличение доходов;

б) суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.

Также согласно п. 32 Методических указаний по учету МПЗ взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, указанная разница относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники недостачи не установлены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Таким образом, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы производится по решению руководителя организации, например, на основании приказа руководителя.

Для отражения недостач Планом счетов предусмотрен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По недостачам и порче ценностей записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счетов учета названных ценностей.

Недостача в виде превышения стоимости недостающих ТМЦ над стоимостью ТМЦ, находящихся в излишке, определенная после проведения зачета, списывается со счета 41 или 10 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (подп. «б» п. 29 Методических указаний по учетуМПЗ, Инструкция по применению Плана).

Рассмотрим на примере учет пересортицы.

По результатам инвентаризации выявлена недостача по позиции «шарики синие» в количестве двух единиц на общую сумму 500 руб. (без НДС). В счет данной недостачи засчитаны излишки по позиции «шарики желтые» в количестве 2 единиц на общую сумму 150 руб. (без НДС). Виновных в недостаче лиц не установлено.

Поскольку выявлены недостача и излишек товарно-материальных ценностей одного и того же наименования (шарики) и в тождественных количествах (две единицы), пересортица в рассматриваемой ситуации возможна.

В бухгалтерском учете в результате пересортицы образовалась недостача в размере 350 руб. (500 руб. – 150 руб.)

В бухгалтерском учете будет отражено:

Дебет 10 «Материалы», субсчет «Шарики желтые» (41 «Товары», субсчет «Шарики желтые») Кредит 10 «Материалы», субсчет «Шарики синие» (41 «Товары», субсчет «Шарики синие»)

— 150 руб. — отражена пересортица;

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы», субсчет «Шарики синие» (41 «Товары», субсчет «Шарики синие»)

— 350 руб. (500 руб. – 150 руб.) отражена недостача (разница между недостачей и излишком) в результате зачета пересортицы.

Поскольку виновные лица в рассматриваемом случае не установлены, делаются записи:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.2 «Прочие расходы» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

— 350 руб. — недостача списана в состав прочих расходов.

Если по товарам, по которым выявлена недостача, НДС ранее принимался к вычету (если организация примет такое решение. Данный вопрос будет рассмотрен ниже):

Дебет 19 «НДС» Кредит 68 «НДС»

— восстановлен НДС, ранее принятый к вычету;

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.2 «Прочие расходы» Кредит 19 «НДС»

— восстановленный НДС отнесен в счет прочих расходов.

По результатам инвентаризации выявлена недостача по позиции «шарики синие» в количестве двух единиц на общую сумму 250 руб. (без НДС). В счет данной недостачи засчитаны излишки по позиции «шарики желтые» в количестве двух единиц на общую сумму 600 руб. (без НДС).

После зачета образовался излишек в сумме 350 руб.

Поскольку выявлены недостача и излишек товарно-материальных ценностей одного и того же наименования (шарики) и в тождественных количествах (две единицы), то пересортица в рассматриваемой ситуации возможна.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

Дебет 10 «Материалы», субсчет «Шарики желтые» (41 «Товары», субсчет «Шарики желтые») Кредит 10 «Материалы», субсчет «Шарики синие» (41 «Товары», субсчет «Шарики синие»)

— 250 руб. — отражена пересортица;

Дебет 10 «Материалы», субсчет «Шарики желтые» (41 «Товары», субсчет «Шарики желтые») Кредит 91 «Прочие доходы»

— 350 руб. — отражены излишки ТМЦ в результате зачета пересортицы (разница между недостачей и излишком).

Если по товарам, в отношении которых выявлена недостача, НДС ранее принимался к вычету (если организация примет такое решение, подробнее см. ниже), делаются записи:

Дебет 19 «НДС» Кредит 68 «НДС»

— восстановлен НДС, ранее принятый к вычету;

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 19 «НДС»

— восстановленный НДС отнесен в счет прочих расходов.

Нормами Налогового кодекса РФ зачет недостач и излишков не предусмотрен. Такой вывод подтвержден и судебной практикой (см. Определение ВАС РФ от 19.12.2012 № ВАС-16243/12).

Таким образом, в налоговом учете необходимо отдельно признавать излишки и отдельно признавать недостачу.

Согласно п. 20 ст. 250 НК РФ внереализационными доходами налогоплательщика признаются, в частности, доходы в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.

Согласно подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены.

Однако убытки в виде недостачи материальных ценностей признаются внереализационными расходами только в случае документального подтверждения уполномоченным органом государственной власти факта отсутствия виновных лиц. Такое мнение было высказано ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 22.08.2012 № А19-20632/2011.

Согласно письма Минфина России от 06.12.2012 № 03-03-06/1/630 при документальном подтверждении факта отсутствия виновных лиц в недостаче или в хищении уполномоченным органом государственной власти для целей исчисления налога на прибыль налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков. Следовательно, датой признания убытка от недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц является дата вынесения следователем соответствующего постановления.

Вопрос о необходимости восстановления НДС при обнаружении недостачи является спорным и остается на усмотрение организации. Поясним сказанное.

С одной стороны, в п. 3 ст. 170 НК РФ установлен закрытый перечень случаев восстановления НДС. Указанным пунктом не установлено, что необходимо восстанавливать ранее принятый к вычету НДС в случае недостачи. Такой позиции придерживаются и суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 16.11.2010 № КА-А40/13770-10 по делу № А40-17811/10-127-67, Северо-Кавказского округа от 21.02.2011 по делу № А63-13595/2009)

С другой стороны, контролирующие органы настаивают на том, что при обнаружении недостачи в результате инвентаризации и последующем списании материалов ранее правомерно принятый к вычету НДС необходимо восстановить (см. письма Минфина России от 21.01.2016 № 03-03-06/1/1997, от 19.03.2015 № 03-07-11/15015, от 04.07.2011 № 03-03-06/1/38).

Таким образом, судебная практика свидетельствует о возможных рисках споров с налоговыми органами, если ранее принятый к вычету НДС по товарно-материальным ценностям, в отношении которых была выявлена недостача, не будет восстановлен. Однако окончательное решение принимает организация самостоятельно.

В случае выявления недостачи имеют значение нормы естественной убыли. Не углубляясь в проблематику вопроса о самом понятии естественной убыли, рассмотрим лишь разницу в бухгалтерском и налоговом учете при наличии или отсутствии установленных норм естественной убыли.

Бухгалтерский учет

Итак, если нормы естественной убыли установлены, стоимость приобретения недостающих материально-производственных запасов, выявленных в результате инвентаризации в пределах таких норм относится на расходы по обычным видам деятельности. Сказанное следует из п. 28 Положения № 34н. В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая продукция»)

— списана стоимость утраченного имущества;

Дебет 20 «Основное производство» (25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

— списана недостача в пределах норм естественной убыли.

Стоимость имущества сверх норм естественной убыли, а также стоимость имущества для которого нормы естественной убыли не утверждены могут быть списаны одним из двух способов.

1. Если лицо, виновное в возникновении недостачи установлено, такая стоимость будет взыскана с него.

В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая продукция»)

— списана стоимость утраченного имущества.

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами») Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

— стоимость недостачи отнесена на виновное лицо;

Дебет 50 «Касса» (51 «Расчетный счет», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»)

— стоимость недостачи взыскана с виновного лица.

2. Если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, то стоимость такой недостачи списывается в прочие расходы.

В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая продукция»)

— списана стоимость утраченного имущества;

Дебет 91 «Прочие дохода и расходы» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

— сверхнормативная недостача списана в расходы (списана в расходы недостача, при отсутствии виновных лиц).

Что касается налогового учета, согласно подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли. Это подтверждает и Минфин Росси в письме от 06.07.2015 № 03-03-06/1/38849.

Далее разберемся с учетом недостачи сверх норм естественной убыли и недостачи для которой нормы вовсе не утверждены.

В налоговом учете аналогично с бухгалтерским зависит от наличия или отсутствия виновного лица.

1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено.

В этом случае исходя из подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ стоимость недостачи учитывается на одну из следующих дат:

— на дату признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

— дату вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба (письмо Минфина России от 17.04.2007 № 03-03-06/1/245).

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено.

В этом случае на основании подп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ стоимость недостачи учитывается в составе расходов на дату составления одного из следующих документов:

— постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено (письма Минфина от 29.05.2015 № 03-03-06/1/31130, от 21.05.2015 № 03-03-06/1/29177);

— документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием. Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия (письмо УФНС по г. Москве от 25.06.2009 № 16-15/065190).

Что касается порядка учета НДС в случае выявления недостачи, подробно этот вопрос был рассмотрен в разделе «Пересортица».

Согласно п. 28 Положения № 34н излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и у коммерческой организации соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты. Аналогичная норма указана и в п. 29 Методических указаний по учету МПЗ.

В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:

Дебет 10 «Материалы» (41 «Товары», 43 «Готовая продукция») Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

— Отражены излишки, выявленные при инвентаризации.

В налоговом учете стоимость материалов также по рыночной стоимости включается в состав внереализационных доходов на основании п. 20 ст. 250 НК РФ.

Author: admin