Инструкция по заполнению трудовой книжки в 2019 году

Оглавление:

Образец заполнения трудовой книжки в 2018 — 2019 году

Оформление трудовой книжки: основные правила

Порядок заполнения трудовой книжки регулируется:

  • Трудовым кодексом РФ (ТК РФ);
  • Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила, постановление № 225);
  • Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минсоцразвития от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

К сожалению, нередко приходится сталкиваться с противоречиями между упомянутыми документами. Так, запись об увольнении по собственному желанию по ТК РФ нужно вносить в документ в точном соответствии с формулировками кодекса (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). В то же время Правила говорят о том, что нужно записывать формулировку согласно приказу об увольнении.

Ответственным сотрудникам стоит ориентироваться на иерархию нормативно-правовых актов. Если другие акты противоречат ТК РФ, применять их не стоит. В случае, описанном выше, необходимо формулировать приказ (а потом и запись в трудовой) в соответствии с кодексом.

Перечислим основные правила, которые подскажут кадровику, как заполнить трудовую книжку:

  • трудовая оформляется для каждого, кто работает на предприятии более 5 дней;
  • срок, за который необходимо сделать запись, составляет 7 дней;
  • в записях нужно использовать арабские цифры;
  • можно писать ручкой черного, синего, а также фиолетового цвета;
  • запрещены сокращения и исправления (исправления допустимы только в порядке, предусмотренном п. 27 Правил, и только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»);
  • каждая запись должна иметь порядковый номер.

Как заполнять разделы трудовой книжки: пример заполнения в 2018–2019 годах

Бланк документа утвержден постановлением № 225 – где взять бланк рассказывается в статье Порядок приобретения, хранения и заполнения бланка трудовой книжки (нюансы). Так, трудовая состоит из нескольких разделов, помогающих идентифицировать личность работника, узнать о его профессии, квалификации, длительности трудового стажа и полученных наградах. Эти разделы содержат:

  • личные данные;
  • сведения о трудовой деятельности;
  • информацию о поощрениях (кроме премий).

Наряду с вышеуказанными общими правилами, для каждого из разделов законодатель разработал специфические правила заполнения, которые мы рассмотрим далее.

Образец, как правильно заполнять трудовую книжку, 2018–2019 годов можно посмотреть по ссылке: Образец заполнения трудовой книжки.

Как заполняется титульный лист трудовой

Данные о работнике указываются на титульном листе документа. Руководствуясь п. 2 Инструкции, кадровик должен внести:

  • личные данные сотрудника так, как они указаны в паспорте, без сокращения;
  • информацию об образовании, если у работника есть соответствующий документ;
  • название профессии, по которой человеку предстоит работать на предприятии;
  • дату заполнения документа.

Все записи должны быть заверены подписями работника и сотрудника кадровой службы, а также печатью организации (при ее наличии). Титульный лист заполняется на первом месте работы человека.

Если у работника изменились личные данные, сотрудники кадровой службы могут зачеркнуть эти данные одной чертой и указать новые. Для этого работник должен представить официальные документы, подтверждающие изменение личных данных, а кадровик — переписать сведения из этих документов на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки. Подробнее об исправлении фамилии в трудовой – в статье Запись о смене фамилии в трудовой книжке – образец.

При желании работодатель может разместить на титульном листе голограмму – о том, для чего используется голографическая наклейка рассказано в статье Куда правильно клеить голограмму в трудовой книжке — образец?

Как правильно оформляется раздел «Сведения о работе»

Сотрудники кадровых служб должны знать, как правильно оформить трудовую книжку, в том числе раздел, где указываются сведения о работе.

Нужно принять человека на работу? В таком случае сотрудник кадровой службы должен руководствоваться п. 3 Инструкции и записать в трудовой книжке под порядковым номером:

  • название организации в полном и сокращенном виде;
  • наименование структурного подразделения, куда человек устраивается на работу;
  • название профессии, по которой будет работать сотрудник;
  • дату поступления сотрудника на работу.

Если человек работает успешно, приобретает новый разряд или класс, это необходимо зафиксировать в его трудовой книжке.

Под порядковым номером сотрудник отдела кадров записывает:

  • сведения о присвоении работнику более высокого разряда, класса;
  • информацию о дополнительных профессиях или квалификациях сотрудника.

Если трудовые отношения исчерпали себя и пришло время расстаться с сотрудником, работодатель должен правильно оформить запись о его увольнении в соответствии с требованиями п. 5 Инструкции.

Для этого в разделе «Сведения о работе» под соответствующим порядковым номером нужно указать:

  • причину увольнения;
  • дату окончания трудовых отношений;
  • название, номер и дату решения работодателя, на основании которого происходит увольнение.

ВАЖНО! Сведения в документе нужно указывать точно, формулировки должны соответствовать трудовому законодательству. Все записи необходимо подтверждать печатью организации (при наличии) и подписью ее руководителя.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Еще один важный раздел трудовой книжки содержит информацию о награждениях, которые сотрудник заслужил в процессе работы. В соответствии с п. 4 Инструкции сведения указываются в таком формате:

  • номер записи;
  • название организации;
  • сведения о награде;
  • данные о том, кем награжден сотрудник;
  • информация о заслугах, за которые награжден человек;
  • ссылка на документ, на основании которого произведено награждение.

Работник кадровой службы должен заполнить этот раздел тщательно и верно, так как данные о наградах влияют на карьеру работника, дают больше возможностей для его дальнейшего трудоустройства.

Как оформить в трудовой книжке особые случаи

Некоторые случаи в трудовых правоотношениях оформляются в трудовой книжке особым образом. К таким случаям можно отнести работу по совместительству. В соответствии с п. 3.1 Инструкции трудовая книжка должна храниться на месте основной работы. Но совместитель может попросить кадровую службу внести дополнительные сведения в трудовую книжку. Для этого достаточно подтвердить факт дополнительной работы. Можно, например, представить в качестве доказательства трудовой договор с другой организацией.

Перевод на другую работу — достаточно распространенное явление. Такие изменения в трудовых правоотношениях также должны быть зафиксированы в трудовой книжке. При этом указываются:

  • номер записи;
  • дата перевода;
  • информация о переводе;
  • название нового отдела или должности;
  • информация о распоряжении, на основании которого переводится работник.

В случае утери трудовой книжки работник может получить ее дубликат. Выдать его должно руководство последнего предприятия, где человек работал. Для правильного восстановления трудовой книжки нужно собрать документы, подтверждающие факт работы. Например, приказы о приеме на работу, трудовые договоры и т. д. Если собрать такие документы невозможно, факт работы устанавливается судебным решением. Подробнее читайте в статье Образец заполнения дубликата трудовой книжки на 2018-2019 год.

Ответственность кадровых работников

Правильное заполнение трудовой книжки — важная составляющая трудовых правоотношений. Если документ будет заполнен неправильно, сотруднику будет трудно доказать свой трудовой стаж. Кроме того, он понесет материальные потери, так как не сможет устроиться на работу с трудовой книжкой, заполненной с ошибками.

За нарушения в данной области возможна ответственность:

  • предприятия (административная по ст. 5.27 и 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ, далее – КоАП РФ, например за невнесение в трудовые книжки необходимых записей, или гражданско-правовая, если нарушение повлекло для работника убытки);
  • должностных лиц кадровой службы (административная по вышеупомянутым статьям КоАП РФ за аналогичные нарушения, а также материальная, если нарушение кадровика причинило ущерб предприятию, и дисциплинарная).

Работники отдела кадров должны заполнять трудовые книжки аккуратно и тщательно, используя образцы заполнения трудовой книжки, составленные согласно строгим формализованным правилам, носящим обязательный для всех характер. Ошибки и нарушения в данной сфере влекут административную, гражданско-правовую, материальную и дисциплинарную ответственность.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — документ, в котором фиксируются сведения о трудовом стаже лица. Это главный документ при трудоустройстве, а потому в период трудовой деятельности подлежит хранению в отделе кадров организации. После увольнения, независимо от оснований, она возвращается владельцу.

В ст. 66 ТК РФ прописано, что этот документ — основное подтверждение стажа и трудовой деятельности.

Постановлением «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 утвержден стандартный бланк, введенный в действие с 01.01.2004. Старые же образцы этого документа обмену не подлежат и признаются действительными. Изготавливаются они на предприятии «Госзнак» и имеют соответствующую степень защиты.

Смотрите так же:  Приказ об утверждении положения о рабочей группе по введению фгос

Трудовая книжка входит в список обязательных документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Исключение составляет лишь случай, когда такой договор с лицом подписывается впервые, т. е. сотрудник ранее нигде не работал. В этом случае трудовая книжка предоставляется ему администрацией на безвозмездной основе. При этом кадровик должен заполнить информацию, указанную на первой странице, и указать данные о лице, ответственном за ее первичное заполнение. Также на первом листе ставится подпись владельца.

Трудовые книжки сотрудникам, проработавшим на предприятии более 5 дней, необходимо заполнять, если эта работа является для них основной (ст. 66 ТК РФ). О правилах осуществления записи при приеме на работу читайте в статье Заполнение трудовой книжки при приеме на работу – образец.

Правила заполнения трудовой книжки утверждены законодательством и являются обязательными для исполнения на всех предприятиях.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в РФ

Оформление этого документа осуществляется на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением № 225 от 16.04.2003, включающим порядок заполнения трудовых книжек, хранения, учета, выдачи и изготовления бланков).

Правила ведения трудовых книжек регламентируют срок, в течение которого работодатель обязан фиксировать сведения. Этот срок составляет 1 неделю со дня издания надлежащего приказа, а при увольнении информация вносится в последний рабочий день (п. 10 Правил).

Информация в трудовой книжке фиксируется без сокращений и на официальном языке РФ — русском.

По желанию работника могут быть внесены данные о работе по совместительству (п. 20).

Помимо этого, вносятся сведения о полученных наградах: почетных званиях, грамотах. При этом информация о премиях, установленных системой оплаты труда, внесению не подлежит.

Запись о причинах увольнения сотрудников должна фиксироваться в строгом соответствии с ТК РФ.

По письменному заявлению сотрудника администрация работодателя должна в течение 3 дней предоставить копию трудовой либо же выписку из нее.

В соответствии с правилами хранения трудовых книжек, это документ строгой отчетности, который подлежит хранению в организации в течение всего периода работы гражданина.

В связи с этим в компании необходимо заполнять:

  1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.
  2. Книгу учета и движения трудовых книжек и их вкладышей.

Трудовые книжки, оставленные сотрудниками при увольнении или же после смерти, подлежат хранению на предприятии до момента их востребования в соответствии с законодательством об архивном деле РФ.

Как правильно заполнить трудовую книжку (2018)

Правила ведения трудовой книжки 2018 года говорят о том, что администрация может назначить лицо, отвечающее за хранение, заполнение и выдачу этих документов на предприятии.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек 2018 года все записи о поступлении на работу, увольнении, квалификации вносятся на основании приказа администрации.

Более того, вся информация из трудовой книжки дублируется в личную карточку, с которой впоследствии работник знакомится под расписку.

Указанному документу присваивается регистрационный номер, помимо этого, он содержит такую информацию относительно работника, как персональные данные, образование, стаж работы, награждения и т. д.

Вписывать информацию допускается шариковой или гелевой ручкой с пастой синего, черного или фиолетового цвета.

Прямо запрещено использование сокращений, в том числе и аббревиатуры «РФ», вместо нее следует писать «Российская Федерация».

На первой странице трудовой книжки ставится подпись лица, отвечающего за ее ведение (заполнение впервые), печать организации (при наличии и указании в уставе), а также подпись владельца.

При любых изменениях, произошедших в период деятельности работника, будь то смена наименования организации, должности, разряда и т. д., указанные сведения в обязательном порядке отражаются в трудовой книжке.

Нельзя исправлять записи, в которых допущена ошибка, путем зачеркивания или поправок, а тем более удалять при помощи корректора. В этом случае нужно прописать, что запись содержит ошибки, и далее указать правильные данные.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек и документ об ее утверждении

Инструкция по ведению трудовых книжек утверждена 10 октября 2003 года постановлением Минтруда РФ № 69 и принята 11 ноября 2003 года, рег. номер в Минюсте РФ № 5219.

Инструкция по заполнению трудовой книжки 2018 года охватывает сведения о правильном ведении этого документа и содержит в себе следующее:

  1. Общие положения. Например, в соответствии с ее требованиями все даты прописываются арабскими цифрами (15.11.2016).
  2. Сведения о работнике (указываются на основании паспортных данных). При изменении фамилии или других сведений данные стоит вносить, зачеркнув при этом прежние данные на основании представленных документов. Информация о таких документах отражается на обложке трудовой книжки (внутренней стороне).
  3. Информация о работе сотрудника. В графе 3 необходимо прописать полное наименование организации и сокращенное при его наличии. Графа 1 содержит в себе порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу сотрудника. 3-я графа включает в себя наименование подразделения организации, а также должность принимаемого сотрудника. В 4-й графе прописываются атрибуты приказа, на основании которого происходит трудоустройство гражданина. По желанию работника могут быть внесены сведения о работе по совместительству.
  4. Награждения. Заполняются данные о полученных в процессе трудовой деятельности наградах, грамотах и т. д. Требуется указание наименования предприятия, порядковый номер записи, когда, кем и за что награжден работник.
  5. Порядок заполнения при увольнении сотрудника.
  6. Правила внесения информации об увольнении в связи с переводом, а также при переходе на другую должность.
  7. Последовательность при оформлении дубликата.

Ответственность за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек

Ст. 45 Правил гласит о том, что ответственность за оформление трудовых книжек лежит на работодателе. Помимо этого, допускается привлечение к ответственности лица, назначенного за ведение этих документов приказом. Как правило, таким лицом является работник отдела кадров или же менеджер по персоналу. Но в предприятиях с маленькой численностью сотрудников ответственным лицом может являться и бухгалтер. Тем не менее независимо от должности это лицо должно быть ознакомлено с Правилами заполнения трудовых книжек.

Ст. 2.4. КоАП РФ говорит о том, что должностное лицо привлекается к ответственности в случае совершения правонарушения по причине ненадлежащего исполнения своих обязанностей. За несоблюдение норм трудового права ответственность прописана в ст. 5.27 КоАП РФ:

  • для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
  • для организаций — штраф от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Соответственно, за нарушение порядка заполнения трудовой книжки возможна ответственность должностного лица по указанной ст. 5.27.

За нарушение правил хранения трудовой книжки можно наложить штраф по ст. 13.20 КоАП РФ:

  • на физических лиц-предпринимателей — от 100 рублей до 300 рублей;
  • на должностных лиц — от 300 рублей до 500 рублей.

Трудовая книжка — официальный документ, на основании которого гражданин может подтвердить свой трудовой стаж. Порядок заполнения этого важного документа, а также его ведение, хранение и учет закреплены на законодательном уровне. Инструкция по трудовым книжкам 2018 года является основой, регламентирующей основные правила заполнения этого немаловажного документа. За неправильное ведение, заполнение и хранение трудовых книжек работодатель может быть привлечен к ответственности.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Какими нормативными актами руководствоваться

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статей 66 ТК РФ . Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.

Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2019 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ , трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. Образец трудовой книжки можно посмотреть в нашей статье.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, могут помешать трудоустройству работника и офромлению пенсии. Исправить неточности будет работодатель, который их допустил. Либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки допустила. Поэтому важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает именно работодатель, он же обязан завести его работнику при первом трудоустройстве. Руководитель может сам нести ответственность за заполнение бланков, либо возложить полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Правила заполнения трудовой книжки 2019

Правила устанавливают обязанности работодателя:

  • оформить бланк при первом трудоустройстве;
  • вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
  • дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
  • использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них;
  • вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
  • вернуть книжку владельцу при увольнении, и если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
  • заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
  • уведомить работника о необходимости забрать бланк, если по каким-то причинам работник не смог его получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
  • дополнить книгу вкладышем, если страницы закончатся;
  • вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.
Смотрите так же:  Претензия образец на возврат денег за планшет

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ .

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

  • даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
  • используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
  • не применяют сокращений;
  • не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
  • Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
  • информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
  • подпись работника должна заверить сведения.

Образец заполнения трудовой книжки 2019

Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2019) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

  • титульная часть — основные сведения о работнике;
  • сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
  • сведения о награждениях.

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.

Заполнение титульного листа

Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.

На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

  • Ф.И.О. владельца;
  • дата его рождения;
  • образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, как в дипломе;
  • дата открытия книжки;
  • подпись лица, заполнявшего бланк;
  • печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Титульный лист трудовой книжки (2019) выглядит следующим образом:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  1. Порядковый номер текущей записи.
  2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
  4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2019) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

  • внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
  • внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность. » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

При совместительстве

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  • полное и сокращенное название организации;
  • наименование должности работника;
  • дату принятия на работу;
  • реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

  • вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
  • награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
  • трудовые поощрения, прописанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

  • 1 графа — порядковый номер записи;
  • 2 графа — дата награждения;
  • 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
  • 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

  1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
  2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
  3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №. считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

  • повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  • указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

  • заполняются личные данные сотрудника;
  • проставляется дата;
  • заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
  • записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено.

Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:

  • обложка должна быть неповрежденной;
  • недопустимо исправление ошибок;
  • вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
  • если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  • в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  • по центру — слово «Заявление»;
  • далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  • дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

  1. Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
  2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
  3. Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
  4. Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
  5. Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  6. Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).
Смотрите так же:  Образец приказа по учетной политике предприятия

Трудовая книжка: инструкция по заполнению 2019

В настоящее время трудовая книжка является основным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности и стаже физического лица.

Действующие бланки трудовых книжек

Форма трудовой книжки, а также Правила ее оформления, хранения, изготовления бланков и снабжения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Наряду с формой, приведенной в вышеуказанном нормативном акте и применяемой с 01.01.2004, на территории РФ также действительны трудовые книжки, утвержденные постановлениями:

  • СНК СССР от 20.12.1938 № 1320;
  • ВЦСПС, Совмина СССР от 06.09.1973 № 656;
  • Совмина СССР от 21.04.1975 № 310 (трудовые книжки колхозников).

Таким образом, если документ оформляется работнику впервые, используется бланк, утвержденный Постановлением № 225. При этом труд. книжки работников, начатые до 01.01.2004, замены не требуют, а продолжают эксплуатироваться в обычном порядке.

Кто должен вести трудовые книжки

Согласно ст. 66 ТК РФ каждый работодатель, кроме физического лица, не имеющего статуса ИП, обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более 5 дней, при условии, что данное место работы является для сотрудника основным.

Таким образом, индивидуальные предприниматели должны заполнять трудовые книжки своему наемному персоналу в общем порядке.

Записи в трудовую заносятся должностным лицом организации (ИП), уполномоченным приказом руководителя (ИП). Как правило, в качестве такого лица выступает работник отдела кадров.

В случае если должностное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не назначено, данную функцию исполняет сам руководитель организации (ИП).

Оформление труд. книжки физическому лицу, трудоустроенному впервые, производится работодателем в срок не позже 7 дней со дня приема на работу в присутствии работника.

Примечание: на самого себя ИП трудовую книжку не ведет. Очевидно, что заключить трудовой договор сам с собой предприниматель не может, т. е. в соответствии со ст. 20 ТК РФ, работником, как одной из сторон трудовых отношений, он не является. А трудовые книжки ведутся только в отношении работников (ст. 66 ТК РФ).

Какие записи заносятся в трудовую

В книжку должны быть внесены сведения:

  • о сотруднике;
  • о выполняемой им работе;
  • об увольнениях;
  • об основании прекращения трудового договора;
  • о переводе на другую постоянную работу;
  • о награждениях.

Обратите внимание: сведения о дисциплинарном взыскании заносятся в трудовую книжку только в том случае, если результатом такого взыскания является увольнение.

По инициативе сотрудника в трудовую могут быть внесены данные о работе по совместительству: как внешнему, так и внутреннему (см. образец ниже).

Для внесения записи о внешнем совместительстве сотрудник должен представить по основному месту работы документ, подтверждающий дополнительную трудовую деятельность у другого работодателя. В качестве такого документа может выступать справка с места работы, а также заверенные копии приказа или трудового договора.

При внутреннем совместительстве предоставления дополнительных документов от работника не требуется.

Обратите внимание: если физическое лицо выполняет работы по договору гражданско-правового характера (договору подряда), записи в трудовую книжку не заносятся. Отношения между сторонами, возникающие по договору ГПХ, регулируются ГК РФ и не входят в сферу трудового законодательства.

Общие требования к заполнению

Инструкция по оформлению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

1. Даты во всех разделах труд. книжки записываются арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Обратите внимание: несмотря на требование Инструкции на титульном листе трудовой книжки для даты заполнения выделена строка, предусматривающая внесение месяца прописью. Специалисты рекомендуют в данном случае записывать дату так, как предложено в форме, т.е. указывать месяц прописью, а дату и год арабскими цифрами.

2. Разрешается использовать шариковые, гелевые, перьевые ручки черного, синего, фиолетового цвета. Можно применять ручки со световодостойкими чернилами.

3. Нельзя использовать сокращения: «Пр.» вместо «Приказ», «Расп.» вместо «Распоряжение», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д.

4. В разделах, содержащих сведения о работе и награждениях, категорически не допускаются зачеркивания неточных, ошибочных или других признанных недействительными записей.

Заполнение сведений о работнике

1. ФИО указывается полностью, без замены имени и отчества инициалами.

2. Дата рождения записывается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (загранпаспорта, водительского удостоверения и пр.).

3. Сведения об образовании указываются следующим образом:

  • основное общее (9 классов);
  • среднее общее (11 классов);
  • среднее профессиональное (техникум, колледж и пр.);
  • высшее профессиональное (ВУЗ);
  • послевузовское профессиональное (аспирантура).

Обратите внимание: с вступлением в силу закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ уровень образования «начальное профессиональное», содержащееся в Инструкции, больше не применяется.

Также на основании вышеуказанного ФЗ уровень образования «высшее профессиональное» применяется по отношению к бакалавриату, специалитету и магистратуре.

Запись об образовании производится только на основании надлежаще заверенной документации (аттестата, диплома, удостоверения и пр.). Сведения о незаконченном образовании могут быть внесены на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки из образовательного учреждения и т.д.

4. Профессия (специальность) также указывается на основании документа об образовании.

Обратите внимание: в дипломах об окончании ВУЗа в качестве специальности часто указывается направление деятельности (например: «Экономика и управление на предприятии»), поэтому лучше заполнить данную строку на основании сведений о присуждении квалификации (например: «Экономист»).

5. Заполняется дата оформления книжки. Затем работник заверяет своей подписью внесенные сведения.

6. Далее титульную страницу подписывает лицо, ответственное за оформление трудовых книжек, и ставится печать организации (при наличии).

Обратите внимание: в бланке трудовой книжки под чертой, предназначенной для подписи ответственного лица, написано «разборчиво». Нормативные акты трудового законодательства данное понятие не конкретизируют. Поэтому специалисты рекомендуют должностному лицу не ставить личную подпись, а записывать в данной строке четко и разборчиво свою фамилию.

При этом никакой ответственности за проставление личной подписи, за расшифровку фамилии и инициалов или использование других возможных вариантов заполнения данной строки не предусмотрено.

При отсутствии у организации (ИП) круглой печати Роструд также разрешает использовать внутреннюю печать кадровой службы при условии, что по оттиску можно четко идентифицировать работодателя (наименование организации или ФИО предпринимателя, ИНН, ОГРН или ОГРИП).

7. Изменение записей о фамилии, имени и отчестве, а также дате рождения производится на основании: паспорта, свидетельств о рождении, заключении или расторжении брака, перемены имени – с обязательным указанием реквизитов данных документов.

Вышеуказанные изменения заносятся в следующем порядке:

  • одной чертой зачеркиваются сведения, подлежащие исправлению;
  • записываются новые данные;
  • ссылка на соответствующий документ указывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя (кадровой службы работодателя).

8. Изменения данных об образовании, специальности, профессии производятся путем дополнения сведений, внесенных ранее. Вычеркивать ничего не нужно. Ссылка на документ, на основании которого внесены дополнения, на обложке трудовой книжки не указывается.

Заполнение сведений о работе

1. В гр. 3 в качестве заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) название организации (ИП).

2. Под данным заголовком в гр. 1 указывается порядковый номер записи.

3. В гр. 2 заносится дата приема на работу.

4. В гр. 3 проставляется запись о принятии (назначении) в конкретное структурное подразделение юридического лица (ИП), если условие о работе в данном подразделении отражено в трудовом соглашении, и наименование должности (работы, специальности, профессии с указанием разряда, класса, категории) в соответствии со штатным расписанием.

В случаях, когда условия работы предполагают компенсации, льготы или ограничения, то наименование специальности (должности, работы и пр.) указывается в соответствии с квалификационными справочниками.

5. В гр. 4 записывается наименование и реквизиты документа, согласно которому сотрудник принят на работу (приказ, распоряжение и пр.).

Примечание: запись о приеме на работу на основании срочного трудового договора полностью аналогична записи о трудоустройстве по бессрочному трудовому соглашению.

Обратите внимание: если запись о приеме на работу делается в отношении генерального директора организации, то употребляется формулировка «Назначен» («Избран»), а в гр. 4 указываются реквизиты протокола общего собрания учредителей (решения единственного учредителя, приказа о назначении генерального директора).

К сведениям о работе, в отношении которых требуется внесение записей в трудовую книжку, также относятся:

  • присвоение работнику нового разряда (категории, класса);
  • установление сотруднику второй и последующей специальности;
  • изменения (дополнения) в штатном расписании организации (ИП);
  • перевод на другую постоянную работу;
  • переименование организации или изменение ее организационно-правовой формы;
  • восстановление непрерывного трудового стажа в установленном порядке (например: на основании решения комиссии по трудовым спорам);
  • невключение в непрерывный трудовой стаж периода отбытия наказания в виде исправительных работ;
  • военная служба, а также служба в органах ОВД, налоговой полиции, таможни, уголовно-исполнительной системы и пр.;
  • обучение на курсах повышения квалификации, переквалификации.

Author: admin