Договор аренды тс с работником

Использование личного автомобиля работника

Многие организации в ходе осуществления своей деятельности используют личный автотранспорт своих работников. Отношения между организацией и работником — владельцем автомобиля могут строиться по одному из трех возможных вариантов:

1) работник для выполнения своих служебных обязанностей использует личный автомобиль, а организация компенсирует ему соответствующие расходы (на бензин, запчасти и т.д.);

2) организация заключает с работником договор аренды транспортного средства (с экипажем или без);

3) организация заключает с работником договор безвозмездного пользования транспортным средством.

Рассмотрим каждый вариант подробнее.

Выплата компенсации за использование личного автотранспорта

В соответствии о статьей 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация заиспользование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта,оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащихработнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размервозмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженнымв письменной форме.

Выплачиваемаяработнику компенсация за использование личного автомобиля в служебных целяхвключается в состав расходов по обычным видам деятельности, что отражаетсяпроводкой:

дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — на сумму начисленной компенсации.

Дляцелей налогообложения прибыли расходы на выплату компенсацииза использование для служебных поездок личных легковых автомобилей принимаютсяв порядке, установленном статьей 264 НК РФ. Согласно подпункту 11 пункта 1статьи 264 НК указанные расходы учитываются в составе прочих расходов,связанных с производством и реализацией, в пределах норм, установленныхПравительством Российской Федерации.

Нормырасходов организаций на выплату компенсации за использование для служебныхпоездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых приопределении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходыотносятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией,утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002г. № 92.

Указанным постановлением установлены следующие нормывозмещения расходов:

  • легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1 200 руб. в месяц;
  • легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц;
  • мотоциклы — 600 руб. в месяц.

Расходы накомпенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилейи мотоциклов сверх норм таких расходов, установленных ПравительствомРоссийской Федерации, при определении налоговой базы по налогу на прибыль неучитываются (пункт 38 статьи 270 НК РФ).

В аналогичном порядке суммы компенсации учитываются при определенииналоговой базы по налогу на доходы физических лиц.

Всоответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложениюналогом на доходы физических лиц все виды установленных действующимзаконодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектовРоссийской Федерации, решениями представительных органов местногосамоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных всоответствии с законодательством Российской Федерации).

Как разъяснил в письме от 28 апреля2003 г. № 04-04-06/71 Минфин РФ, в организациях, не состоящих на бюджетномфинансировании, налогом на доходы физических лиц не облагаютсякомпенсационные выплаты за использование личного транспорта для служебныхпоездок в пределах норм, установленных постановлением Правительства РоссийскойФедерации от 8 февраля 2002 г. № 92, а в бюджетных организациях — всоответствии с приказом Минфина РФ от 4февраля 2000 г. № 16н (см. также письмо Минфина РФ от 20 октября 2003 г. №14-04-12/5).

Чтокасается единого социального налога, то он не начисляется на суммукомпенсации вне зависимости от ее размера. Сумма компенсациив пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации, необлагается единым социальным налогом на основании подпункта 2 пункта 1 статьи238 НК РФ, согласно которому не подлежат налогообложению все виды установленныхзаконодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектовРоссийской Федерации, решениями представительных органов местногосамоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных всоответствии с законодательством Российской Федерации). Сверхнормативнаякомпенсация не подлежит налогообложению единым социальным налогом наосновании пункта 3 статьи 236 НК РФ. Согласно указанной нормевыплаты и вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, не признаютсяобъектом налогообложения, если они не отнесены к расходам, уменьшающимналоговую базу по налогу на прибыль организаций, а, как мы уже выяснили ранее,расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личныхавтомобилей сверх установленных норм налогооблагаемую прибыль не уменьшают.

Пример 1. Работник организации использует для служебных целей личный легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя менее 2000 куб. см. По распоряжению руководителя организации в отчетном периоде работнику была выплачена компенсация в размере 3000 руб. Согласно пункту 1 постановления Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 92 норма расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно составляет 1200 руб. в месяц.

Посколькуфактически выплаченная работнику сумма превышает установленную норму, врасходы, принимаемые при определении объекта налогообложения по налогу наприбыль, включается сумма 1200 руб.

Сверхнормативныерасходы — 1800 руб. (3000 руб. — 1200 руб.) увеличивают налоговую базу поналогу на прибыль и подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц.

В учетеорганизации будут оформлены проводки:

дебет счета 26 (44) кредит счета 73 — на сумму начисленной компенсации — 3 000 руб.;

дебет счета 73 кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» — на сумму удержанного налога на доходы физических лиц — 234 руб. (1800 Ѕ 13%);

дебет счета 73 кредит счета 50 — на сумму компенсации, выплаченной работнику из касса организации — 2766 руб. (3000 руб. — 234 руб.).

Организации, применяющие упрощеннуюсистему налогообложения, учитывают расходы накомпенсацию за использование для служебных целей личных автомашин работников втом же порядке. На основании подпункта 12 пункта 1 статьи346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик,применяющий упрощенную систему налогообложения и выбравший в качестве объектаналогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, уменьшает полученныедоходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также на расходы накомпенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилейи мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РоссийскойФедерации. Согласно пункту 1 постановления Правительства Российской Федерацииот 8 февраля 2002 г. № 92 при применении упрощенной системы налогообложенияустановленные этим постановлением нормы используются с 1 января 2003 г. для определения расходов на выплату компенсации заиспользование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Заключение договора аренды

Договораренды транспортного средства должен заключаться организацией с физическимлицом в строгом соответствии с нормами и правилами гражданскогозаконодательства. Правовые основы арендных отношений установлены главой 34 ГКРФ, в которой аренде транспортных средств посвящен отдельный параграф.

Параграфом3 «Аренда транспортных средств» главы 34 «Аренда» ГК РФ предусмотрены двавида аренды транспортных средств: с экипажем и без экипажа.

Всоответствии со статьей 632 ГК РФ по договору аренды (фрахтования на время)транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендаторутранспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказываетсвоими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

Если иноене предусмотрено договором аренды, при аренде транспортного средства с экипажемюридическое лицо — арендатор несет лишь расходы, возникающие в связи скоммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы наоплату топлива и других расходуемых в процессеэксплуатации материалов (статья 636 ГК РФ). Поддержание надлежащего состоянияарендованного транспортного средства, включая осуществление текущего икапитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (статья 634ГК РФ), а также его страхование (статья 637 ГК РФ) являются обязанностьюарендодателя.

Согласно статье 642 ГК РФ подоговору аренды транспортного средства без экипажа арендодательпредоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение ипользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

При аренде транспортногосредства без экипажа арендатор несет расходы на содержание арендованноготранспортного средства (включая осуществление текущего и капитального ремонта),его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы,возникающие в связи с его эксплуатацией (статьи 644 и 646 ГК РФ).

Еще раз отметим, чтораспределяя обязанности по оплате расходов по содержанию и эксплуатациитранспортного средства таким образом, ГК РФ допускаетустановление иного порядка их оплаты по соглашению сторон.

В общем случае при арендетранспортного средства у работника организация несет расходы, связанные свыплатой работнику арендной платы и эксплуатацией транспортного средства(приобретение горюче-смазочных материалов и запчастей, техническоеобслуживание).

В том случае, когдаарендованный транспорт используется для осуществления деятельности организации— арендатора, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением ипродажей товаров или же с выполнением работ, оказанием услуг, расходы пооплате аренды учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности наосновании пункта 5 ПБУ 10/99.

Для целейналогообложения арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочимрасходам, связанным с производством и реализацией (подпункт 10 пункта 1 статьи264 НК РФ).

Расходы, связанные с коммерческойэксплуатацией арендованного автотранспорта, включаются организацией в составрасходов по обычным видам деятельности (при условии, конечно, что арендованныйавтотранспорт используется для нужд производства и управления) и учитываютсяпри определении налогооблагаемой прибыли на основании пункта 1 статьи 253 НК РФв составе расходов, связанных с производством и реализацией.

Пример 2. Организация арендовала у физического лица сроком на десять месяцев транспортное средство для осуществления производственной деятельности (договор аренды без экипажа).

Стоимость транспортного средства согласно договору составляет 34 000 руб. Договором определено, что арендная плата вносится организацией в виде ежемесячных платежей в размере 3400 руб. В течение отчетного периода в отношении арендованного транспортного средства были осуществлены следующие расходы:

  • начислена арендная плата в сумме 3400 руб.;
  • израсходованы горюче-смазочные материалы на сумму 1650 руб.;
  • осуществлен текущий ремонт транспортного средства (заменены запчасти) на сумму 400 руб.

В учете организации будут оформлены проводки (налогиопущены):

дебет счета 001 «Арендованные основные средства» — на сумму стоимости арендованного транспортного средства согласно договору с арендодателем — физическим лицом — 34 000 руб.;

дебет счета 20 кредит счета 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо» — на сумму стоимости израсходованных горюче — смазочных материалов 1650 руб.;

дебет счета 20 кредит счета 10, субсчет 5 «Запасные части» — на сумму стоимости использованных запасных частей — 400 руб.;

дебет счета 20 кредит счета 76 — на сумму начисленной арендной платы —3400 руб.

Арендная плата, выплачиваемаяорганизацией арендодателю — физическому лицу, признается его налогооблагаемымдоходом в соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 208 НК РФ. Согласнопункту 1 статьи 224 НК РФ в отношении этого вида дохода применяется налоговаяставка в размере 13 процентов.

Смотрите так же:  Порядок заполнения отчетности по страховым взносам

Пример 3. Для условий примера 2 удержание налога на доходы физических лиц и выплата арендной платы работнику отразится в учете организации проводками:

дебет счета 76 кредит счета 68 — на сумму начисленного налога на доходы физических лиц — 442 руб. (3400 руб. Ѕ 13%);

дебет счета 76 кредит счета 50 — на сумму выплаченной через кассу организации арендной платы — 2958 руб. (3400 руб. — 442 руб.).

Посколькуарендная плата, выплачиваемая организацией — арендатором физическому лицу,признается доходом последнего, возникает вопрос и о начислении с выплачиваемойсуммы единого социального налога.

Согласнопункту 1 статьи 236 НК РФ объектом налогообложения по единому социальномуналогу (взносу) признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемыеналогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовымдоговорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключениемвознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также поавторским договорам.

В соответствии с пунктом 2.1 Методических рекомендаций попорядку исчисления и уплаты единого социального налога, утвержденных приказомМНС РФ от 5 июля 2002 г. № БГ-3-05/344, не являются объектом налогообложениявыплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметомкоторых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество(имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользованиеимущества (имущественных прав).

К такимдоговорам, в частности, относятся договоры аренды (за исключением договорааренды транспортного средства с экипажем).

Вотношении договора аренды (фрахтования на время) транспортного средства сэкипажем необходимо иметь в виду следующее.

По указанному договору арендодатель предоставляетарендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование иоказывает своими силами услуги по управлению им ипо его технической эксплуатации (статья 632 ГК РФ).

Таким образом, по договору аренды транспортного средства с экипажем начисление иуплата налога производится с выплат в пользу членов экипажа (в нашем случае — сработника-арендодателя).

Заключение договора безвозмездного пользования

Работник может передать личный автотранспорт в безвозмездноепользование организации.

В этом случае отношения между работодателем и работникомрегулируются главой 36 ГК РФ «Безвозмездное пользование».

В соответствии с пунктом 1 статьи 689 ГК РФ по договору безвозмездногопользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать илипередает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне(ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, вкаком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии,обусловленном договором.

При этом следует иметь в виду, чтосогласно пункту 1 статьи 690 ГК РФ передать вещь в безвозмездное пользованиеможет только ее собственник или лицо, управомоченноена это собственником или законом. То есть работник вправе передать вбезвозмездное пользование автомобиль только в том случае, если он является егособственником, либо имеет право распоряжаться им на основании доверенности,выданной собственником.

На основании статьи 695 ГК РФ ссудополучатель (в нашем случае— организация) обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездноепользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего икапитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное непредусмотрено договором безвозмездного пользования.

При использовании автомобиля для осуществления деятельности,связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажейтоваров или же с выполнением работ, оказанием услуг, расходы на содержаниеавтомобиля учитываются для целей налогообложения на основаниипункта 1 статьи 253 НК РФ.

Следует иметь в виду, что при заключении такого договора налоговые органы могут потребовать доначисления налога на прибыль исходя из рыночной стоимости оказанной физическим лицомуслуги на основании подпункта 8 статьи 250 НК РФ, согласно которому внереализационными доходами, подлежащими налогообложению налогом на прибыль, признаются, в частности, доходы ввиде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг).

Аренда имущества сотрудника

Для предпринимательской деятельности организация может использовать имущество сотрудника (например, компьютер или машину). Делать это можно, не только выплачивая работнику компенсацию в рамках трудового договора или допсоглашения, но и заключая с ним договор аренды (ст. 606 ГК РФ). В этом случае за пользование имуществом работника компания должна платить ему арендную плату (ст. 188 ТК РФ).

Аренда автомобиля сотрудника

По ГК РФ арендовать транспортное средство можно либо с экипажем, либо без. В первом случае арендодатель не только предоставляет в аренду свой автомобиль, но еще и обязуется оказать услугу по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Во втором случае арендодатель просто предоставляет в аренду свой автомобиль (ст. 642 ГК РФ).

Обратите внимание: договор аренды автомобиля с экипажем, заключенный с работником, могут признать недействительным (ст. 168 ГК РФ). Дело в том, что согласно нормам п. 2 ст. 635 ГК РФ, члены экипажа транспортного средства должны быть работниками арендодателя. Получается, чтобы эта норма исполнялась, сотрудник должен быть ИП и иметь соответствующий персонал.

На практике бывает, что директор использует для деловых поездок свой личный автомобиль. В связи с этим часто возникает вопрос, может ли он подписывать договор аренды как со стороны арендодателя, так и со стороны арендатора? Никаких препятствий для этого нет. Объясняется это тем, что руководитель является законным представителем организации, действующим на основании устава (ст. 53, 91, 103 ГК РФ). Поэтому договор аренды заключается не с самим собой, что запрещено законом, а между физическим и юридическим лицами (п. 3 ст. 182 ГК РФ, определения ВАС РФ от 19.12.2007 № 14573/07, от 18.01.2007 № 16517/06, постановление Президиума ВАС РФ от 11.04.2006 № 10327/05).

Передача автомобиля в аренду осуществляется на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. Форма акта может быть произвольной, но также можно использовать унифицированную форму ОС-1, утв. постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. А вот ежемесячные акты, подтверждающие оказание арендных услуг, следует составлять только в том случае, если необходимость составления таких актов предусмотрена договором аренды. Правомерность данного подхода подтверждают и чиновники (письмо Минфина России от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764).

Пользуйтесь всеми возможностями Эльбы 30 дней бесплатно.

Зарплатные налоги и взносы

Арендная плата, полученная сотрудником, облагается НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Компания в данной ситуации выступает налоговым агентом по НДФЛ и должна удержать налог при выплате сотруднику арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

А вот страховые взносы начислять на арендную плату не следует. Объясняется это тем, что арендная плата выплачивается в рамках договора гражданско-правового характера, а выплаты по таким договорам не облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ). Также не следует начислять на арендную плату взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Налог на прибыль и единый налог при УСН

Сумму арендной платы, а также расходы, связанные с использованием арендованного имущества, можно учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, ст. 616 ГК РФ).

Кроме арендной платы в расходах по налогу на прибыль можно учесть стоимость ГСМ (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ) и страховые премии, уплаченные страховщикам, если обязанность по страхованию автомобиля возложена на компанию (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).

Если фирма применяет УСН «доходы минус расходы», то она может включить суммы арендной платы в состав расходов по единому налогу (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

При аренде машины в расходах также можно учесть затраты на горюче-смазочные материалы и другие эксплуатационные расходы (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Что касается компаний на УСН «доходы», то такие организации вообще не учитывают расходы при определении налоговой базы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)

На нашем форуме очень часто встречаются вопросы о том, как оформить отношения с сотрудником, который использует личный автомобиль в служебных целях и какие налоговые последствия имеет тот или иной вариант оформления. Три года назад мы опубликовали статью, подробно отвечающую на такие вопросы (см. «Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля»). Однако с тех пор статья несколько устарела. Во-первых, ЕСН был заменен страховыми взносами. Во-вторых, появились новые разъяснения и судебная практика, связанные с данным вопросом. Статья, которую мы сегодня предлагаем вашему вниманию, учитывает все эти изменения.

Вариант 1. Ссуда

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

Минусы:

  • Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
  • Риски доначисления налога на прибыль;
  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Работник не получает дополнительного вознаграждения;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).
Смотрите так же:  Возврат товара поставщику по договору поставки

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной. Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ). Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43, п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора. А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются. Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды — безвозмездный). По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было. Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни. Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля. Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Вариант 2. Аренда

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение.

Минусы:

  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
  • Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
  • Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.

Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.

В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку. Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644, 646 ГК РФ, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к. при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Вариант 3. Компенсация

Плюсы:

  • Не нужно заключать дополнительный договор;
  • Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение;
  • Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.

Минусы:

  • Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
  • Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
  • Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц. А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц.

А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни статья 217 НК РФ, ни статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо. То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ. А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228).

Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации. Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде. Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

Смотрите так же:  Ликвидация фразы и выражения

* Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Арендуем автомобиль у работника и начисляем страховые взносы

Автор: Сенин Н. К., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Вопрос:

Организация по договору аренды транспортного средства без экипажа арендует у своего работника автомобиль. Управлять им поручено тому же работнику, что он и делает, в течение дня выполняя поездки в интересах организации. Это подтверждается данными путевых листов. Облагаются ли выплаты по такому договору страховыми взносами?

Ответ:

В деятельности хозяйствующих субъектов нередко случается так, что их работники, находящиеся на определенных должностях и периодически совершающие поездки в интересах этих субъектов, используют для поездок собственные автомобили, то есть личное имущество. В соответствии со ст. 188 ТК РФ они вправе претендовать на возмещение расходов, связанных сиспользованием, износом (амортизацией) этого имущества.

Однако государство устанавливает ограничение на размеры такой компенсации. Формально можно компенсировать названные затраты в полном размере и они, являясь компенсационными, не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Но вот на расходы по налогу на прибыль, единому налогу на УСНО или ЕСХН такие затраты можно отнести в очень небольшой сумме.

Соответствующие пределы обозначены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя

Предельный размер компенсации в месяц, руб.

До 2 000 куб. см включительно

Свыше 2 000 куб. см

Размеры этих компенсаций, безусловно, смехотворны и далеко не отражают реальных расходов работника, использующего свой автомобиль в интересах организации. Поэтому хозяйствующие субъекты используют другой способ, позволяющий компенсировать расходы в полной сумме, которая целиком может быть отнесена на расходы в целях налогообложения. Для этого с работником заключается договор аренды транспортного средства (ТС) без экипажа.

Как обычно оформляется договор аренды транспортного средства?

В соответствии с пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, без ограничения.

Почему хозяйствующие субъекты предпочитают заключать именно договор аренды транспортного средства без экипажа? Данный договор подразумевает предоставление ТС во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). В этом его отличие от договора аренды транспортного средства с экипажем (фрахтования на время), согласно которому арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

То есть если арендодатель – физическое лицо, во втором случае договор подразумевает оказание этим лицом услуг арендодателю, в результате чего возникает объект обложения страховыми взносами.

Договор аренды транспортного средства без экипажа сам по себе не требует от арендодателя оказания каких-либо услуг, поэтому и базы для обложения страховыми взносами нет.

Почему такое оформление стало небезопасным?

Но на практике данный договор все равно может рассматриваться как договор с элементами оказания услуг – как раз в том случае, если согласно этому договору транспортным средством пользуется именно работник-арендодатель. И налогоплательщик-арендатор может быть принужден к уплате страховых взносов с сумм выплат по этому договору. Существенно, что такова позиция ВС РФ. Это видно из его Определения от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395.

В нем рассмотрен период до 01.01.2017, когда страховые взносы начислялись в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Конечно, с указанной даты страховые взносы рассчитываются по правилам гл. 34 НК РФ, но надо признать, что нормы, которыми воспользовались арбитры в данном случае, аналогичны положениям НК РФ. Кроме того, надо иметь в виду, что согласно Федеральному закону от 03.07.2016 № 250-ФЗ органы ПФР сохранили право проводить проверки правильности начисления страховых взносов за периоды до 01.01.2017 и если у плательщика страховых взносов в то время действовал такой договор, риск доначисления взносов значителен.

В указанном определении ВС РФ поддержаны выводы нижестоящих судов, а они сводятся к следующему.

В Постановлении АС СКО от 27.06.2017 № Ф08-3727/2017 по делу № А53-27263/2016 отмечается, что работник (он же руководитель организации) заключил с организацией два договора аренды транспортного средства без экипажа (каждый – на отдельный автомобиль, принадлежащий работнику), именно он и пользовался этими транспортными средствами в служебных целях. Судьи указали на то, что применительно к договору аренды транспортного средства без экипажа арендатор своими силами осуществляет управление арендованным ТС и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ).

В отличие от этого, по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

В отношении рассмотренных договоров аренды не было выявлено, что их участники установили отдельно стоимость арендной платы за пользование имуществом и плату за объем оказанных услуг.

Работник-арендодатель лично управлял автомобилями, которые предоставил в аренду. Организация в связи с этим ссылалась на то, что у него разъездной характер работы, а должность водителя не предусмотрена штатным расписанием. Но судьи пришли к выводу о фактическом выполнении арендодателем услуг управления транспортным средством. Они поддержали доводы чиновников: совокупный анализ условий о правах и обязанностях сторон спорных договоров, а также представленных при проверке документов (путевых листов, ежемесячных актов оказанных услуг в связи с арендой автомобиля, полиса ОСАГО) свидетельствует о наличии в них признаков соглашений об аренде транспортного средства с экипажем. Во всех представленных путевых листах за рассмотренный период в качестве водителя был указан работник-арендодатель. В полисе ОСАГО отражено, что договор страхования автотранспортного средства заключен страхователем в отношении автомобиля, используемого для личных целей (а не для целей проката, краткосрочной аренды). Согласно полису единственным допущенным к управлению автотранспортным средством лицом является этот же работник, то есть больше никто не имел права управлять ТС.

Арбитры пришли к выводу, что выплаты по договорам аренды, произведенные в пользу данного работника, являются объектом для начисления страховых взносов на основании ч. 2 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ (норма, аналогичная п. 2 ст. 420 НК РФ).

То есть в данном случае организация, являясь плательщиком страховых взносов, фактически заключила договор аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом, услуги которого и оплачивались юридическим лицом (собственником транспортного средства и лицом, управляющим им, выступало одно физическое лицо).

Важно, что аналогичную позицию занял ВС РФ. И с большой долей вероятности ее будут учитывать органы контроля (фонды) во время проверок периодов до 01.01.2017, а также налоговики, обращаясь к периодам после этой даты.

Как поступать теперь?

Итак, в подобной ситуации (когда сданным организации в аренду транспортным средством управляет сам же собственник этого имущества) целесообразнее заключать договор аренды транспортного средства с экипажем, что, надо признать, и отразит фактические взаимоотношения арендатора и арендодателя. При этом важно непосредственно в договоре показать по отдельности суммы арендной платы за ТС и услуг по управлению им.

Отметим, что в рассмотренном деле № А53-27263/2016 организация в итоге все-таки признала, что договор, по сути, является договором аренды транспортного средства с экипажем, и предложила облагать страховыми взносами лишь часть предусмотренной каждым из договоров суммы. Но поскольку эта часть в самих договорах не была обозначена, судьи решили, что облагаться страховыми взносами должна вся сумма договора.

Хотя имеется Постановление АС ВВО от 22.01.2016 № Ф01-5656/2015 по делу № А43-8503/2015, в котором при отсутствии указанного разделения в договоре аренды транспортного средства с экипажем было вынесено решение в пользу плательщика взносов. Раз нет выделенной стоимости услуг в общей стоимости договора, то нет и базы для обложения страховыми взносами – так рассудили арбитры. А в Постановлении АС ЗСО от 06.02.2017 № Ф04-7008/2017 по делу № А27-15074/2016 говорится: порядком исчисления страховых взносов не установлено если договором аренды предусмотрена единая цена, страховые взносы исчисляются с полной цены договора. Не предусматривает при заключении подобных договоров разделение арендной платы на составляющие и ГК РФ (Постановление ФАС ПО от 15.01.2013 по делу № А65-16395/2012).

Тем не менее, в свете сказанного в Определении ВС РФ от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395 становится рискованным для плательщиков страховых взносов и далее избегать такого разделения. Позиция арбитражных судов может измениться.

Впрочем, высшие судьи ничего не решили по поводу того, каким должен быть размер этих составляющих относительно друг друга, да они и не вправе это делать. Следовательно, арендодатель и арендатор сами решают, какую сумму указать в договоре в качестве платы за услуги по управлению транспортным средством.

Author: admin