Сводная служебная записка

Оглавление:

14.01.13 Как служебная записка поможет защитить бухгалтера компании

Игорь Гусев, старший юрист Поволжской дирекции VEGAS LEX

Ч ем документ полезен компании. Главным бухгалтерам, как правило, хорошо известно о том, что компания использует не вполне законные методы оптимизации налогов. Ведь часто этого требует руководитель или владелец бизнеса.

Главбух, осознавая груз ответственности, находится в неоднозначной ситуации. С одной стороны, неисполнение указаний руководства может привести к нарушению трудовой дисциплины. С другой стороны, есть угроза привлечения бухгалтера к административной, а в некоторых случаях и к уголовной ответственности. Также могут пострадать и иные лица, ответственные за ведение бухгалтерского и налогового учета. Тем более что Пленум Верховного суда РФ рекомендовал привлекать к ответственности за уклонение от уплаты налогов не только руководителей, но и главных бухгалтеров (п. 7 постановления от 28.12.06 № 64).

Несмотря на это, у бухгалтера есть возможность попытаться отвести от себя эту угрозу. Так, согласно пункту 1 статьи 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ЗФ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон), руководитель несет ответственность за организацию бухгалтерского учета, а также соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций. Главбух подчиняется руководителю и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета. А также за своевременное представление полной и достоверной отчетности (п. 2 ст. 7 Закона).

При разногласиях между руководителем и бухгалтером последний может принимать спорные документы к исполнению. Но только если директор компании дал на это письменное распоряжение. В таком случае всю ответственность за последствия осуществления операций будет нести только руководитель (п. 4 ст. 7 Закона). В новом законе о бухучете, действующем с 2013 года, есть аналогичные положения.

Таким образом, при возникновении разногласий у бухгалтера должно быть письменное распоряжение руководителя. Если же главбух не может представить такой документ, избежать ответственности будет сложно. Несмотря на то что служебная записка в данной ситуации не освободит бухгалтера от ответственности за экономические преступления (ст. 199 УК РФ), этот документ может быть расценен как смягчающее обстоятельство.

Так, в случае разногласий между руководителем и главным бухгалтером по поводу содержания штатного расписания оно может быть утверждено руководителем и без подписи главбуха. Либо по его прямому распоряжению (письмо Минфина России от 19.05.05 № 07-05-04/11). В этом случае директор несет ответственность за данное действие в полном объеме. Бухгалтер обязан письменно информировать его о существующих проблемах.

Свое мнение о разногласиях между главбухом и руководством Минфин высказывает не первый раз. Например, в пункте 14 приказа Минфина России от 29.07.98 № 34н была отмечена аналогичная норма, регулирующая действия должностных лиц при наличии разногласий.

Таким образом, действующие нормы законодательства прямо указывают на необходимость составления главбухом служебной записки при несогласии с указаниями руководителя компании. Только такой документ позволит бухгалтеру нивелировать риски привлечения его к административной (ст. 15.5, 15.6, 15.11 КоАП РФ) и материальной ответственности. По мнению Пленума Верховного суда РФ, при разрешении вопроса о привлечении к административной ответственности необходимо руководствоваться тем, что директор несет ответственность за надлежащую организацию бухгалтерского учета. А главбух – за его ведение и своевременное представление отчетности (п. 24–26 постановления от 24.10.06 № 18).

Кроме того, в зависимости от ситуации и тяжести допущенных нарушений ответственность может быть и уголовной (ст. 199, 199.1, 199.2 УК РФ). К субъектам преступления по статье 199 УК РФ относятся руководитель, главбух, а также иные лица, уполномоченные на подписание отчетной документации. Способами уклонения считаются действия в виде умышленного включения в декларацию или иные документы заведомо ложных сведений. А также бездействие, выражающееся в умышленном непредставлении декларации. Под иными документами понимаются любые документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов.

В каком виде составляется. Документ составляется в произвольной форме. Согласно правилам делопроизводства, служебная записка является формой внутренней переписки между подразделениями или должностными лицами компании. И может носить информационный, отчетный или инициативный характер. В тексте должны быть изложены деловые вопросы, просьба или предложение.

Служебная записка оформляется на бумажном носителе без реквизитов бланка, со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма. В текст записки может включаться обращение, вступительная фраза, заключение (приказ Минюста России от 05.06.07 № 115).

Что обязательно должно быть в документе. Служебная записка должна быть адресована напрямую руководителю и содержать дату направления. Документ подписывается главбухом. Директор же ставит на нем свою резолюцию.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части должны быть отражены факты, послужившие поводом для ее написания. А также ссылки на распоряжения руководителя компании о проведении в учете определенных операций. Во второй части нужно отразить выводы бухгалтера о налоговых последствиях совершения таких операций. И о том, что главбух не согласен с данными методами налогового планирования.

Дополнительные меры безопасности. Для избежания возможных претензий служебная записка должна содержать сведения о получении бухгалтером документов по сомнительной сделке и их реквизиты. Записка должна поступить лично руководителю либо его секретарю. На втором экземпляре необходима отметка о получении документа руководителем.

По нашему мнению, письменное распоряжение директора о проведении сомнительных операций может быть выражено как в отдельном документе, так и на самой служебной записке в виде резолюции. Например, «Главному бухгалтеру принять к исполнению в налоговом учете акты выполненных работ и счета-фактуры по договорам со следующими контрагентами…».

Образец служебной записки

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий

На № 02-18/[email protected] от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела В.Н. Загодайкин

Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Смотрите так же:  Требования к кемпингам

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Добрый день. Помогите, пожалуйста, написать служебную записку, для руководства, чтобы заменили счетную машину. Я кассир, пользуюсь машиной, которая досталась мне еще лет 13 назад. Она постоянно выдает ошибки, тормозит сам процесс подсчета, часто зажёвывает купюры. Если банкноты новые, так вообще приходится пересчитывать вручную, т.к. постоянно они застревают в ней, плюс она не проверяет на поддельные купюры, что приходится еще дополнительно тратить время на проверку каждой купюры. А времени, честно говоря, дается не особо много, и суммы не маленькие.

Здравствуйте! Напишите докладную записку в адрес руководителя: «Прошу приобрести новую счетную машину для кассы, так как действующая модель устарела, не проверяет купюры на подлинность. Более того, аппарату уже 13 лет, он выходит из строя, часто выдаёт ошибки и заминает купюры».

Я работаю на государственной службе в должности судебного пристава-исполнителя. В отношении меня проводится служебная проверка по факту не обжалования (проигранных) решений Арбитражного суда, по которым срок обжалования истек. Руководство требует написать объяснительную.

В соответствии с моим должностным регламентом в мои обязанности:

. 3.2.10 входит подготовка и предоставление в суд отзывов и возражений, материалов исполнительных производств, доказательств и иных запрашиваемых судом документов;

3.2.11 принимает непосредственное участие в судебных заседаниях при оспаривании его действия (бездействия).

Но по факту в отделе есть человек, назначенный начальником, ведущий правовое направление. В соответствии с указанными пунктами входит ли мои обязанности обжалование решений суда?

ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ЗАКУПКИ РАБОТ ПО ИЗГОТОВЛЕНИЮ И ТИРАЖИРОВАНИЮ ИЗДАНИЙ (КНИГ, ЖУРНАЛОВ) И ДРУГОЙ ПОЛИГРАФИЧЕСКОЙ И СУВЕНИРНОЙ ПРОДУКЦИИ

Комплект документов для договора с единственным исполнителем на тиражирование

Обоснование цены — не требуется в соответствии с пунктом 3.7. б) Положения о закупке

Комплект документов для договора с единственным исполнителем на изготовление сувенирной продукции

Служебная записка, которая учит мыслить

Бумажная формальность, съедающая время, — именно так в большинстве компаний относятся к написанию служебных записок. А между тем этот элемент документооборота обладает недооцененным потенциалом для развития бизнеса. В подтверждение своих слов расскажу о том, как работают со служебными записками в Procter&Gamble.

В Procter&Gamble служебная записка — это не просто средство обмена информацией, а неотъемлемая часть корпоративной культуры (о как!). Поэтому к ее оформлению и содержанию подходят очень серьезно.

Вся информация должна излагаться просто, четко и грамотно (ошибки в тексте воспринимаются как халатное отношение к работе и небрежность, чего в P&G не приемлют).

В P&G поняли, что если определенным образом структурировать информацию служебной записки, то станет ясно, какие идеи удачны, а какие — нет. Этот подход позволяет компании делать меньше ошибок.

В P&G существуют два вида служебных записок: информационные и рекомендательные. Информационные записки предназначаются для анализа результатов исследования, сводных данных, отчетов и пр. Рекомендательные служат для обращения к руководству с предложениями и включают следующие пункты:

  • цель (краткая формулировка цели рекомендации);
  • предпосылки (факты, данные и опыт, на которые опирается автор);
  • рекомендации (суть рекомендации);
  • обоснование (аргументы в пользу рассмотрения рекомендации);
  • обсуждение (ответы на возможные вопросы читателя, оценка рисков);
  • ближайшие действия (перечень первоначальных задач);
  • приложения.

Такая структура позволяет сотрудникам компании выявлять слабые стороны предложения на стадии его презентации, а руководству уделять время обсуждению не просто хороших идей, а взвешенных соображений.

«Научившись писать, Вы научитесь мыслить», — считают в P&G.

Сотрудник не продвинется по службе, если не научится писать служебные записки. Новые работники иногда переписывают служебную записку по 15-20 раз. Несмотря на трудоемкость процесса, они отмечают, что бумага учит их думать и организовывать свои мысли.

Вышестоящие менеджеры редактируют служебные записки подчиненных с карандашом в руках. Они добавляют свои комментарии, вопросы и возвращают на доработку. По мнению руководства компании, читать служебную записку с карандашом в руке гораздо эффективнее, чем критиковать автора или спорить с ним.

Как правильно написать служебную записку

Служебная записка, образец которой вы найдете в материалах статьи, является важной частью внутреннего документооборота компании. Наряду с докладными и объяснительными записками, а также разного рода справками, служебные записки являются основанием для оперативного реагирования и принятия своевременных и эффективных управленческих решений.

Из статьи вы узнаете:

Чем образец написания служебной записки отличается от иных внутренних документов

На практике довольно часто можно столкнуться с тем, что исполнители не совсем понимают разницу между теми внутренними документами, с помощью которых осуществляется взаимодействие между должностными лицами, подразделениями, сотрудниками и руководством. Часто документу, имеющему конкретное назначение, структуру и содержание, может присваиваться разные наименования: информационная, докладная или служебная записка, отчет, справка и пр. При этом образец оформления и написания служебной записки, если придерживаться установленной классификации, имеет существенные отличия от требований написания и оформления докладной записки и других видов документов.

Каждый вид документов, используемых во внутреннем документообороте, имеет свое предназначение и может носить инициативный, информационный или, например, отчетный характер. Так, справка может содержать какие либо оперативные или статистические данные, актуальную информацию служебного, биографического характера. Она не является инициативным документом, побуждающим адресата к принятию решений или действий. Она составляется, как правило, по распоряжению непосредственного руководителя.

Что касается докладной записки и образца написания служебной записки, определение этих вдов внутренних документов дается в Кратком словаре видов и разновидностей документов, который был разработан в 1974 году Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА. Согласно этому словарю:

Докладная записка — документ, в котором изложен какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Его адресатом является руководитель;

Служебная записка — содержит информацию о выполнении какой либо работы. Ее направляет одно должностное лицо в адрес другого должностного лица.

В каких случаях потребуется написать служебную записку образец 2018

Вне зависимости от специфики организационной и производственной деятельности предприятия, численности его штата, образец написания служебной записки используется для принятия оперативных управленческих решений. Она является напоминанием и информирует должностное лицо о необходимости выполнения каких-либо действий.

Так, например, руководителю отдела потребуется составить образец служебной записки на премирование в адрес руководителя предприятия, чтобы тот включил наиболее отличившихся сотрудников подразделения в общий список на получение премии.

Служебная записка на премирование сотрудника образец представлена ниже.

В соответствии с трудовым законодательством, факт несоблюдения работником трудовой дисциплины и принятие решения о взыскании оформляются на основании образца служебной записки о нарушениях, написанной руководителем проштрафившегося сотрудника. Процедура оформления дисциплинарного взыскания строго регламентирована. Нарушение этого регламента может стать причиной того, что взыскание работник сможет оспорить и отменить через суд. Поэтому особенно важно, чтобы и содержание и образец оформления служебной записки соответствовали установленным требованиям.

Также служебная записка на перенос отпуска образец может потребоваться, когда изменение сроков ежегодно предоставляемого отпуска вызван производственной необходимостью. В этом случае руководитель подразделения должен заручиться письменным согласием работника на такой перенос и написать служебную записку на имя руководителя о необходимости внесения корректировок в график отпусков.

Обратите внимание! Изменения в график отпусков вносятся на основании соответствующего приказа, основанием для которого, в свою очередь, служит служебная записка.

Образцы служебных записок на приобретение также может потребоваться оформить, когда нужно будет пополнить запасы канцелярских принадлежностей, сырья, материалов, комплектующих, запчастей. Служебной запиской можно проинформировать руководителя другого подразделения, например, службы охраны, о том, что сотрудники будут работать сверхурочно или выйдут на работу в выходной или праздничный день.

Таким образом, образцы служебных записок на сотрудника оформляются, когда речь идет о его награждении или наказании, переносе отпуска, изменении в графике работы. То есть, поводов для их оформления довольно много. Но, поскольку служебная записка в таких случаях становится юридически значимым документом, на основании которого принимаются кадровые и финансовые вопросы, к ее оформлению и содержанию предъявляются определенные требования.

Как написать служебную записку образец 2018

Поскольку служебная записка относится к категории деловых бумаг и является внутренним документом, ее оформление должно соответствовать действующему до 1 июля 2018 года ГОСТ Р 6.30-2003. С июля в действие вступит новый государственный стандарт, но его положения не изменяют правила оформления.

Это означает, что служебная записка, образец оформляется на обычном стандартном листе писчей бумаги формата А4. Официальный бланк организации в этом случае использовать нет необходимости. Ее текст может быть написан от руки или оформлен в электронном виде, с соблюдением установленных стандартом отступов и полей.

Требования к образцу написания служебной записки также общие. Она должна состоять из адресной и информативной части. При необходимости, под информативной частью указывают сведения о наличии приложений, количестве их экземпляров и количестве листов в каждом из приложений.

Форма служебной записки образец не предполагает никаких выводов и инициатив. Текст информативной части должен быть изложен кратко и логично, без эмоциональной окраски. В нем указываются только факты, не следует приводить никаких оценочных суждений. При необходимости, необходимо указать повод и причины для написания документа, а также дать ссылки на внутренние локальные нормативные акты предприятия, федеральное законодательство, иные правовые акты.

Служебная записка образец 2018 должна быть не только правильно оформлена, но и иметь все необходимые реквизиты, гарантирующие ее юридическую значимость. Это сугубо внутренний документ, о чем свидетельствует его наименование. Поэтому количество обязательных реквизитов ограничено.

Смотрите так же:  Сбил собаку как оформить каско

К реквизитам служебной записки относятся:

  1. должность, фамилия, имя и отчество адресата записки;
  2. должность, фамилия, имя и отчество составителя документа;
  3. входящий регистрационный номер;
  4. дата и место составления;
  5. наименование типа документа;
  6. подпись, дата и расшифровка подписи составителя.

Утверждать или согласовывать служебную записку, в соответствии с образцом оформления не нужно. Необходимо зарегистрировать документ в канцелярии и проставить на нем и его дубликате, который останется на руках составителя, регистрационный номер. Это нужно для того, чтобы у составителя имелось подтверждение своевременного оповещения о факте или проблеме других заинтересованных лиц в случае конфликта или трудового спора.

Составитель должен четко помнить, что этот тип документов применяется только при горизонтальном взаимодействии должностных лиц. В случае, когда адресатом документа является вышестоящее должностное лицо, его необходимо именовать «Докладной запиской».

Рекомендуем включить служебную записку образец 2018 в альбом с образцами других документов, используемых в документообороте предприятия. Это позволит исполнителям иметь под рукой примеры правильного написания и оформления всех типовых деловых бумаг: писем, докладных и служебных записок, отчетов, актов и пр.

Когда, как и зачем нужно составлять записки: докладные, служебные, объяснительные, аналитические, пояснительные

«Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях», 2011, N 1

Иногда работники сталкиваются с необходимостью составления разного рода записок: докладных, служебных, объяснительных, аналитических, пояснительных. Во многих ситуациях эти информационно-справочные документы могут быть очень полезны, но написать их не так просто. К тому же далеко не все понимают, в чем разница между разными видами этих документов, а также когда, как и почему нужно составлять ту или иную записку. Ответы на данные вопросы содержатся в данной статье.

Докладная записка

Понятие «докладная записка» как самостоятельное определение законодательными актами не установлено. Согласно определениям, данным в толковых словарях, докладная записка — это:

  • письменное сжатое изложение сущности дела, представляемое подчиненным чиновником своему начальству (Малый энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона, 1907 — 1909);
  • документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя (Большой бухгалтерский словарь, под редакцией А.Н. Азрилияна, Институт новой экономики, 1999);
  • документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов. Главархив СССР, ВНИИДАД, ЦГДАДА, Москва, 1974).

Таким образом, докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, как правило, вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения либо иному вышестоящему или линейному руководителю и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть они направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу (например, от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации, от дочерней компании в материнскую и т.д.).

Докладные записки (фиксирующие или предупреждающие о наступлении событий, перечисленных в ч. 2 и 3 ст. 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)) служат основанием для документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299, этот документ упоминается только один раз как докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286041), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

А вот в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, докладную записку можно встретить в самых разных разделах управленческих документов.

На основании вышеприведенного можно сделать вывод, что докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.), по административно-хозяйственным вопросам и т.д.

Существует следующая классификация докладных записок:

Классификация докладных записок

В зависимости от содержания докладной записки ее автор может изложить в ней выводы, предложения или ограничиться простым изложением фактов. Исходя из этого, структура докладной записки может состоять из следующих смысловых разделов:

  • разд. I — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для написания этого документа (констатирующий раздел);
  • разд. II — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы (анализирующий раздел). Данный раздел является рекомендательным: он может присутствовать или отсутствовать в этом документе (в зависимости от каждой конкретной ситуации);
  • разд. III — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению автора записки, необходимо предпринять (резюмирующий раздел).

Проще говоря, в первых строках докладной записки надо сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу. Текст докладной записки излагается от первого лица единственного числа.

Не создавайте «вступительных речей»: никаких «Уважаемый Иван Иванович!», «Довожу до Вашего сведения», «Обращаюсь к Вам, потому что. » и т.д. Гораздо лучше начать: «По Вашему поручению мною проведена. «, «Во исполнение приказа. «, «В соответствии с планом. » и т.д.

Избавляйте текст от слов-паразитов, они производят не самое приятное впечатление и говорят о бедном словарном запасе автора записки.

Не рекомендуем заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на Ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т.д. В конце текста докладной записки лучше четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю. (необходимым, целесообразным и т.д.)», «Предлагаю. «, «Прошу. (выделить, направить и т.д.)».

Краткость — сестра таланта. Не забывайте об этом, когда составляете текст докладной записки. Учитывая занятость адресата, он пробегает первую страницу глазами и либо принимает решение, либо навсегда забывает про записку, на вторую страницу у него, как правило, времени нет.

Внутренняя докладная записка. Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4 (210×297 мм), но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Положения этого документа носят рекомендательный характер (абз. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003, Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

К таким реквизитам применительно к внутренней докладной записке относятся:

  • наименование структурного подразделения — автора записки;
  • наименование вида документа — докладная записка;
  • дата документа — дата подписания докладной записки;
  • регистрационный (исходящий) номер документа;
  • адресат (должностное лицо, к которому обращаются);
  • заголовок к тексту. Заголовок к тексту включает краткое содержание докладной записки. В нем не рекомендуется использовать глагольные конструкции. Заголовок к тексту оформляется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и начинается предлогом «О» или «Об»;
  • текст документа. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или их сочетании;
  • отметка о наличии приложения (если оно есть). Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров;

  • подпись составителя. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего записку; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении докладной записки можно пользоваться как угловым, так и продольным расположением реквизитов заголовочной части.

Внешняя докладная записка. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации. Составление и оформление внешней докладной записки по структуре и расположению реквизитов аналогично оформлению внутренней докладной записки. При этом полное или сокращенное наименование организации-адресата используется согласно уставу такой организации. Наименование организации-автора также должно соответствовать ее наименованию в учредительных документах. Подписывает такую записку руководитель организации. Документ подлежит регистрации.

Пример углового расположения реквизитов

Реброва Татьяна Ивановна работает бухгалтером с августа 2010 г.

В ноябре 2010 г. Ребровой Т.И. было объявлено замечание за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, повлекшее утрату документа.

Должностные обязанности Реброва Т.И. исполняет с нарушением локальных нормативных актов предприятия «Стандарт», кадровые документы оформляет с ошибками содержательного и технического характера, нарушает установленные сроки подготовки документов, осложняя тем самым работу бухгалтерии.

До 14 января 2011 г. Реброва Т.И. должна была подготовить документы к передаче в архив, однако к указанному сроку работа не выполнена.

В связи с неисполнением Ребровой Т.И. должностных обязанностей предлагаю объявить ей выговор.

Пример продольного расположения реквизитов

О соблюдении техники безопасности

Отдел труда и техники безопасности неоднократно информировал вас о несоблюдении техники безопасности на строительной площадке бизнес-центра на ул. Солнечной СЗАО г. Москвы.

Однако до настоящего времени отсутствуют ограждения в местах проведения строительных работ. Не ограждаются места сварочных работ. На площадке ведется бетонирование колонн, хотя ограждение котлована не сделано.

Прошу вас срочно принять меры по безопасному ведению работ на указанной строительной площадке.

Служебная записка

Основное различие служебной записки от докладной состоит в том, что докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне управления (от нижестоящего должностного лица к вышестоящему должностному лицу), а служебная записка — на горизонтальном, то есть между руководителями или работниками одного уровня по вопросам, входящим в их компетенцию.

Самого понятия «служебная записка» нет ни в одном нормативном документе.

Согласно Краткому словарю видов и разновидностей документов (Главархив СССР, ВНИИДАД, ЦГДАДА, Москва, 1974) служебная записка — это записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД ОК 011-93) служебная записка вообще не упоминается. Зато дважды этот документ упоминается в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000: служебная записка о нарушении правил внутреннего распорядка (ст. 408) и служебная записка о пропускном режиме организации (ст. 469).

Смотрите так же:  Нулевой налог на имущество надо ли сдавать

Этот вид документа широко используется на практике, в частности в таких сферах, как материально-техническое, информационное, организационное, хозяйственное обеспечение и др.

Составлять и оформлять служебную записку лучше в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления документации, то есть так же, как и докладные записки.

Объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, составляемый для пояснения отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета, задания, разработки), либо документ, объясняющий причины какого-либо события, происшествия, факта, поступка или поведения отдельных работников (например, при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях).

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз как объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, объяснительная записка упоминается дважды: объяснительная записка, не вошедшая в состав личных дел (ст. 343), и объяснительная записка о выдаче, утрате удостоверений и пропусков (ст. 413).

Согласно ст. 193 ТК РФ объяснительная записка в трудовых отношениях является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка служит основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен. Текст такой объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

  • разд. 1 содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
  • разд. 2 — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко в организациях используются специальные бланки, формы которых приведены в инструкции по делопроизводству.

Текст объяснительных записок должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

В целях унификации информационно-справочных документов эту записку целесообразно составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Пример. В связи с нарушением утвержденного срока сдачи аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности ЗАО «Инновация» за 2010 г. (вместо 30 марта — 12 апреля) генеральный директор аудиторской фирмы, в соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ, затребовал от руководителя аудиторской проверки представить в течение двух рабочих дней соответствующие письменные объяснения. Руководителем аудиторской проверки была представлена объяснительная записка следующего содержания.

Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности ЗАО «Инновация» за 2010 г. подписано мной 12 апреля 2011 г. по следующим причинам.

Аудиторская проверка бухгалтерской отчетности ЗАО «Инновация» за 2010 г. (2-й этап) была проведена мной своевременно в сроки, установленные планом аудиторских проверок. В соответствии с установленными сроками, а именно 30 марта 2011 г., в электронном виде были представлены начальнику службы ДОУ Суворовой Е.М. следующие документы: письменная информация (аудиторский отчет) о результатах данной проверки, сводная ведомость исправления выявленных нарушений, аудиторское заключение за 2010 г., а также полностью сформированный пакет рабочих документов.

В связи с тем что главный бухгалтер ЗАО «Инновация» Крючкова А.П. с 21.03.2011 по 10.04.2011 находилась в отпуске, окончательное согласование, формулировки замечаний в тексте аудиторского отчета были отложены до возвращения из отпуска главного бухгалтера ЗАО «Инновация». Кроме того, по взаимной договоренности с ЗАО «Инновация» вопрос пересдачи бухгалтерской отчетности в налоговую инспекцию в связи с необходимостью некоторых корректировок, выявленных как самостоятельно ЗАО «Инновация» (до начала проверки ООО «ЭСЭФ Аудит»), так и с помощью официального аудитора (в процессе проверки ООО «ЭСЭФ Аудит»), был отложен до возвращения главного бухгалтера ЗАО «Инновация» из отпуска. В силу вышеуказанных обстоятельств вопрос срока предоставления аудиторского заключения клиенту — ЗАО «Инновация» был устно обсужден с главным бухгалтером ЗАО «Инновация» и согласован предельный срок — 15 апреля 2010 г.

Перечисленные выше обстоятельства были доведены мной как до генерального директора ООО «ЭСЭФ Аудит» Владимирского А.А., так и до начальника службы ДОУ Суворовой Е.М. в устной форме.

Вопрос о сроке пересдачи бухгалтерской отчетности в налоговую инспекцию решался ЗАО «Инновация» самостоятельно. Комплект пересданной ЗАО «Инновация» бухгалтерской отчетности за 2010 г. был принят налоговой инспекцией 11 апреля 2011 г., о чем свидетельствует соответствующая отметка налогового органа на представленном вместе с отчетностью сопроводительном письме. Данный экземпляр отчетности был представлен главным бухгалтером в ООО «ЭСЭФ Аудит» этим же числом. Окончательное урегулирование результатов проверки с главным бухгалтером ЗАО «Инновация» также состоялось 11 апреля 2011 г. В силу этих причин аудиторское заключение датировано и подписано мной 12 апреля 2011 г.

На практике нередко возникает вопрос: обязательно ли регистрировать служебные, докладные и объяснительные записки в организации? По нашему мнению, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения в виде резолюции руководителя, то эти документы необходимо регистрировать, поскольку они требуют исполнения и использования в информационно-справочных целях. Если же вопрос, изложенный в той или иной записке, может быть решен устно, регистрировать такую записку не обязательно.

Пояснительная записка

Пояснительная записка — документ, сопровождающий основной документ и поясняющий содержание отдельных положений основного документа (план, отчет); содержащий обоснование необходимости принятия данного документа, характеристику целей, задач, основных положений проекта документа (законопроекта, проекта указа и др.); поясняющий (объясняющий) причины каких-либо действий, событий, фактов.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ не упоминается.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, пояснительная записка упоминается трижды: пояснительная записка по структурам и схемам организации управления (ст. 18), пояснительная записка по проектам годовых планов экономического и социального развития организации (ст. 91), пояснительная записка к бухгалтерским балансам и отчетам (ст. 135).

Пояснительные записки составляются в произвольной форме. Порядок оформления и состав реквизитов пояснительной записки по структурам и схемам организации управления, а также по проектам планов определяются организацией самостоятельно в инструкции по делопроизводству.

Требования к содержанию и оформлению пояснительной записки к бухгалтерской отчетности установлены документами системы нормативного регулирования по бухгалтерскому учету — Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ), утвержденными Минфином России.

Пояснительная записка к бухгалтерской отчетности предприятия «Синтез» за 2010 год

Из-за низких контролируемых параметров окупаемости производства упаковочных материалов из полимеров согласно решению Совета директоров (Протокол N 18 от 18.10.2010) предприятие «Синтез» полностью прекращает деятельность по производству ПЭТ-бутылок (бутылок из полиэтилентерефталата) для производителей масложировой продукции.

Прекратить деятельность планируется путем продажи активов (инжекционно-литьевых машин, ПЭТ-преформ и ПЭТ-гранулята), использовавшихся для выдува ПЭТ-бутылок, а также исполнения непогашенных обязательств, относящихся к этой деятельности.

По состоянию на 31.12.2010 балансовая стоимость активов, намеченных к продаже, составляет 2568 тыс. руб., обязательств к погашению — 3124 тыс. руб.

Решение Совета директоров о прекращении деятельности по производству ПЭТ-бутылок доведено до сведения юридических и физических лиц, чьи интересы непосредственно будут затронуты:

  • работников, увольняемых в связи с прекращением деятельности;
  • контрагентов, договорные отношения с которыми будут прекращены.

В связи с сокращением штата планируется уволить 38 человек, выходное пособие которых составит 540 тыс. руб.

Контрагентам, договорные отношения с которыми будут прекращены, планируется выплатить 650 тыс. руб.

Вследствие чего предприятие «Синтез» признает:

  • резерв под выплаты выходного пособия работников в сумме 1540 тыс. руб.;
  • резерв под погашение обязательств, связанных с расторжением договоров, в сумме 650 тыс. руб.

Все расчеты с сокращаемыми работниками планируется завершить в марте 2011 г.

Планируемый срок погашения всех обязательств перед контрагентами — апрель 2011 г.

Общая сумма резерва (2190 тыс. руб.) отражена в бухгалтерском балансе по состоянию на 31.12.2010.

Ожидаемый срок завершения операций по прекращению деятельности по производству ПЭТ-бутылок для производителей масложировой продукции — II квартал 2011 г.

Аналитическая записка

Аналитические записки обычно содержат информацию о состоянии или проблемах в той или иной деятельности организации, требующей решения. Во многих случаях они используются в процессе планирования или бюджетирования, например при составлении как консолидированного бюджета организации, так и при составлении локальных бюджетов по направлениям деятельности (проектам) на определенный период времени.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ не упоминается.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, аналитическая записка упоминается дважды: аналитическая записка о выполнении планов (ст. 96) и аналитическая записка к годовым балансам и отчетам (ст. 137).

Чаще всего аналитическая записка — документ, содержащий обобщенный материал о каких-либо исследованиях. Целью написания аналитической записки, как правило, является визуализация, формулирование проблемы или концепции, а также формулирование выводов. Обязательно предложение вариантов решения проблемы, которые базируются на доступной информации.

Жестких требований к структуре или объему аналитической записки нет. Обычно аналитические записки составляются в произвольной форме и имеют значительный объем текста (от нескольких до десятков страниц).

Итак, те или иные записки зачастую помогают работникам решать многие проблемы, отстаивать свое мнение и доказывать эффективность своих предложений как в стандартных, так и в сложных, запутанных ситуациях.

Author: consultant