Приказ об утверждении документации доу

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы могут любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.

Порядок разработки инструкции по делопроизводству

Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать данный нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:

  1. Сбор и анализ информации – производится на основе опроса руководителей подразделений, а также нормативно-методической документации.
  2. Подготовка текста.
  3. Согласование с заинтересованными сотрудниками – фиксируется путем составления листа согласования.
  4. Утверждение.
  5. Ввод в действие.

Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому руководители составляют его самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В обязательном порядке он должен содержать:

  • полное и краткое наименование организации;
  • название документа;
  • регистрационный номер;
  • дату издания;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.

В приказ включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, а также сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия, а также слово «приказываю».

Текст поручительной части может быть разделен на несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе. Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству представлен ниже.

После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Кроме того, персонал должен быть ознакомлен с текстом акта под роспись. Для этого может быть составлен лист ознакомления или использован журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству

Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством приказа руководителя. При этом общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.

Муниципальное дошкольное образовательное учреждение

детский сад « 65 Копейского городского округа

_____________________________________________________________
П Р И К А З № 35

«Об утверждении Положения

о сайте образовательного учреждения»

Во исполнении положения об информационном сайте Муниципального дошкольного образовательного учреждения детский сад № 65 Копейского городского округа, в соответствии с Конституцией РФ, п.п.25 статьи 32 закона РФ «Об образовании» (действующая редакция), согласно требованиям Федерального закона от 09.02.2009 г. №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и 293-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с совершенствованием контрольно – надзорных функций и оптимизацией предоставления государственных услуг в сфере образования», на основании письма Министерства образования и науки Челябинской области от 23.06.2011 №12/3722 и письма Управления образования Администрации Копейского городского округа от 11.07.2011 №03-128 в целях формирования единой инфраструктуры информационных ресурсов образовательных учреждений муниципального образования город Копейска, повышения качества использования Интернет-технологий в предоставлении первоочередных муниципальных услуг в электронном виде приказываю:

1. Утвердить Положение о сайте Муниципального дошкольного образовательного учреждения детский сад № 65 Копейского городского округа.

2. Утвердить и назначить администратором сайта – старшего воспитателя Ребикову К.С.

3. Разместить на сайте всю необходимую информацию согласно Положению.

4. Обеспечить регулярное обновление информации на сайте согласно Положению.

5. Осуществлять контроль за размещенной на сайте информацией.

6. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Заведующий МДОУ Д/С № 65 ___________ /Э.К.Рыбалко/

на заседании заведующий

Педагогического Совета ДОУ МДОУ Д/С № 65 КГО

Протокол №3 от _________________

22.06.2011 г Рыбалко Э.К.

Муниципального дошкольного образовательного учреждения

1.1. Настоящее положение об информационном сайте муниципального дошкольного образовательного учреждения (далее – Положение) разработано в соответствии с Конституцией РФ , п.п.25 статьи 32 закона РФ «Об образовании» (действующая редакция), согласно требованиям Федерального закона от 09.02.2009 г. №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и 293-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с совершенствованием контрольно – надзорных функций и оптимизацией предоставления государственных услуг в сфере образования», на основании письма Министерства образования и науки Челябинской области от 23.06.2011 №12/3722 и письма Управления образования Администрации Копейского городского округа от 11.07.2011 №03-128.

1.2. Настоящее Положение определяет понятия, цели, требования, организацию и работу информационного сайта ДОУ (далее – Сайт).

Смотрите так же:  Статья.Экологическая экспертиза

1.3. Сайт – информационный web -ресурс, имеющий четко определенную законченную смысловую нагрузку.

1.4. Сайт ДОУ является публичным органом информации, доступ к которому открыт всем желающим.

1.5. Руководитель образовательного учреждения назначает администратора сайта, решение вопросов о размещении информации, об удалении и обновлении устаревшей информации. Администратором сайта может быть человек, возраст которого – старше 18 лет.

1.6. Сайт создается в целях активного внедрения информационных и коммуникационных технологий в практику деятельности муниципального дошкольного образовательного учреждения, информационной открытости, информированности родителей, населения.

1.7. Сайт является не отдельным, специфическим видом деятельности, он объединяет процесс сбора, обработки, оформления, публикации информации с процессом интерактивной коммуникации и в то же время предоставляет актуальный результат деятельности ДОУ.

2. Цели и задачи информационного сайта ДОУ

· поддержка процесса информатизации в образовательном учреждении путем развития единого образовательного информационного пространства;

· представление образовательного учреждения в Интернет-сообществе.

2.2. Задачи Сайта :

· Обеспечение открытости деятельности дошкольного образовательного учреждения и освещение его деятельности в сети Интернет.

· Создание условий для взаимодействия участников и информирования всех участников образовательного процессе: педагогов, родителей воспитанников.

· Распространение педагогического опыта воспитателей и специалистов ДОУ.

· Повышение роли информатизации образования, содействие созданию в регионе единой информационной инфраструктуры.

3. Требования к содержанию сайта

3.1. Политика содержания Сайта ДОУ определяется Методическим Советом образовательного учреждения и не должна противоречить законодательству РФ.

Сайт ДОУ должен содержать :

· Контактную информацию образовательного учреждения – юридический адрес, номера телефонов.

· Данные об администрации образовательного учреждения – ФИО руководителя и его заместителей.

· Электронные версии организационных документов образовательного учреждения – устав, лицензию, учебный план, расписание занятий, режимы дня групп, программу «Здоровье» и другие организационные документы на усмотрение образовательного учреждения.

· Информацию о порядке поступления в образовательное учреждение.

· Материалы по организации учебного процесса;

· Материалы о постоянно действующих направлениях работы образовательного учреждения.

3.2. Сайт ДОУ может содержать :

· Материалы о событиях текущей жизни ДОУ (детские праздники, конкурсы, выставки и т.д.)

· Материалы о действующих направлениях в работе ДОУ (участие в проектах, грандах, конкурсах и т.д.)

· Материалы передового педагогического опыта;

· Творческие работы воспитанников ДОУ;

· Материалы, размещенные специалистами ДОУ по своему направлению.

· Элементы дистанционной поддержки (например, виртуальный консультационный пункт).

· Иные информационные материалы, разрешенные к опубликованию законодательством Российской Федерации.

3.2. К размещению на информационном сайте ДОУ запрещены:

· Информационные материалы , которые содержат призывы к насилию и насильственному изменению основ конституционного строя, разжигающие социальную, расовую, межнациональную и религиозную рознь.

· Информационные материалы, порочащие честь, достоинство или деловую репутацию граждан или организаций.

· Информационные материалы, содержание пропаганду насилия, секса, наркомании, экстремистских, религиозных и политических идей.

· Любые виды рекламы, целью которых является получение прибыли другими организациями и учреждениями.

· Иные информационные материалы, запрещенные к опубликованию законодательством Российской Федерации.

· В текстовой информации Сайта не должно быть грубых грамматических и орфографических ошибок.

4.1. Ответственность за обеспечение функционирования сайта ДОУ возлагается на сотрудника образовательного учреждения приказом руководителя.

4.2. Обязанности сотрудника, ответственного за функционирование сайта, включают организацию всех видов работ, обеспечивающих работоспособность сайта ДОУ.

4.3. Лицам, назначенным руководителем ДОУ за функционирование Сайта вменяются следующие обязанности:

· обеспечение взаимодействия сайта ДОУ с внешними информационно-телекоммуникационными сетями, с сетью Интернет;

· проведение организационно-технических мероприятий по защите информации сайта ДОУ от несанкционированного доступа;

· инсталляцию программного обеспечения, необходимого для поддержания функционирования сайта ДОУ в случае аварийной ситуации;

· ведение архива информационных материалов и программного обеспечения, необходимого для восстановления и инсталляции сайта ДОУ;

· регулярное резервное копирование данных и настроек сайта ДОУ;

· разграничение прав доступа к ресурсам сайта ДОУ и прав на изменение информации;

· сбор, обработка и размещение на сайте ДОУ информации в соответствии требованиям пункта 2 настоящего положения.

4.4. Дисциплинарная и иная предусмотренная действующим законодательством РФ отвественность за качество, своевременность и достоверность информационных материалов возлагается на ответственных лиц.

4.5. Порядок привлечения к ответственности сотрудников, обеспечивающих создание и функционирование официального сайта ДОУ, устанавливается действующим законодательством РФ.

4.6. Сотрудник, ответственный за функционирование сайта ДОУ несёт ответственность:

· за отсутствие на сайте ДОУ информации, предусмотренной п.3 настоящего Положения;

· за нарушение сроков обновления информации в соответствии с пунктами № 3 настоящего Положения;

· за размещение на сайте ДОУ информации, противоречащей пунктам № 3 настоящего Положения;

· за размещение на сайте ДОУ информации, не соответствующей действительности

5. Финансирование, материально-техническое обеспечение

5.1. Финансирование создания и поддержки Сайта осуществляется за счет средств образовательного учреждения, привлечения внебюджетных источников.

5.2. Руководитель образовательного учреждения может устанавливать доплату за администрирование Сайта.

5.3. Руководитель образовательного учреждения вправе поощрять членов творческой группы (редакции).

Пушкинского муниципального района
детский сад №22 «Золушка»

ПРИКАЗ

по муниципальному автономному дошкольному образовательному учреждению

Пушкинского муниципального района

детскому саду № 22 «Золушка»

№ 42 от 29.08.2018

«О функционировании МАДОУ в 2018-2019 учебном году»

С целью эффективной организации образовательного процесса, организации питания, обеспечения безопасных условий нахождения детей и труда работников ДОУ детского сада , сохранения единого образовательного пространства, руководствуясь письмами Министерства образования России от 14032000 № 65/23-16 «О гигиенических требованиях к максимальной нагрузке на детей дошкольного возраста в организованных формах обучения» и № 89/34-16 от 02061998 «О реализации права ДОУ на выбор программ и педагогических технологий», Уставом ДОУ, Правилами внутреннего трудового распорядка,

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Установить 12-часовой режим работы Муниципального автономного дошкольного образовательного учреждения Пушкинского муниципального района детского сада № 22 «Золушка» (далее – МАДОУ) с 7.00 до 19.00 при пятидневной рабочей неделе. Утвердить режим дня для каждой возрастной группы детского сада. Установить график работы специалистов:
    • Воспитатели: I смена – 7.00–14.00; II смена – 12.00–19.00;
    • Старший воспитатель – 8-часовой рабочий день, согласно личного графика работы, утвержденного заведующим МАДОУ;
    • Музыкальный руководитель – 5-часовой рабочий день, согласно личного графика работы, утвержденного заведующим МАДОУ;
    • Инструктор по физической культуре – 6-часовой рабочий день, согласно личного графика работы, утвержденного заведующим МАДОУ;
    • Учитель-логопед – 4-часовой рабочий день, согласно личного графика работы, утвержденного заведующим МАДОУ;
    • Младшие воспитатели – 9,5-часовой рабочий день (1,3 ст), с 8.00-18.30 (13.30-14.30 обед).
  1. Утвердить расстановку педагогических кадров и МОП по возрастным группам:

1 группа (1-ая младшая)

  • Исламгулова Валентина Аркадьевна – воспитатель
  • Курчатова Анжелика Анатольевна – воспитатель
  • Курчатова Галина Викторовна – младший воспитатель

2 группа (2-ая младшая)

  • Кузнецова Виктория Александровна – младший воспитатель
  • Степанян Цовинар Масисовна — воспитатель

3 группа (старшая)

  • Парфилова Елена Викторовна – воспитатель
  • Котькова Елена Игоревна – воспитатель
  • Маркова Елена Борисовна – младший воспитатель

4 группа (подготовительная к школе)

  • Шульгина Ольга Сергеевна – воспитатель
  • Ежебокова Марьяна Анарбиевна – воспитатель
  • Исмоилова Парвина Исроилджоновна – младший воспитатель

5 группа (подготовительная к школе для детей с тяжелыми нарушениями речи)

  • Шалагина Лидия Николаевна – воспитатель
  • Малькова Нина Петровна – воспитатель
  • Трусова Ирина Борисовна – младший воспитатель
  • Сячина Лилия Николаевна – учитель – логопед

6 группа (средняя)

  • Березина Марина Валентиновна – воспитатель
  • Сосенко Мария Васильевна – воспитатель
  • Лобозева Татьяна Михайловна – младший воспитатель

7 группа (подготовительная к школе)

  • Галустян Юлия Алексеевна – воспитатель
  • Колесникова Надежда Васильевна – младший воспитатель

8 группа (2-ая младшая)

  • Губенко Ольга Сергеевна – воспитатель
  • Петлай Оксана Анатольевна – воспитатель
  • Ворожейкина Елена Александровна – младший воспитатель

9 группа (средняя)

  • Ткачева Чара Дарвазовна – воспитатель
  • Гомозова Ирина Ивановна – воспитатель
  • Старшинова Ольга Николаевна – младший воспитатель

10 группа (средняя)

  • Собитова Инна Евгеньевна – воспитатель
  • Снегирева Марина Владимировна – младший воспитатель
  1. С целью сохранения единого образовательного пространства:
    • Утвердить и принять к исполнению в 2018/2019 учебном году следующие программы и технологии:
  • Основная образовательная программа муниципального автономного дошкольного образовательного учреждения Пушкинского муниципального района детского сада №22 «Золушка», разработанная на основе Федерального Государственного Образовательного Стандарта Дошкольного Образования и с учетом примерной основной образовательной программы дошкольного образования;
  • Рабочие программы педагогов и специалистов;
  • «Программа развития речи дошкольников», О.С.Ушакова, А.Г.Аргунова;
  • «Программа художественного воспитания, обучения и развития детей 2-7 лет «Цветные ладошки», И.А. Лыкова;
  • модульная педагогическая система воспитания и обучения дошкольников 3-7 лет «РОСИНКА» блок «Расту здоровым», В.Н. Зимонина;
  • «Математика в детском саду», В.П.Новикова;
  • «Основы безопасности детей дошкольного возраста», Н.Н.Авдеева, О.Л.Князева, Р.Б.Стеркина;
  • «Обучение дошкольников грамоте», Л.Е Журова, Н.С.Варенцева, Н.В.Дурова;
  • «Ознакомление с окружающим и социальной действительностью», Н.В. Алешина и др. в соответствии с годовым планом работы.
    • Утвердить годовой план работы МАДОУ на 2018/2019 учебный год;
    • Утвердить расписание занятий возрастных групп в соответствии с сеткой НОД;
    • Утвердить сетку занятий по дополнительному образованию на 2018-2019 учебный год.
  1. Организовать питание детей в учреждении в соответствии с договором об организации рационального горячего питания, заключенным с ООО «Комбинат питания»
  2. Возложить солидарную ответственность за организацию питания на заведующего Васильеву С.В. и руководство ООО «Комбинат питания».
  3. Утвердить график приёма пищи:
  • завтрак (по возрастной группе) 8.15 – 9.00
  • обед 11.45 – 13.00
  • полдник 15.15. – 16.00
  • ужин 18.00 – 18.30.
  1. Ответственность за организацию питания для детей каждой возрастной группы несут воспитатели и младший воспитатель.
  2. В целях совершенствования медицинского обслуживания детей, сохранения психофизического здоровья, соблюдения санитарных норм и правил, гигиенических требований к условиям и режиму пребывания детей в МАДОУ:
    • Рекомендовать медсестре Гайдуковой И.А. (по согласованию с главным врачом Пушкинской детской поликлиники):
  • совместно с поликлиникой составить и подать заведующему на согласование план работы на год;
  • осмотр детей и профилактические прививки проводить согласно утвержденному плану;
  • составить план санитарно-­просветительской работы и работы по профилактике травматизма с сотрудниками МАДОУ и родителями;
  • проводить мониторинг здоровья воспитанников в период их пребывания в МАДОУ с целью динамического наблюдения за их развитием.
  1. Старшему воспитателю, инструктору по физической культуре:
  • разработать и подать заведующему на утверждение план физкультурно-оздоровительных мероприятий с детьми;
  • обеспечить постоянный педагогический контроль за физическим воспитанием в МАДОУ, вести динамическое наблюдение за состоянием здоровья и физиче­ским развитием детей и давать оценку эффективности физиче­ского воспитания;
  • осуществлять контроль за организацией двигательного режима и проведением закаливающих мероприятий.
  1. Возложить персональную ответственность за жизнь и здоровье детей вовремя воспитательно – образовательного процесса на воспитателей и других специалистов, работающих с детьми.
  2. Общий контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой.

Заведующий МАДОУ детского сада № 22 Васильева С.В.

Как утвердить формы документов внутри организации?

  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Окончание статьи, начало в № 6` 2013

Формы каких документов с января 2013 года должны утверждаться в коммерческих организациях и госсекторе? Для них правила существенно различаются – автор объясняет, в чем отличие.
Как утвердить первичные учетные документы в составе учетной политики предприятия? Как решить задачу унификации, учета и утверждения форм документов организации в режиме минимально необходимых трудозатрат? И как выполнить эту работу по максимуму, используя возможности Табеля, Альбома и Классификатора форм документов, но уже на современном уровне, т.е. для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов организации? В ходе ответа на эти вопросы автор обращает внимание читателей на то, какие функции стоит брать на себя службе делопроизводства и зачем, а какие оставить другим (например, бухгалтерии или ИТ-подразделению).

Смотрите так же:  Административное правонарушение статья 12.19

Требования к государственным и коммерческим структурам

В сплеск профессионального интереса к проблемам унификации управленческих документов, безусловно, вызван вступившим в силу с 1 января 2013 г. Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ № 402).

В соответствии с п. 4 ст. 9 ФЗ № 402 руководитель организации-экономического субъекта утверждает формы первичных учетных документов. Причем бухгалтеры-аудиторы рекомендуют утверждать их в составе учетной политики организации. Учетная политика является основным документом, регламентирующим порядок ведения бухгалтерского и налогового учета организации, требования к ее разработке, утверждению, составлению сопутствующих ей документов остаются прежними (в соответствии с п. 1 ст. 30 ФЗ № 402 и Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Учетная политика утверждается и вводится в действие приказом первого руководителя, как правило, с 1 января каждого календарного года. Формы документов, которые применяются в организации, должны быть утверждены:

  • или как отдельный раздел в составе учетной политики,
  • или как приложения к ней,
  • либо как изменения к ней, которые вносятся в порядке ведения учетной политики и самих форм первичных учетных документов.

Таким образом, для бухгалтерии и службы делопроизводства, прежде всего коммерческих организаций, открывается важная область сотрудничества и взаимодействия в процессе унификации форм документов.

Для ведения бухгалтерского учета могут и должны применяться не только самостоятельно заново разработанные формы первичных учетных документов. При наличии уже утвержденных типовых форм документов различных унифицированных систем и подсистем документации «изобретать велосипед» совершенно нецелесообразно – просто эти разработанные формы с некоторыми изменениями можно утвердить на уровне организации приказом ее руководителя.

Одновременно рекомендуем уточнить и регламентировать порядок и полномочия по подписанию первичных учетных документов, связать его с системой делегирования полномочий и с регламентацией применяемых в организации видов электронных подписей.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402), поэтому до принятия новых федеральных и отраслевых стандартов финансовой отчетности для государственного сектора по-прежнему могут применяться формы, закрепленные в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОК 011-93; далее – ОКУД):

  • формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации»;
  • формы документов класса 05 «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» (документация сектора государственного управления, за ведение которой отвечает Минфин России).

Требование о самостоятельном утверждении форм первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402) не распространяется на государственные (муниципальные) учреждения, органы государственного управления, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов и их территориальные органы и государственные академии наук, т.е. те организации государственного сектора, перечень которых установлен в п. 9 ст. 3 ФЗ № 402. Такие разъяснения даются Минфином России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». И, конечно же, все нормативные акты, принимаемые организациями государственного сектора в области формирования системы документации и ведения первичных учетных документов, не должны противоречить требованиям ФЗ № 402.

Актуальность управления документами

Служба делопроизводства, которая стремится к статусу службы управления документами и главного центра компетенций в этой области, может законодательную «странность» и эту неожиданную «демократичность» в вопросе применения унифицированных форм документов рассматривать сейчас в позитивном аспекте.

Унификация документов организации по составу и форме с целью оптимизации документооборота и документального фонда может стать приоритетной функцией службы делопроизводства: ее стоит внести в положение об этой службе и отразить в соответствующих планах работы.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует, чтобы правила создания документов и их метаданных, правила включения документов в информационные системы были внедрены во все процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий (п. 7.1). Служба делопроизводства может инициировать (даже подготовить краткий проект на основе ГОСТа Р ИСО 15489) разработку Политики управления документами с распределением зон ответственности подразделений и должностных лиц за документы, отражающие тот или иной «процесс деловой деятельности» организации. Ответственность должностных лиц за создание, использование, хранение и уничтожение документов в рамках закрепленных за ними обязанностей должна быть отражена в Положениях о подразделениях и должностных инструкциях, а также регламентирована и в Положении о системе делегирования полномочий. Концепция управления документами предполагает установление на уровне блок-схем каждого процесса (или направления деятельности):

  • видов и разновидностей создаваемых документов,
  • формы их представления,
  • срока хранения,
  • полномочий по подписанию,
  • ответственность за хранение, уничтожение и т.п.

Для исполнения этого требования служба делопроизводства должна стать инстанцией обязательного согласования всех организационных и распорядительных документов, чтобы иметь возможность оптимизировать формы документов, обеспечивать их единообразие и соответствие фирменному стилю, разрабатывать их как «входные» формы в информационные системы и т.п.

За счет выполнения функции унификации форм документов служба делопроизводства реально повышает эффективность работы организации. Топ-менеджменту компании необходимо разъяснять, что на составление документа по унифицированной типовой форме (шаблону) затрачивается времени в 3–5 раз меньше, чем на составление индивидуального документа в свободной форме, как привык сотрудник-исполнитель.

И, наконец, и службе делопроизводства, и бухгалтерии, и всем подразделениям организации необходимо вспомнить, что унификация форм документов заключается:

  • в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу, а также
  • в установлении единых требований к их составлению и оформлению,
  • разработке и применении электронных шаблонов проектов документов на основе их утвержденных типовых унифицированных форм.

Основными инструментами унификации документов и управления ими остаются:

  • Классификатор унифицированных форм документов;
  • Табель унифицированных форм документов организации (или Табель применяемых форм документов);
  • Альбом унифицированных форм документов (или Альбом утвержденных и применяемых в организации форм документов).

Классификатор, Табель и Альбом форм возможно вести и в электронном виде, и в бумажной форме.

Поскольку документы подлежат актуализации и закрепляют «версионность» применяемых форм, в Альбоме необходимо предусмотреть учет и действующих форм, и отмененных. Если Альбом и Табель ведутся в электронном виде, то в них можно предусмотреть 2 части: актуальную и «архивную».

При электронном ведении необходимо также предусматривать форму представления оригинала документа. Если документ должен дополнительно распечатываться как бумажная копия электронного оригинала или создаваться исключительно в бумажной форме (например, приказ по основной деятельности или личная карточка формы №Т-2), то в Альбом форм включают и распечатки форм документов, создаваемых в электронном виде, и утвержденные типовые формы бумажных документов.

Для реализации функции унификации форм документов сотрудникам службы делопроизводства желательно пройти повышение квалификации и обновить свои профессиональные знания с учетом требований ранее действовавших стандартов (например, ГОСТа 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца») и современных стандартов по управлению документов.

Программа-минимум

С чего начать, даже если организация пропустила сроки утверждения первичных учетных документов (с 1 января)? Как взаимодействовать с бухгалтерией? Конечно же, бухгалтерия должна как можно быстрее инициировать издание приказа об утверждении форм первичных учетных документов: представить проект приказа и эти формы. За основу рекомендуем взять ранее применяемые формы из альбомов, утвержденных постановлением Госкомстата России, например, от 05.01.2004 № 1 об утверждении форм по учету труда и его оплаты.

Если форма не меняется, то вместо грифа утверждения постановлением Госкомстата на ней служба делопроизводства оформляет гриф утверждения приказом первого руководителя. Если форма проектируется организацией самостоятельно, то на ней необходимо оформить такой же гриф утверждения. См. Пример 1.

Гриф на форме документа, утвержденной приказом

Но в некоторых организациях приказ может издаваться разными лицами (в рамках системы делегирования полномочий), тогда следует уточнять автора этого документа:

Гриф на форме документа, утвержденной приказом

Итак, подчеркнем, что в рамках программы-минимум необходимо утвердить используемые в организации типовые формы первичных учетных документов приказом (т.е. можно обойтись без составления Альбома и Табеля форм).

Пример утвержденной приказом формы документа смотрите в статье «6 мифов о ненормированном рабочем дне» (Пример № 6)

По выбору разновидности приказа об утверждении форм документов существуют разные суждения. Но лучшие практики показывают, что для этого больше подходят приказы по административно-хозяйственной (административно-организационной) деятельности, которые являются распорядительными документами оперативного срока действия и имеют 5-летний срок хранения (Пример 3).

При подготовке проекта приказа в его тексте необходимо предусмотреть:

  • когда вводятся в действие утвержденные формы: сразу или ИТ-подразделению потребуется время для настройки этих форм в информационной системе;
  • на какое подразделение или должностное лицо будет возложена функция методического руководства применением этих форм (не только первичных учетных документов, но и всех унифицированных форм);
  • идентификацию утвержденных форм, например, при помощи индексов, которые уже присвоены типовым формам на общегосударственным уровне, или при помощи кодов по классификатору форм документов, который организация разрабатывает самостоятельно.

Приказ об утверждении применяемых в организации форм первичных учетных документов

В Примере 3 обратите внимание на коды утвержденных форм. Они присваиваются по Классификатору форм документов, за разработку и ведение которого несет ответственность служба делопроизводства. Он особенно необходим для идентификации электронных документов в информационных системах.

Начинать разработку классификаторов можно с создания самого простого справочника – классификатора видов документов, который по мере утверждения унифицированных форм будет ими пополняться. Изначально это будет открытый список видов документов, структурированный по степени значимости или по принадлежности документов к системе / подсистеме документации:

Классификатор видов документов

Далее классификатор видов документов можно развивать и превращать собственно в Классификатор унифицированных форм документов (далее – Классификатор форм), идентифицируя документы, отражающие конкретный процесс или направление деятельности:

Классификатор форм документов (идентификация формы штатного расписания)

Так может формироваться в классификаторе код формы штатного расписания:

Важное значение имеет разработка структуры кодового обозначения форм документов. Рекомендуем в код формы включать идентификатор даты ее утверждения и / или введения в действие (месяц, год):

Структура кода формы с учетом даты утверждения или введения в действие

Код должен проставляться на каждой форме документа. Рекомендуется дополнительно проставлять на формах соответствующие коды документов по ОКУД (если унифицированные формы организация разрабатывает на основе альбомов форм документов, включенных в ОКУД).

Смотрите так же:  Гудвилл интеллектуальная собственность

Код утвержденной формы штатного расписания по Классификатору форм документов организации (с указанием кода по ОКУД) размещают ниже грифа утверждения

В процессе ведения унифицированных форм документов организации уточняется алгоритм их утверждения. Важно, чтобы в приказе устанавливались ответственность, срок введения формы, порядок доведения до сотрудников организации, т.е. конкретные поручения, что невозможно сделать при утверждении формы только подписью руководителя в грифе утверждения. Итак, алгоритм утверждения новой формы может быть таким:

  1. Структурное подразделение-владелец конкретного процесса деловой деятельности (инициатор) разрабатывает проект формы или ее новой версии (если в форму вносятся изменения, то утверждаются не они, а целиком новая версия формы с уже внесенными разработчиками актуальными изменениями). Важно, чтобы разработчик принял решение о форме представления документов (электронный или бумажный оригинал, возможность изготовления и использования бумажной или электронной копии), которые будут составляться и оформляться по данной форме.
  2. Все заинтересованные в применении формы подразделения, в том числе служба делопроизводства, согласовывают ее проект. В момент согласования служба делопроизводства может включить в проект приказа проект кода формы. Важно, чтобы ИТ-подразделение в процессе согласования сделало бы необходимые настройки в информационной системе, чтобы применяемая, например, исключительно в электронном виде форма документа могла бы реально использоваться с момента ее утверждения и введения в действие.
  3. Подразделение-инициатор оформляет проект приказа о ее утверждении и введении в действие, формулирует порядок рассылки приказа и формы (или уведомления о ее утверждении / изменении).
  4. Приказ подписывается руководителем организации.
  5. Служба делопроизводства (если она разработала и ведет Классификатор, Табель и Альбом форм):
    • вносит утвержденную форму в Альбом (в его актуальную часть), а отмененную форму переносит в его «архивную» часть;
    • проставляет новый (или подтверждает код действующей формы, изменяя в нем только данные о месяце и годе утверждения), и вносит соответствующие записи в Табель форм и Классификатор.
  6. Затем приказ и форма рассылаются (или публикуются в корпоративной информационной системе либо на внутреннем портале (интравеб)).

Распорядительная часть текста приказа об утверждении новой версии ранее утвержденной формы

Программа-максимум

Итак, службе делопроизводства необходимо закрепить за собой функцию унификации состава и содержания документов, применяемых в организации.

Для идентификации унифицированных форм документов необходимо вместе с другими инфраструктурными подразделениями (кадры, бухгалтерия, планово-финансовый отдел) создать систему классификаторов и справочников. На их основе будут строиться организационно-функциональные архитектуры применяемых информационных систем и обеспечиваться их взаимодействие.

Необходимо также решать вопросы подготовки или повышения квалификации специалистов службы делопроизводства, поскольку в организациях практически отсутствуют специалисты, которые профессионально выполняли бы все виды работ в процессе унификации форм (особенно с целью создания документов или их проектов преимущественно (или исключительно) в электронном виде).

И, наконец, следует вспомнить о значении, форме и порядке оформления и ведения Табеля, Альбома и Классификатора форм документов, а также об их взаимосвязи.

Табель унифицированных форм документов является нормативным документом и представляет собой перечень форм документов, утвержденных и разрешенных к применению в организации. Он закрепляет основные этапы их подготовки, движения и использования. Основная цель ведения Табеля – классификация и систематизация применяемых форм документов в соответствии с функциями, задачами или направлениями деятельности организации и закрепление единообразия в работе с ними (прежде всего единых операций согласования и утверждения).

В условиях применения информационных систем правильно разработанный Табель может служить организационной основой для:

  • типизации маршрутов движения документов и документопотоков;
  • формирования функциональных документных комплексов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач, их унификации, управления ими и эффективной реализации в системе механизма «связанные документы».

Далее мы порекомендуем перечень граф Табеля, и вы сами убедитесь в актуальности этого инструмента управления документами, особенно в процессе разработки или модернизации СЭД.

Альбом унифицированных форм документов организации должен представлять собой сборник унифицированных форм документов, составленный и оформленный в установленном в организации порядке. В него следует включать абсолютно все утвержденные унифицированные формы документов, даже если предусмотрена исключительно электронная форма документа:

  • на утверждение представляются и в Альбом включаются преимущественно бумажные типовые формы документов (как оригиналы),
  • для электронных оригиналов документов в него целесообразно включать:
    • их распечатанные (визуализированные) формы,
    • а если предусматривается изготовление бумажных копий, то и формы для печати (распечатки на бумаге).

Основная цель ведения Альбома форм – закрепление результатов проведенной унификации документов и оформление массива унифицированных форм, включенных в Табель и идентифицированных в Классификаторе форм.

Табель и Альбом рассматриваются как локальные нормативные акты организации, поскольку формы этих документов, а также типовые унифицированные формы, подлежащие включению в них, утверждаются приказом первого руководителя организации. Сотрудникам организации должно быть запрещено составлять документы по формам, не включенным в Табель и Альбом. Тогда данная система применения унифицированных форм начнет работать!

Форма Табеля была разработана в составе альбома плакатов и форм основных организационно-распорядительных документов Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ; М., 1991). Она представляла собой таблицу из 19 граф, на верхнем поле которой предполагалось оформлять гриф утверждения руководителем организации в тот момент, когда вся таблица в результате большой оргпроектной работы будет заполнена, будут выявлены и классифицированы все применяемые формы документов и установлены основные операции их обработки.

Современный подход к Табелю иной. По мере регламентации бизнес-процессов, разработки блок-схем, выявления всех документопотоков и их состава Табель пополняется, в него включаются документы и информация в процессе анализа «документоориентированной составляющей» любой функции организации, т.е. Табель подлежит постоянному ведению. Поэтому с целью фиксации результатов такого управления документами должна быть прежде всего разработана и утверждена форма Табеля, а также назначено то подразделение, которое будет его вести.

Табель как документ должен иметь титульный лист, содержание / оглавление, список сокращений и условных обозначений и собственно текст (т.е. перечень форм, представленный в табличном виде). К Табелю возможно составление алфавитного указателя для удобства поиска форм документов (может разрабатываться на основе классификатора видов документов).

При разработке таблицы Табеля можно использовать:

  • главную таблицу Классификатора форм;
  • классификатор бизнес-процессов, если он имеется в организации;
  • классификатор вопросов и участков деятельности, который служба делопроизводства использует для предварительного рассмотрения документов.

В любом случае к Табелю должна быть разработана своя главная таблица, т.е. перечень разделов, которые могут отражать или направления деятельности организации, или наименования структурных подразделений:

Главные таблицы Табеля форм документов

В пределах каждого раздела Табеля документы могут систематизироваться:

  • по алфавиту наименования вида документа (например, акт, заявление, приказ и т.п.) или
  • по степени значимости документов и в их взаимосвязи (сначала организационные документы, потом распорядительные, справочно-информационные, плановые и т.п.).

Графы таблицы Табеля могут быть следующими:

  • код формы документа (по Классификатору форм организации);
  • наименование унифицированной формы документа;
  • код формы по ОКУД, по отраслевому классификатору или дополнительный индекс документа (например, код формы личной карточки по ОКУД – 0301002, а индекс – Т-2; лицевой счет работника по ОКУД 0301012 имеет индекс Т-54);
  • ответственный за подготовку и оформление (это может быть подразделение, руководитель подразделения либо уполномоченный сотрудник подразделения);
  • срок подготовки (в рабочих днях);
  • периодичность подготовки / издания;
  • согласование проекта (внутреннее или внешнее; «живое» или электронное; если электронное, то какой вид электронной подписи используется);
  • форма представления оригинала (бумажная / электронная);
  • состав удостоверения:
    • подпись: в этой графе указываются наименование должности подписанта и обозначается «собственноручная» либо вид электронной подписи (должности возможных подписантов указываются исходя из действующей в организации системы делегирования полномочий);
    • гриф утверждения;
    • печать: какую возможно проставлять – «главную» или специальную;
  • ограничения доступа по видам тайн (указываются слово «нет» либо гриф конфиденциальности);
  • подлежит регистрации: «централизованной в службе делопроизводства» или «в структурном подразделении»;
  • ознакомление / куда направляется (возможные варианты заполнения графы: «внутри организации», «в вышестоящие организации», «на сайт весь документ» или «на сайт фрагмент документа», «гражданам»);
  • срок представления / направления;
  • срок исполнения (типовой или индивидуальный, конкретный в рабочих днях);
  • подлежит контролю исполнения или нет;
  • подразделение или должностное лицо, осуществляющее контроль;
  • место хранения оригинала:
    • ответственное структурное подразделение или локализация в информационной системе,
    • индекс дела по номенклатуре дел;
  • срок хранения;
  • ответственный за обеспечение сохранности или уничтожение;
  • использование документа / права доступа;
  • отметка об утверждении, внесении изменений или отмене (в виде даты и номера приказа).

Таким образом, в графах таблицы Табеля должны найти отражение современные алгоритмы управления документами в соответствии с ГОСТом Р ИСО 15489–1–2007, которые служба делопроизводства должна осваивать в рамках концепции управления документами и в условиях внедрения информационных систем.

См. статью «Размещение Табеля и Альбома форм документов на корпоративном сайте». В ней описан успешный опыт использования данных документов на сайте Белгородского государственного университета на основе 1С-Битрикс. Авторы рекомендуют определенную группировку информации, способ утверждения и форму Табеля, вариант отображения информации о документе, способ организации справочников. Здесь показывают, как вдохнуть новую жизнь в Альбом форм документов.

Альбом как сборник форм документов должен по структуре соответствовать структуре Табеля, т.е. их главные таблицы (классификация форм) и порядок систематизации наименований форм документов внутри разделов должны быть одинаковыми!

Альбом как документ должен иметь титульный лист, содержание / оглавление, список сокращений и обозначений и содержать сами утвержденные унифицированные формы документов, которые включаются в него и систематизируются в нем по мере разработки и утверждения. Когда Альбом ведется как сборник бумажных форм, его страницы можно не нумеровать (и в содержании не указывать), тогда поиск нужной формы осуществляется по ее коду (см. Пример 11).

При ведении Табеля и Альбома в электронной форме (в форме базы данных) удобно выделять в них 2 части:

  • актуальную (действующие формы) и
  • «архивную» (отмененные формы).

При ведении Альбома в бумажной форме можно поддерживать «версионность» форм, формируя последовательно за действующей формой все предыдущие ее версии (другой вариант мы описали в комментарии, который мы поместили сразу после Примера 11).

Полномочия по ведению Классификатора форм документов, Табеля и Альбома, которые делегируются службе делопроизводства, должны быть установлены приказом первого руководителя организации одновременно с утверждением форм этих локальных нормативных актов.

В Примере 10 мы как раз и показываем такой приказ. Он утверждает разработанный в организации Классификатор, а также формы Табеля и Альбома унифицированных форм документов. Сначала в них должны быть учтены (идентифицированы) утвержденные в организации формы первичных учетных документов; а потом по мере разработки и утверждения каждая новая форма документа будет фиксироваться в Табеле и Альбоме в день издания приказа о ее утверждении. То есть Табель и Альбом выполняют учетную функцию, причем в Альбоме фиксируется «эталон» формы. В Примере 10 Классификатор и формы Табеля и Альбома вводятся в действие с даты подписания приказа.

Приказ об утверждении Классификатора, форм Табеля и Альбома с одновременным возложением функции их ведения на Общий отдел

Author: admin