Приказ о назначении экспертной комиссии по уничтожению документов

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.
Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.
Соответствующий приказ может выглядеть так:

ЗАО «Актив»

Приказ

15 марта 2002 года N 43

О создании экспертной комиссии

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения
которых истек,
приказываю:
1. Создать экспертную комиссию в составе:
— председатель комиссии — юрист А.А. Иванов;
— члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова;
секретарь М.И. Петрова.
2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения
документов, срок хранения которых истек.

Директор ЗАО «Актив» Васильев /А.И. Васильев/

Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:

ЗАО «Актив»

Акт
о выделении документов на уничтожение

21 марта 2002 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе:
— председатель комиссии — юрист А.Л. Иванов;
— члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова;
секретарь М.И. Петрова,

составила настоящий акт о том, что в результате проведенной
экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения
которых истек (опись прилагается):
1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка).
2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).
3. Кассовая книга за 1996 год.
4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996
год.
5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).
6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2
папки).
7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996
год (1 папка).
8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.
9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).
10. Главная книга за 1996 год.

Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/
Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/
Петрова /М.И. Петрова/

После того как эксперты «благословят» уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.
После этого документы можно уничтожить любым способом — разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.
Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт — о физическом уничтожении документов.
Акт может выглядеть так:

ЗАО «Актив»

Акт
об уничтожении документов, срок хранения которых истек

28 марта 2007 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе:
— председатель комиссии — юрист Иванов А.А.;
— члены комиссии — главный бухгалтер Борисова О.В.;
секретарь — Петрова М.И.,

составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной
актом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранения
которых истек.
В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как
макулатура ОАО «Вторсырье» согласно накладной от 28 марта 2007 г. N ГВ
100256, которая прилагается к настоящему акту.

Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./
Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./
Петрова /Петрова М.И./

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

Пример
Предположим, что ОАО «Вторсырье» заплатило «Активу» за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС — 18 руб.).
Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:
Дебет 50 Кредит 91-1
118 руб. — оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
18 руб. — начислен НДС к уплате в бюджет.

Бланки: Приказ о создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов

Общество с ограниченной
ответственностью
«КОНТИК»
(ООО «Контик»)
ПРИКАЗ
06.02.2008 № 7
г.Минск

В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности ООО «Контик»,

1. Создать экспертную комиссию в составе:

Председатель — зам. директора П.А.Кушнер

Секретарь — секретарь-референт М.В.Полозкова

2. Зав. архивом Д.Н.Музыкиной разработать и представить на утверждение директору положение об экспертной комиссии.

Срок исполнения — 20.02.2008.

3. Экспертной комиссии провести экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности ООО «Контик» за 2005-2006 гг.

Срок исполнения — 01.05.2008.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Для более детального изучения см. Пособие

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении
текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.
Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Смотрите так же:  Страховка осаго гибдд

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ С ЦЕЛЬЮ ИХ СПИСАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ — 8(495)506-13-7 9

ПОДРОБНО ОБ УСЛУГЕ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЗДЕСЬ

архивное делопроизводство, архивация документов, архивное хранение документов, переплет документов, утилизация документов, уничтожение архивных документов, переплёт бухгалтерских документов

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

Практически каждая организация сталкивается с тем, что в процессе ее деятельности появляется внушительный объем бухгалтерских документов. А если они становятся невостребованными? Все ли документы следует уничтожать? И когда процедуру уничтожения таких бухгалтерских бумаг не помешает оформить документально? В статье будет рассмотрено, как это сделать правильно.

Сроки хранения документов бухгалтерии

Организации следует обеспечить надлежащее хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности, аудиторских заключений в течение не менее пяти лет после отчетного года. При этом в отношении отдельных категорий документов учета могут быть установлены более продолжительные сроки в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, утвержденными приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»). Так, например, организация должна обеспечить постоянное хранение годовой бухгалтерской отчетности, передаточных актов, ликвидационных балансов, отчетности по МСФО, годовых отчетов о платежах и поступлении валюты, годовых расчетных ведомостей по отчислению страховых взносов, свидетельств о постановке на учет в налоговых инспекциях и ряда других документов.

Документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, такие как учетная политика и стандарты экономического субъекта, организация должна хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались.

В последнее время расширяется документооборот в электронном формате. Бухгалтерам следует иметь в виду, что электронные носители документов учета и средства программного обеспечения надлежит сохранять в течение пятилетнего срока, который исчисляется со следующего года после года, в котором они использовались последний раз.

Положения Налогового кодекса требуют хранить первичные документы в течение четырех лет, считая с года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Уничтожение бухгалтерских и других учетных документов, отражающих экономическую деятельность организации, при наличии признаков банкротства влечет привлечение к уголовной ответственности (ст. 195 УК РФ).

Например, организация может перенести убыток на будущее в течение 10 лет в целях налогообложения. В этом случае четырехлетний срок хранения документов будет исчисляться по прошествии этих 10 лет. Получается, что для подтверждения правомерности переноса убытка необходимо хранить первичные документы в течение 14 лет.

Еще пример для исчисления срока хранения счетов‑фактур. Организация может применить вычет по НДС в течение трех лет после окончания соответствующего налогового периода. В частности, если по счету‑фактуре, полученному в I квартале 2015 года, организация применяет вычет через год, то срок исчисления для его хранения также отодвигается на год.

За сохранность документов организации несет ответственность ее руководитель. При смене руководства необходимо обеспечить их передачу, порядок которой организация определяет самостоятельно.

Уничтожение документов по истечении срока хранения

Уничтожение первичных учетных документов является правом, а не обязанностью организации. Проведение такой процедуры должно быть документально подтверждено соответствующими актами. В противном случае есть вероятность того, что уничтоженные документы могут быть запрошены контролирующими органами, учредителями, а подтвердить их отсутствие окажется нечем. В связи с чем их статус будет толковаться у организации как «в наличии», что может повлечь конфликтную ситуацию.

Для оценки сроков хранения бухгалтерской документации руководитель организации может приказом (распоряжением) создать отдельную экспертную комиссию.

Не будет лишним, если в состав этой комиссии войдут квалифицированные сотрудники ведущих структурных подразделений фирмы, а также представитель делопроизводственной службы. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения. А ее секретарем, как правило, является заведующий архивом (или лицо, ответственное за архив организации). На секретаря возлагаются, как правило, такие функции, как ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ею решений.

Экспертная комиссия может быть создана как постоянно действующий совещательный орган при руководителе предприятия. При этом комиссия может быть наделена правом в пределах своей компетенции:

  • давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам разработки номенклатуры дел, экспертизы ценности документов;
  • запрашивать от руководителей отделов фирмы письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также другими правами.

Приведем примерную форму приказа о создании экспертной комиссии (см. образец 1).

В процессе своей работы комиссия составляет перечень документов, установленный законодательством срок хранения которых истек, и подписывает акт по его утверждению. После этого комиссия производит уничтожение документов согласно перечню, что также свидетельствуется актом, подписанным ее членами.

Смотрите так же:  Ветеран боевых действий льготы транспортный налог

Если комиссия примет решение отправить невостребованные документы в качестве макулатуры, то этот факт можно оформить накладной. При этом накладная о передаче макулатуры должна иметь такие реквизиты как: дата передачи, количество переданных коробок (папок) и их вес. Отметим, что полученные денежные средства за макулатуру организации надлежит отразить в составе прочих доходов.

Для самостоятельной разработки положения о постоянно действующей экспертной комиссии фирма может руководствоваться рекомендациями, изложенными в Приказе Росархива от 19.01.1995 № 2, и Основными правилами работы архивов организации, принятыми решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Оформление процедуры уничтожения документов

При принятии решения об уничтожении бухгалтерских документов экспертная комиссия составляет акт. Форму такого акта организация разрабатывает самостоятельно.

После составления акта о перечне документов, подлежащих уничтожению, организации следует оформить сам факт их уничтожения. Сделать это можно с помощью разрыва документов вручную, с помощью автоматических уничтожителей документов – шредеров, посредством сжигания или передачи их в организации, собирающие макулатуру.

Засвидетельствовать факт физического уничтожения документации можно соответствующим актом, форму которого организация разрабатывает самостоятельно и утверждает приказом руководителя. При сдаче невостребованных документов в качестве утильсырья можно использовать накладную.

Приведем примерные формы актов для оформления процедуры уничтожения бухгалтерских документов, срок хранения которых истек (см. образцы 2 и 3).

Если документ утрачен

Если бухгалтерские и налоговые документы по каким‑то форс-мажорным причинам будут утрачены, например, в случае пожара или подтопления помещения, в котором они хранились, то организация обязана их восстановить. Минфин России в письме от 07.06.2013 № 03‑02‑07/1/21191 разъяснил, что документы необходимо восстанавливать в случае их утраты даже после проведения выездной проверки за тот период, к которому относились эти документы. Такая обязанность организации обусловлена другой – обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом, как Минфин РФ отметил в письме, непредставление в установленный срок организацией в инспекцию документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, предусмотренную статьей 126 Налогового кодекса.

Однако у судов есть другая позиция, согласно которой, если истребуемые документы отсутствуют у организации, то она не может быть привлечена к ответственности по статье 126 Налогового кодекса, поскольку отсутствует такой необходимый элемент состава правонарушения, как вина. То есть инспекции следует доказать фактическое наличие истребуемых документов у организации для привлечения к ответственности по этой статье Налогового кодекса. А сделать это при их утрате вследствие пожара или залива помещения затруднительно. В этом случае ответственность за отсутствие бухгалтерских документов, счетов‑фактур предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса. Например, такая позиция отражена в постановлении ФАС Московского округа от 12.08.2013 по делу № А40‑82680/12‑20‑446.

Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

К уничтожению бухгалтерской документации следует подходить взвешенно, оценивая реальный срок ее хранения, требуемый законодательством, и актуальность.

Екатерина Егорова, редакция «ПБ»

Данная статья опубликована в закрытом разделе портала «Практическая бухгалтерия». Конкретные бухгалтерские вопросы с примерами решений и экспертными мнениями — максимум полезной и нужной информации на одном портале.
Получите доступ >>

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Как оформить приказ о создании экспертной комиссии — правила составления и образец

Каждый документ имеет свой срок хранения, по его завершению проводится процедуры уничтожения. Функция по ее проведению накладывается на экспертную комиссию, которую назначает руководитель с помощью приказа.

Данная группа может быть создана для разового проведения ревизии документации, а также возможно формирование постоянно действующей группы.

Приказ о создании такой комиссии — это распорядительная бумага, утверждаемая руководителем, в которой определяется состав обозначенной группы и закрепляются за ней обязанности по уничтожению документов.

Образец приказа может быть составлен в свободном виде, без применения какого-либо типового бланка ввиду отсутствия такового.

Процедура уничтожения документации проводится после окончания календарного года, в котором завершился период, отведенный для обязательного хранения бумаги в архиве предприятия. Задача экспертной комиссии провести экспертизу имеющихся в организации бумаг, провести отбор документов, требующих утилизации.

Для грамотного проведения выборки необходимо знать, какие сроки хранения установлены для различной документации. Например, бухгалтерские бумаги, как правило, хранятся в архиве пять лет, многие кадровые бланки — 75 лет. Многие документы необходимы предприятию для правильного заполнения отчетности, могут быть запрошены контролирующими структурами, а потому необходимо знать, какую бумагу можно уничтожать, а какой нет.

В связи с указанными особенностями процедуру уничтожения издается приказ о создании комиссии, среди членов которой должны присутствовать лица, знающие установленные законом сроки и понимающие особенности документооборота в компании. Как правило, это бухгалтерские сотрудники, работники отдела делопроизводства, секретари.

С целью уничтожения документов удобнее создавать группу, которая будет постоянно действовать для этого достаточно один раз утвердить приказ, в котором будут последовательно перечислены члены.

Для оформления берется фирменный бланк с реквизитами компании, в верхней части бумаги указывают, где составляется распоряжения, обозначают дату формирования, указывают название и заголовок бланка. Образец заголовка может быть таким — «о создании постоянно действующей экспертной комиссии», «о формировании постоянно действующей комиссии по экспертизе документов».

Смотрите так же:  Образец заявление на регистрацию ипотеки

Далее, как правило, указывается причина формирования бланка, то есть в каких целях утверждается данный приказ — для установления сроков хранения документов, отбора в архив или уничтожения.

Распорядительная часть включает следующие распоряжения руководителя:

  1. создать экспертную группу лиц — в данном пункте указывают пофамильный состав данной группы;
  2. возложить на ее членов обязанности, связанные с экспертизой и направления бумаг для хранения или уничтожения;
  3. назначить определенного сотрудника организации ответственным лицом за исполнение приказа.

Далее бланк подлежит утверждению руководителем и передается для ознакомления лицам, перечисленным в его распорядительной части.

Распорядительный бланк регистрируют в журнале, присваивают ему регистрационный номер, который вносится в верхнюю часть приказа. Ниже представлен возможный пример оформления.

Члены комиссии по итогам проведенной экспертизы составляют акт об уничтожении, на основании которого документация передается в специализированные учреждения для утилизации.

Скачать образец

Образец приказа о создании экспертной группы по уничтожению документаци — скачать.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Приказ о создании экспертной комиссии для отбора к уничтожению документов бухгалтерии, сроки хранения которых истекли (примерный образец) («Главная книга», 2010, n 18)

Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 10.09.2010.

Общество с ограниченной ответственностью «Вареник»
г. Москва 15 июля 2010 г.
Приказ N 27
Для отбора к уничтожению документов бухгалтерии, сроки хранения которых истекли,
Приказываю:
1. Создать экспертную комиссию в следующем составе:
— председатель: заместитель генерального директора М.В. Свирин;
— члены комиссии: помощник бухгалтера А.Р. Попова, секретарь В.Д. Чернова.
Экспертной комиссии подготовить акт на уничтожение документов.
2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить М.В. Свирина.
Соколов
Генеральный директор ООО «Вареник» ———— А.М. Соколов
С приказом ознакомлены:
Свирин 15 июля 2010
——- /зам. генерального директора М.В. Свирин/ «—» ——— г.
Попова 15 июля 2010
——- /помощник бухгалтера А.Р. Попова/ «—» ——— г.
Чернова 15 июля 2010
——- /секретарь В.Д. Чернова/ «—» ——— г.

Образец приказа о создании комиссии

Приказ о создании комиссии (аттестационной, экспертной или любой другой, главное правильно назвать ее в тексте приказа) составляется по единому образцу:

  • Сначала необходимо привести обоснование создания комиссии, при этом хорошо ссылаться на подходящий нормативный документ.
  • Состав комиссии указывается первым пунктом по приведенной форме в образце – выделяются председатель и секретарь комиссии, называются должности всех членов комиссии. Обратите внимание на изменение написания инициалов относительно фамилии по ходу всего приказа.
  • При необходимости каких-либо указаний к действию их можно добавить в приказ после создания комиссии. Но не стоит злоупотреблять и отражать в приказе мелкие оперативные вопросы.
  • Оформление – по форме приказов по основной деятельности.

Осталось только привести образец приказа о создании комиссии, вы также можете ознакомиться с образцом протокола заседания комиссии.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «КРЫЛАТЫЙ ВЕРБЛЮД»

(ОАО «Крылатый верблюд»)

ПРИКАЗ

« 28 » октября 2014 г. № 63

О создании экспертной комиссии

В целях организации работы по установлению сроков хранения документов, проведения их отбора на архивное хранение и уничтожение п р и к а з ы в а ю:

Создать экспертную комиссию в составе:

2. Заведующему архивом Ямочкиной Н.И. разработать положение об экспертной комиссии до 01.12.2014.

Директор К.А. Золотушко

Если комиссия уже действует и у вас возникла необходимость значительно изменить ее состав, тогда можно подготовить приказ о назначении состава комиссии по следующему образцу:

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЯЩЕРИЦА»

ПРИКАЗ

« 08 » ноября 2014 г. № 69

О назначении состава экспертной комиссии

В соответствии с требованиями Положения об экспертной комиссии ОАО «Ящерица», утвержденного приказом директора от 24.03.2011 № 44, в связи с изменением структуры Общества п р и к а з ы в а ю:

1. Назначить экспертную комиссию в составе:

2. Признать утратившим силу приказ директора от 21.01.2013 № 14 «О создании экспертной комиссии».

Директор Д.Е. Гаджинский

Не забывайте отменять уже неактуальные приказы, чтобы у вас одновременно не оказалось несколько действующих составов комиссии.

Если появляется необходимость изменить одного или двух членов комиссии, тогда проще составить приказ по такому образцу:

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СТРЕКОЗА»

ПРИКАЗ

« 12 » декабря 2014 г. № 78

О внесении изменений в приказ директора от 08.11.2014 № 69
«О назначении состава экспертной комиссии»

В связи с увольнением бухгалтера Лючкиной А.Т. п р и к а з ы в а ю:

Внести изменение в приказ директора от 08.11.2014 № 69 «О назначении состава экспертной комиссии»: исключить из состава экспертной комиссии бухгалтера Лючкину А.Т., включить бухгалтера Пеньковскую В.Н.

Директор Е.Д. Годжинский

Кстати, в случае необходимости можно возложить на кого-нибудь контроль за исполнением приказа.

Приведенный образец приказа о создании комиссии можно скачать в формате doc (3 шт. в одном файле).

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Author: admin