Отзыв рекламации

«Укрощение строптивых», или эффективная работа с рекламациями

Далеко не в каждой компании налажена систематическая работа с рекламациями (претензиями / жалобами) клиентов. Происходит это от того, что далеко не все считают это занятие нужным в принципе. Между тем, пренебрежение рекламациями, как правило, приводит к крайне нежелательным последствиям: снижению объемов продаж и ухудшению имиджа компании в глазах общественности.

CRM система с функцией отслеживания и работы с рекламациями.
Повышайте продажи с помощью своевременной обработки отзывов!
Зарегистрироваться бесплатно >>

Претензии клиентов – во многом, «закрытая» тема, ведь признание факта их наличия явно свидетельствует о проблемах в компании, низком уровне удовлетворенности клиентов. Однако работать с рекламациями необходимо, и даже тем, кто пока не получил ни одного отрицательного отзыва. В качестве аргументов развенчаем несколько распространенных мифов о рекламациях, бытующих в бизнес-среде.

Миф №1: «У нас нет рекламаций, – все наши клиенты довольны»

Самое распространенное заблуждение. На самом деле отсутствие рекламаций – гораздо больший недостаток организации, чем их наличие.

Рекламация – прежде всего, способ обратной связи, важный элемент построения эффективной коммуникации с клиентом. Если клиент высказывает замечания, он идет на контакт и рассчитывает на Вашу ответную помощь, значит, его доверие еще можно вернуть. Если же клиент остался недоволен, но Вы об этом так и не узнали, – считайте, этот клиент для Вас потерян. Поэтому крайне важно вести постоянную работу с рекламациями, каждая из них должна быть зафиксирована и рассмотрена.

Не бойтесь просить клиентов высказать свое мнение о Вашей компании, приобретенных товарах и уровне обслуживания, задавать наводящие вопросы, убедить оставить отзыв за небольшое вознаграждение. Ваша грамотная реакция на рекламацию и правильные ответные действия позволят не только снизить недовольство и уладить конфликт, но и привязать к себе клиента и заручиться его лояльностью навсегда.

Миф №2: «Если у клиента уже сложилось отрицательное представление, ничего не поделаешь»

Как раз искусство управления рекламациями позволяет не только усмирить гнев клиента и свести к минимуму его негативное отношение к Вашей компании, но и развернуть конфликтную ситуацию в свою пользу и превратить недовольного клиента в лояльного.

Миф №3: «Зачем разбираться с жалобами? Чем раздувать скандал, лучше поскорее его замять»

Ваше целенаправленное игнорирование существа выраженного недовольства грозит падением доверия не только со стороны этого клиента, но и значительным уроном репутации всей компании. Важно помнить, что один негативный отзыв перекрывает десять положительных, и, не откликнувшись на очевидные претензии, Вы рискуете потерять гораздо больше, чем одного неудовлетворенного клиента.

Анализ рекламаций – крайне значимый инструмент управления качеством продукции и функционирования всех служб компании. Именно работа с отзывами, жалобами и претензиями, при грамотном подходе, позволяет удержать клиентов и даже сделать их постоянными. Как же этого добиться?

Практические советы по работе с рекламациями

Приведем несколько практических советов по работе с рекламациями:

  • Понимание и сочувствие
    Поддержите собеседника, дайте понять, что эмоционально вы на его стороне.
  • Уточнение и фиксация деталей
    Проясните все моменты, связанные с высказанной претензией. Оцените ожидания клиента: как он сам видит причину проблемы и выход из сложившейся ситуации?
  • Снять напряжение, успокоить собеседника
    Обязательно следует дать понять, что безвыходных ситуаций не бывает, объяснить, что вы сделаете все возможное для удовлетворения запроса.
  • Уметь говорить «нет»
    Если претензии клиента не оправданы, или компания просто не может выполнить его требования, – деликатно сообщите об этом. Обязательно уточните причину отказа, посоветуйте альтернативные действия в этой ситуации, по возможности, оставьте координаты лица, способного решить данный вопрос.
  • Профилактика
    Персональное внимание к клиенту – регулярное информирование о новых акциях, товарах и сервисах, опросы удовлетворенности качеством работы – позволяет существенно снизить количество рекламаций. Предоставьте клиенту все контакты для связи. Иногда недовольство возникает просто из-за отсутствия возможности задать и прояснить интересующий вопрос.

Программа для работы с клиентами

В CRM-системе Класс365 есть все необходимые инструменты для эффективной работы с рекламациями. Она обеспечивает надежное хранение и быструю обработку информации о всех отзывах, жалобах и пожеланиях клиентов и партнеров. В любое время можно открыть карточку контрагента и посмотреть не только все его рекламации, но и ответные действия компании и текущее состояние отношений.

Информацию могут использовать в работе все заинтересованные сотрудники, при этом всегда возможно ограничить права доступа определенных пользователей. В Класс365 реализован функционал приема заявок, распределения задач по ответственным и контроля сроков рассмотрения и разрешения рекламаций. Встроенный почтовый клиент и собственный сервис рассылок позволяют поддерживать обратную связь с клиентами, регулярно информировать и консультировать по интересующим вопросам.

В результате качественной обработки рекламаций с помощью Класс365 вы сможете:

– Регулярно проводить мониторинг удовлетворенности клиентов

– Оценить качество продукции и услуг определенных поставщиков

– Повысить уровень обслуживания, качество работы персонала и подрядных организаций

– Сделать из недовольных клиентов лояльных

– Увеличить поток клиентов, расширить клиентскую базу

Все, что вам нужно сделать – зарегистрироваться в системе Класс365 и начать работу по эффективному разрешению рекламаций.

Отзыв рекламации

Переговорные поединки для руководителей 6 декабря!

Опечатка на сайте

Рекламация: психологические основы предотвращения конфликта с потребителем

Одним из наиболее сложных и неисследованных видов бизнес-конфликта является конфликт с потребителем, обратившимся с претензией по поводу купленного товара. И этот конфликт, и сама претензия называются «рекламацией» (от лат. reclamatio – громкое выражение). И если методы регулирования внутриорганизационных конфликтов известны многим психологам и менеджерам, то технологии регулирования рекламаций знакомы пока не всем.

Действительно, рекламацию можно рассматривать как повод для конфликта, а в более чем половине случаев она становится конфликтом – двусторонним противостоянием потребителя и сотрудника магазина. При рекламации налицо: (1) конфликтная ситуация – ситуация поломки, по поводу которой клиент «идет ругаться»; (2) объект конфликта – сломанный товар и не устраивающий сервис (второй возникает в процессе конфликта); (3) первая конфликтная сторона – потребитель; (4) зачастую сотрудник становится второй конфликтной стороной. Хотя его задача – стать менеджером конфликта.

Сформулировано пять наиболее часто встречающихся причин конфликтного поведения потребителя, приходящего с претензией, или пять «проблемных зон потребителя». Первая из них – потребность что-либо сделать со сломанным товаром. (В большинстве случаев – получить новый. Наблюдается у 99 % потребителей.) Вторая причина: основной установкой потребителя является установка «иду ругаться» (53 %). Третья: основная эмоция потребителя – не негодование, как предполагалось нами ранее, а обида – ведь товар вышел из строя через несколько месяцев после начала работы (65 %). Негодование берет верх над обидой по время диалога с сотрудником. Четвертая причина конфликтного поведения – это страх неизвестности (66 %). Человек не знает, насколько серьезна поломка, насколько исправима. Пятая причина – недовольство сервисом (55 %) – обида с товара смещается на магазин, обслуживание и даже на продавца. Кроме того, потребителя пугает факт ремонта – отремонтированное воспринимается как сломанное. Отремонтированная техника по уровню качества воспринимается равносильно заштопанным носкам, склеенной посуде. Психологически не воспринимается, не понимается, что бытовая техника состоит из множества заменяемых деталей.

Смотрите так же:  Приказ 225 н

Выделено также пять наиболее частых причин конфликтного поведения или «проблемных зон» менеджера или сотрудника по работе с рекламациями. Первая из них – восприятие претензии как нападения, конфликта или повода для него (88,2 %). Отсюда два основных типа поведения – сотрудник оправдывается, защищается, или он доминирует, нападает сам, конфликтует. Середины, которая является оптимальной, «золотой», то есть общения на равных в большинстве случаев не наблюдалось. Вторая причина – отнесение претензий на свой личный, но не на профессиональный счет, прием претензий «близко к сердцу» (65 %), отсюда и эмоциональное выгорание, и стресс, и хроническая усталость. Третья проблемная зона – «накопление стресса»: если сотрудник не ответил на несдержанность или недовольство первого, второго, третьего клиента, то на четвертом он «срывает все накопившееся зло» (47,5 %). Четвертая проблемная зона – крики, напор, капризы и претензии клиентов не воспринимаются как правильные психологически, но обязаны так восприниматься в соответствии с должностной инструкцией («Клиент всегда прав!»). Когнитивный диссонанс, возникающий на этой основе, усиливает стрессогенность работы (35 %). Пятая проблемная зона – субъективное, неправомерное восприятие себя как «вершителя судеб» – только от сотрудника зависит, будет ли товар отремонтирован, возвращен или заменен (41,2 %). Хотя объективно это зависит от Закона о защите прав потребителей, который сотрудники не знают.

Было выделено пять основных типов клиентов, обращающихся с рекламациями на основе их поведения при диалоге с сотрудником. Для наилучшего их запоминания сотрудниками по работе с рекламациями они были названы видами животных.

Тип «Тигр». Чаще мужчина, причем из начальников. Пришел с четкой целью добиться своего. Достаточно уравновешен, максимально настойчив, верен в своей правоте. Аргументирует свою претензию. Не криклив, доминирует, подавляет. Часто апеллирует к юридическим нормам, законам и правилам.

Тип «Курица». Может быть как женщина, так и мужчина. Скандалистка, нервная. Пришла в первую очередь «излить душу», прокричаться. Обвиняет всех, суетится. Преувеличивает уровень неисправностей. Часто мотивирует свои требования не объективными неисправностями, а проблемами со здоровьем. Иногда абсолютно не разбирается в купленной технике, и просто нажала не на ту кнопку. Этому типу наиболее важно, чтобы его выслушали. Если сотрудник правильно сделал – уйдет, рассказывая, какие хорошие люди здесь работают, независимо от исхода решения претензии.

Тип «Серая мышка». Вежлива, культурна, излишне скромна. Говорит, как бы извиняясь, может пустить слезу. Характерна позиция защиты, подчинения. Просит, умоляет, а не требует. Пришла именно за успокоением. Видит в сотруднике не исполнителей закона и правил, а человека, который может ее пожалеть.

Тип «Хитрый лис». Часто блефует. Возможно, сам виновен в поломке. В разговоре юлит, изворачивается. Уходит от прямых вопросов, сам задает их десятками. Обвиняет всех, переходит на личности. Самый тяжелый тип для работы.

Тип «Сова» или «Профи». Идеальный потребитель. Знаком с покупаемой техникой. Рассудителен. Спокоен, пытается найти наилучший выход из ситуации, но в рамках юридических норм.

Не смотря на то, что многие менеджеры уверены, что рекламация – если не сам конфликт, то повод для конфликта, и ведут себя соответственно, наши наблюдения показали, что следующие стандартные техники разрешения конфликтов для рекламаций подходят не всегда.

Тактика «уклонение от конфликта (избегание, игнорирование)», то есть отказ решить проблему клиента, помочь ему, непригодна, поскольку вызовет новый виток конфликта, но уже не только по поводу товара, но и по поводу сервиса. Позиция «Мы ничем не можем Вам помочь» неприемлема.

Тактика «сотрудничество (взаимопомощь)» невозможна, поскольку «идет игра в одни ворота» – в пользу потребителя. Ведь именно сотрудник магазина решает проблему клиента, но не вместе с ним.

Тактика «сглаживание», при которой сотрудник стремится показать, что причина рекламации (поломка) не так важна, что не стоило сердиться и приходить в сервисный центр по этому поводу, также неидеальна. При таком поведении рано или поздно возникнет «взрыв эмоций». Для потребителя эта поломка важна, иначе он бы не пришел в сервисный центр. Основная идея, наоборот, должна быть такова, что проблема актуальна, но в компетенции сотрудника ее исправить.

Тактика «принуждение (атака, доминирование)», при которой сотрудник берет инициативу в свои руки, диктуя действия, также неидеальна. При отрицательном исходе будут жалобы на сотрудника, обвинение в том, что он неправильно понял проблему (а ремонт вместо замены товара зачастую воспринимается потребителем как отрицательный исход). «Брать быка за рога», демонстрировать свою профессиональную компетентность нужно только после детального выслушивания клиента.

Тактика «уступка» – подчинение при давлении клиента. Этот метод неприемлем, так как сотрудник не имеет права уступать в соответствии с юридическими правилами.

Тактика «компромисс (взаимные уступки)» предполагает нахождение общей точки зрения, устраивающей всех, но не в полном объеме, по принципу «чтобы никому не было обидно». То есть клиент получает лишь часть того, что ожидал. Этот метод применяется тогда, когда сервисный центр не в состоянии решить проблему клиента в полном объеме.

Единственной оптимальной тактикой работы с рекламацией как видом конфликта является «регулирование» или «профилактика», то есть работа по решению проблемы на цивилизованном уровне – спокойно и объективно, отсутствие перехода разговора в скандал. И если другие виды претензий, например, организационные претензии, межгрупповые претензии трудно уловить на начальной стадии, когда возможна профилактика, то при рекламации это возможно, когда клиент только что заявил свою проблему.

Таким образом, основными психологическими причинами рекламации являются потребность устранить поломку, чувство обиды и страх неопределенности серьезности поломки у потребителя. Основной психологической причиной того, что рекламация переходит в острый конфликт между потребителем и фирмой, является восприятие сотрудниками рекламации как конфликта и конфликтное поведение сразу же после предъявления потребителем претензии. Важно не снятие рекламации, а ее регулирование, при котором сотрудник не становится второй конфликтной стороной, а является собственно менеджером рекламации, поэтапно управляя поведением покупателя методами активного слушания, тактикой присоединения к проблеме, демонстрацией компетентности, а также стандартными приемами психологии общения, начиная от приветствия и заканчивая прощанием.

Если вы хотите научиться видеть когда потребитель блефует, посмотрите программу тренинга «Жесткие переговоры — Стратегии обмана»

Отзывы, пожелания, рекламации(конструктивные претензии)

Давно назрела необходимость создания отдельного раздела, где я выложу часть отзывов(не все люди их пишут, а просить и заставлять это делать — дело не нужное, всё должно исходить по порыву души и сердца.

Итак, на данной странице я размещаю скрины (чтобы у вас было доверие и вы не думали,что я их рисую) отзывов, на этой же странице в поле для комментариев Вы можете писать Ваши:

1. Отзывы 2. Предложения 3. ..и даже претензии

По претензиям: Они должны быть конструктивными, т.е быть по-делу, не содержать мата и оскорблений, с доказательствами (заказ №, фото) . Работа с претензиями и рекламациями, правила возврата денежных средств или замена саженцев описаны ЗДЕСЬ.

Что будет не соответствовать данным правилам деловой переписки — будет удалено. Раздел модерируется автором сайта(ну это очевидно).

Отзывы, присланные на эл.почту — выставляются в виде скриншота, а написанные как комментарий к данной заметке — в виде комментария(поле для комментария в самом низу страницы).

Ремарка про отрицательные отзывы.

Если какие мои «косяки» случаются — всегда исправляю. Есть люди, которые с пониманием относятся к ошибкам — мы все живые человеки и каждый из нас может допускать ошибки, без них не возможна любая деятельность человека, главное их исправлять. Но не все люди так думают — для них есть понятие » я(т.е они сами) святой и беспорочный, а другие должны соответствовать моей правильности и святости», тут без иронии нельзя воспринимать такое мировосприятие… Посему есть разочарованные на тему нахождения осыпавшихся листочков в осенней посылке, всплывает иногда критерий «саженцы не красиво упакованы и недостаточно надёжно», хотя они(саженцы) судя по присланным фотографиям выглядят ровно так же, как и я их упаковал — без повреждений. Ну и подобные субъективные рассуждения, которые никак не относятся к качеству присланного товара, а носят печать субъективной оценки «правильности и красоты». Ну а я, простой работник сельского хозяйства, разумеется не могу сделать красиво — для меня есть только критерий «передать качество саженца от меня до покупателя». Есть интроверты, порой сильно глубокие, у которых прослеживаются прямо суицидальные настроения и ощущение катастрофы, не дал сверхперсонального ответа -не позвонил, всё -ты в чёрном списке, написал с ошибкой в тексте — шлют письмо «я хотела у вас купить, но вы пишете неграмотно, с ошибками — отказываюсь у вас покупать», ну и прочие чудеса случаются:))

Смотрите так же:  Исковое заявление о взыскании страховой выплаты при дтп

«Бизнес»(если мою деятельность можно так назвать) на саженцах очень не простой, куча рисков для производителя. Случаются накладки — от них никто не застрахован, но при адекватном понимания сути вещей растениеводства со стороны покупателя и продавца, а так же наличия здравого смысла и доброй воли С ОБЕИХ сторон все проблемы разрешимы!

Написание эл.почты людей, оставивших отзыв, частично затёрты, т.к по закону я не могу делиться персональными данными других людей без их согласия, ну это тоже очевидно.

Немодерируемые мной отзывы можно прочитать на сайте «7 дач» и в Яндекс картах

Обратите внимание на даты запросов покупателей и получения от меня ответов — не теряюсь, оперативно отвечаю… в общем НОРМАЛЬНЫЙ двухсторонний рабочий процесс.

Так же акцентирую, что география отгрузок весьма обширна, крайние точки:

Восток: Якутия, Магадан, Сахалин, Дальний Восток

Запад: Архангельск, Калининград, Крым, Кавказ

Т.е даже доставка саженцев на дальние расстояния, при наличии качественной упаковки растений, проходит без ущерба.

Итак…читаем отзывы реальных покупателей саженцев на сайте Экоферма22.рф

В целях охраны здоровья населения и животных необходимо располагать системой и соответствующими процедурами для регистрации, оценки, расследования и анализа рекламаций, в том числе потенциальных браков качества, и, при необходимости, эффективного и быстрого отзыва лекарственных препаратов для медицинского или ветеринарного применения и исследуемых лекарственных препаратов из дистрибьюторской сети. К расследованию и оценке браков качества, а также к процессу принятия решений в связи с корректирующими и предупреждающими действиями, а также другими снижающими риск действиями при отзывах препаратов необходимо применять принципы управления рисками для качества. Рекомендации по этим принципам приведены в главе 1 .

Случаи подтвержденного брака качества (производственный брак, порча препарата, обнаружение фальсификата, несоответствие регистрационному досье или досье спецификаций на препарат либо любые другие серьезные проблемы с качеством) лекарственного препарата или исследуемого лекарственного препарата, способного привести к его отзыву или аномальному ограничению поставок, необходимо доводить до всех заинтересованных уполномоченных органов. Если на рынке обнаруживается препарат, не соответствующий регистрационному досье, уведомлять заинтересованные уполномоченные органы не требуется при условии того, что степень несоответствия удовлетворяет ограничениям Дополнения 16 в отношении работы с незапланированными отклонениями.

В случае деятельности, переданной на аутсорсинг, договор должен предусматривать роли и ответственность производителя, держателя регистрационного удостоверения и (или) спонсора, а также всех остальных значимых третьих сторон в связи с оценкой, принятием решений и распространением сведений, а также выполнением снижающих риск действий в отношении бракованного препарата. Рекомендации по договорам приведены в главе 7 . Подобные договоры должны также содержать контактные данные о лицах каждой стороны, ответственных за работу с браком качества и по вопросам по отзывам.

  • 2 скачиваний
  • 22.11.2017 последняя редакция

Для покупки напишите нам на [email protected]

Укажите в письме код этого документа (Глава 8 «Рекламации, брак качества и отзыв препарата» Руководств ЕС по надлежащей производственной практике лекарственных препаратов для медицинского и ветеринарного применения) или названия документов, которые вы хотите приобрести.

Библиотека PharmAdvisor даёт вам доступ к действующим нормативно-правовым актам, а также научным и административным руководствам ICH, EC, EMA, FDA. Они хорошо и точно переведены на русский язык, их современная реализация позволяет работать с ними когда вам удобно.

В открытом доступе несколько полноценных документов. Скачайте их по этой ссылке.

Да, мы предоставляем скидки студентам и учебным заведениям. Пожалуйста, напишите нам по электронной почте с запросом.

Мы принимаем различные способы оплаты, включая безналичный перевод, PayPal и наличными курьеру.

При заказе вы получаете моментальный и неограниченный доступ к купленным документам в личном кабинете через специальный интерфейс. Обратите внимание, что для покупки целого пакета документов PharmAdvisor необходимо связаться с нами.

Претензия и рекламация

Чем отличается претензия от рекламации? Для того чтобы ответить на этот вопрос, необходимо рассмотреть оба этих понятия:

  1. Рекламация – это один из видов претензии, написанной в письменном виде. Этот документ является средством досудебного урегулирования споров в торговых и деловых отношениях. Обычно в содержании претензии указывается недовольство делового партнера действиями второй стороны.
  2. Претензия – это письменное требование стороны, направленное должнику с требованием о надлежащем исполнении обязательств.

Чаще всего разница в рекламации и претензии не ощущается, поскольку эти термины используются в одном понимании. В рекламации одна из сторон выражает недовольство действиями (бездействиями) второй стороны, причин для беспокойства может быть несколько:

  • ненадлежащее качество полученного по сделке товара;
  • неполный ассортимент продукции;
  • срыв сроков поставки продукции;
  • невыполнение сроков в оказании услуг.

В принципе, как и претензия, рекламация содержит в тексте перечень требований, адресованных контрагенту о ликвидации допущенных второй стороной нарушений. Сторона, недовольная действиями второго участника, может потребовать от него возмещения вреда и компенсации за допущенные нарушения, определения нового срока выполнения работ, исправления недочетов и т.д. Требования должны соответствовать не только положениям закона, но и заключенного между сторонами договора.

Форма рекламации

В написании рассматриваемого документа отличий рекламации от претензии не наблюдается. В обоих документах обязательно описать требования к нарушившей договор стороне, срок удовлетворения требований, причины, побуждающие обратиться за помощью в суд. Унифицированной формы претензии не существует, но она должна содержать реквизиты заявителя, подписанные и датированные. К рекламации в обязательном порядке прилагаются копии документов. Таким образом, по форме между рекламацией и претензией различий не существует.

Способы вручения рекламации

Разница между претензией и рекламацией не наблюдается и в способах их подачи. По аналогии с претензией, рекламация вручается адресату несколькими способами. Это личное посещение контрагента, где письмо вручается ему под роспись. Один экземпляр документа оставляет недовольная сторона у себя, второй под роспись оставляет у виновной стороны. Если виновная сторона изъявит желание оставить свой ответ на рекламацию в немедленном порядке, лучше это сделать в письменной форме. Кроме того, возможна передача рекламации при свидетелях. В присутствии этих лиц необходимо передать рекламацию виновной стороне. Если сторона отказала принять рекламацию, необходимо это отразить, буквально написав следующие предложения: исполнитель принять документ (то есть, рекламацию) отказался. Экземпляр документа оставляется виновной стороне при наличии свидетелей, чтобы они видели это действие недовольной стороны. Существует и другой способ передачи декларации. Трудно ответить на вопрос о том, насколько он популярен в настоящее время. Это почтовый канал: рекламация передается заказным письмом с уведомлением о том, что вторая сторона получила документ. Срок рассмотрения ответа на вопросы, изложенные в рекламации, зависят от требований стороны.

Смотрите так же:  Сколько дней действителен договор купли-продажи автомобиля

Таким образом, отвечая на вопросы: претензия или рекламация, в чем отличие этих понятий, нужно сказать, что разницы между этими понятиями не существует.

Большинство бизнесменов не доверяют договоренностям, достигнутым устно. Свои взаимоотношения они предпочитают оформлять в форме письменного документа, в положениях которого определен каждый нюанс. Ответственность сторон, наступающая в случае нарушения положений договоров, также прописана в соглашении. Именно от этих положений стороне необходимо отталкиваться при составлении текста претензии. Нередко можно увидеть в печати термин «рекламационный акт». Это понятие тождественно термину рекламация. По аналогии, например, с тем, как термин претензия тождественен понятию «жалоба», «заявление» и т.д. Рекламацию желательно составлять на специальном бланке, выпущенном компанией. Но если такового в не существует, можно составит и на обычном листе форма А4.

Рекламация может поступить в адрес бизнесмена не только от его партнера, но и от недовольного клиента. Для грамотных предпринимателей это не является проблемой, некоторые из них говорят о том, что суть рекламации является мотивом к тому, чтобы их бизнес развивался еще успешнее и эффективнее. Это они объясняют тем, что в документе недовольные клиенты указывают суть своих требований, недовольства и причины, побудившие их обратиться с претензией. Все эти составляющие помогают бизнесу при полном удовлетворении требований клиентов.

Рекламация — что это. Образец акта претензии поставщику и порядок рассмотрения рекламации

В спорные моменты используется письменный диалог – с конкурентами или будущими партнерами. Если появляются претензии или сложности, приходится проявлять незаурядные интеллектуальные способности, красноречие, знание деловых фраз и оборотов. Узнайте, как показать компетентность в общих вопросах. Примените это в работе, составляя рекламацию.

Что такое рекламация

Этот непонятный термин может встретиться во всех сферах жизни, при этом он имеет не совсем приятное для адресата значение. Рекламация связана с нарушениями сделки, которая была заключена в устной или письменной форме между оппонентами. Выдвигается категоричное требование, адресованное должнику с подробным описанием нарушений его обязательств перед пострадавшей стороной. Изучите, что представляет собой рекламация – что это такое, подскажут юристы или просто образованные люди. Чаще это письмо-претензия, необходимое при проведении досудебного разбирательства.

Если при помощи рекламации, адресованной должнику, проблема не будет решена, письмо-претензия становится официальным документом, который истец предоставляет в ходе уже судебного разбирательства. Это своего рода доказательство, что была совершена попытка уладить спор без привлечения правоохранительных органов (арбитраж, прокуратура, ОВД, службы безопасности, таможенного контроля). Для каждой сферы деятельности термин «рекламация» приобретает более уточняющее определение.

Когда составляется письмо-рекламация

В юридической сфере понятие «рекламация» возникает время от времени, когда человек решает озвучить свою жалобу, недовольство, внести ясность и добиться справедливости. Претензия составляется на отдельном бланке по установленному правовыми актами образцу, передается лично в руки либо доставляется заказным письмом на почтовое отделение адресата. Отправляется рекламация в случаях:

  • низкого качества продукции;
  • оказания некачественных услуг;
  • нарушении срока поставки товара;
  • задержки оплаты;
  • срыва работы производства, нарушении графика;
  • требований по возмещению убытков.

Как составляется письмо-претензия

Акт рекламации о неисправности необходимо составить на отдельном бланке, причем важно не только огласить суть своей претензии, но и выдвинуть оппоненту ряд требований для устранения конфликтной ситуации. При оформлении протеста или возражения придерживаются плана. Надо:

  1. Указать порядковый номер и дату составляемого документа.
  2. Указать полные данные человека, от которого исходит рекламация (это может быть название организации).
  3. Написать название документа, как в предоставленном образце.
  4. Обосновать свое недовольство, т. е. приложить накладные, чеки, реквизиты договора, акты сдачи или приема товара, договоры, квитанции.
  5. Описать характеристики некачественного товара или услуг, которые были предоставлены адресатом.
  6. Изложить суть проблемы, то есть в свободной форме описать свое неодобрение, например, товар отнести к категории «брак».
  7. Предоставить доказательства недостатков совершенной сделки, факты о причиненном ущербе (имуществу, здоровью).
  8. Записать свои требования для мирного урегулирования возникшей проблемы в товарно-рыночных отношениях.
  9. Описать документы, которые предоставлены в качестве доказательств обоснованности претензии.

После заполнения рекламации важно уточнить, что подготовить требуется сразу два экземпляра, которые не будут отличаться. Если передавать документ лично, важно, чтобы адресат поставил штамп о получении на экземпляре недовольного лица. Если же решено воспользоваться услугами почтового отделения, то при отправлении заказного письма требуется доплатить за получение отчета о доставке корреспонденции адресату.

8 Рекламации и отзыв продукции

Все рекламации и информация, касающиеся продукции с предполагаемыми нарушениями качества, должны быть тщательно проанализированы в соответствии с инструкциями. На предприятии должна быть создана система быстрого и эффективного отзыва с рынка продукции с явными или предполагаемыми нарушениями качества.

8.1 На предприятии должен быть назначен сотрудник, имеющий в своем распоряжении необходимый персонал, ответственный за рассмотрение рекламаций и принятие решений. Если этот сотрудник не является уполномоченным лицом, то данное лицо должно быть поставлено в известность обо всех фактах рекламаций, расследований и отзывов продукции.

8.2 Действия по рассмотрению рекламаций на предположительно некачественную продукцию и принятие решения об отзыве продукции должны быть изложены в соответствующей инструкции.

8.3 Следует проводить тщательное расследование рекламаций и документально оформлять его с описанием деталей претензии на качество продукции. К этой работе обычно следует привлекать лицо, ответственное за контроль качества продукции.

8.4 Если обнаружено или подозревается несоответствие качества какой-либо серии продукции установленным требованиям, следует принять решение о проверке аналогичных серий. В частности, проверке могут быть подвергнуты другие серии, содержащие переработанный продукт из этой серии.

8.5 Решения и меры, принятые по любой рекламации, должны быть внесены в соответствующий протокол на серию продукции.

8.6 Протоколы рекламаций следует регулярно рассматривать и анализировать с целью выявления специфических и повторяющихся факторов, требующих особого внимания и которые могут привести к отзыву продукции.

8.7 Особое внимание следует уделять оценке того, является ли причиной отзыва фальсификация продукции.

8.8 При ошибках в производстве, ухудшении качества продукции, обнаружении фальсификации или других серьезных проблемах с качеством, в отношении которых предпринимаются корректирующие действия, производитель обязан известить соответствующие компетентные органы.

8.9 На предприятии должен быть назначен сотрудник, имеющий в своем распоряжении необходимый персонал, ответственный за своевременный отзыв продукции с рынка. Как правило, этот сотрудник должен быть независимым от служб реализации и маркетинга. Если этот сотрудник не является уполномоченным лицом, то данное лицо должно быть осведомлено обо всех фактах отзыва продукции.

8.10 Порядок отзыва продукции должен быть регламентирован инструкцией, которую следует регулярно проверять и пересматривать.

8.11 Отзыв продукции должен осуществляться оперативно и в любое время.

8.12 Компетентные органы стран, куда могла быть направлена продукция, должны быть немедленно информированы о принятии решения об отзыве продукции в связи с подозрением или обнаружением несоответствия ее качества.

8.13 Документация по отгрузке продукции должна быть доступной для лица (лиц), ответственного(ых) за отзыв продукции, и содержать достаточную информацию об оптовых покупателях и прямых заказчиках (адреса, номера телефонов/факсов в рабочее и в нерабочее время, номера серий и объемы поставок), экспортных поставках и поставках образцов лекарственных средств.

8.14 На отозванной продукции должна быть соответствующая маркировка. Отозванную продукцию следует хранить в надежно изолированных зонах до принятия решения о ее дальнейшем использовании или утилизации.

8.15 Последовательность действий при отзыве продукции должна быть оформлена документально. Окончательный отчет должен содержать баланс между количеством поставленной и отозванной продукции.

8.16 Эффективность мероприятий по отзыву продукции следует регулярно анализировать.

Author: admin