Образец приказа на командировку на личном автомобиле

Оглавление:

Новый порядок оформления командировки

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке

Фактический срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом.

Работник ездил на своем или служебном транспорте

В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.

Работник может добраться до места командировки и обратно:

  • на служебной машине;
  • личном автотранспорте;
  • автомобиле, управляемом по доверенности;
  • попутном транспорте.

В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). Это решение нужно отразить в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

Примечание . При использовании личного или арендованного автомобиля нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в служебных целях либо договор аренды

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить служебную записку (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

* Документ, подтверждающий оказание услуг по проживанию в месте командирования (например, договор аренды квартиры у частного лица), должен содержать сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

С 8 августа 2015 года работодатели не обязаны вести:

  • журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
  • журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Командировка на личном транспорте

Новый порядок оформления командировки

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке

Фактический срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом.

Работник ездил на своем или служебном транспорте

В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.

Работник может добраться до места командировки и обратно:

  • на служебной машине;
  • личном автотранспорте;
  • автомобиле, управляемом по доверенности;
  • попутном транспорте.

В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). Это решение нужно отразить в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить служебную записку (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2 Служебная записка при поездке в командировку на личном автомобиле

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

Таблица Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз.

4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3 Фрагмент служебной записки при поездке на попутном транспорте и бесплатном проживании в командировке

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

С 8 августа 2015 года работодатели не обязаны вести:

  • журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
  • журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877.

Смотрите так же:  Судебные приставы г магнитогорск правобережный район

Сентябрь 2015 г.

Сотрудник поехал в командировку на личном автомобиле

Что предпринять? Заключите с сотрудником на время командировки договор аренды транспортного средства. Тогда на расходы при «упрощенке» вы сможете списать стоимость ГСМ и уплаченной аренды. С нее, правда, не забудьте удержать НДФЛ.

Сотрудники достаточно часто используют личные автомобили в служебных целях, за что получают от работодателя компенсацию. Например, на своем авто работник может поехать в командировку. Это бывает удобнее, чем другие виды транспорта. Однако для того, чтобы выплаты по такой поездке работодателю можно было учесть при налогообложении, бухгалтеру необходимо предварительно продумать, каким образом такая поездка будет оформлена.

Если у вас «упрощенка» с объектом «доходы». Расходы при налогообложении вы не учитываете. Поэтому наши разъяснения могут вам пригодиться, если вы решите сменить объект налогообложения.

Почему невыгодно платить компенсацию

По общему правилу организация обязана возместить сотруднику, который выехал в командировку на личном автомобиле, все затраты, связанные с поездкой (ст. ст. 168 и 188 ТК РФ). И может показаться, что проще выплатить сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля. Однако учесть в расходах удастся только четко установленную сумму в пределах нормы (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А норма эта невелика: от 1200 до 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя автомобиля (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92). Причем данная норма включает в себя как износ, технический ремонт автомобиля, так и стоимость ГСМ (п. 3 Письма Минфина России от 21.07.1992 N 57).

Получается, что независимо от того, сколько фирма реально заплатит работнику за то, что он эксплуатирует свой автомобиль, а также за ГСМ, учесть в расходах получится не больше нормы.

В чем преимущество договора аренды

Если же с сотрудником заключить договор аренды на время командировки, то в затраты при «упрощенке» включается вся арендная плата (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Что касается расходов на покупку горюче-смазочных материалов и затрат, которые связаны с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонта в пути), то их можно учесть в качестве либо материальных затрат, либо затрат на содержание служебного транспорта. Такая возможность предоставлена «упрощенцам» пп. 5 п. 1 и пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

И в том, и в другом случае расходы должны быть оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). То есть после расчета с сотрудником выплаты можно сразу включить в налоговую базу. Обратите внимание: чтобы затраты на бензин и ремонт организация могла учесть при УСН, в договоре аренды нужно сразу указать, что затраты на содержание автомобиля несет именно арендатор. Образец формулировки договора мы привели на рис.

Извлечение из договора аренды транспортного средства

—————————————————————————¬
¦ … ¦
¦ 2.3. Арендатор несет расходы на содержание автомобиля, капитальный¦
¦и технический ремонт, а также расходы, связанные с его эксплуатацией,¦
¦включая покупку горюче-смазочных материалов. ¦
¦ … ¦
L—————————————————————————

Читайте также. Дополнительная информация о порядке списания транспортных расходов — в статье «На что нужно обратить внимание, списывая расходы на транспорт» // Упрощенка, 2011, N 7, с. 62.

На заметку. Что необходимо предусмотреть в договоре аренды транспортного средства

Подписывая договор аренды машины, опишите в нем подробно предмет договора: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п. 3 ст. 607 ГК РФ. Кроме того, для эксплуатации автомобиля организации-арендатору понадобятся свидетельство о регистрации авто, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. Если сотрудник будет сам находиться за рулем своего автомобиля, то он может передать организации-арендатору только копии этих документов.

Какие документы подтвердят и обоснуют расходы

Итак, чтобы признать расходы при «упрощенке», их нужно обосновать и подтвердить документально (п.

2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Мы рассматриваем ситуацию, когда одновременно происходят две операции — командировка и аренда автомобиля. Соответственно, документы нужно оформить в подтверждение каждой.

При направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле понадобятся приказ руководителя, подтверждающий даты начала и окончания командировки, договор аренды автомобиля, акт приема-передачи автомобиля, авансовый отчет работника. Затраты на приобретение ГСМ, на парковку и ремонт автомобиля удостоверят кассовые и (или) товарные чеки, талоны на бензин, квитанции, выданные на автостоянках, счета автомастерских.

Кроме того, потребуется документ, из которого бы следовало, что на автомобиле сотрудник уехал по рабочим делам, а не по личным. Таким документом является путевой лист. Налоговики в Письме от 22.11.2010 N ШС-37-3/[email protected] также настаивают на оформлении путевых листов. Можно использовать путевые листы по утвержденной форме, а можно разработать собственные. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты для путевых листов и порядок их заполнения.

Памятка. Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Читайте также. О том, как самостоятельно оформить путевой лист, читайте в статье «Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ» // Упрощенка, 2012, N 7, с. 67.

Как рассчитать зарплатные налоги

Арендная плата, перечисленная работнику за использование автомобиля в служебных целях, будет не чем иным, как его доходом. А значит, при его выплате нужно удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Причем это необходимо сделать не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником арендной платы. Обратите внимание: сумма перечисленного в бюджет НДФЛ в Книге учета доходов и расходов будет учитываться в составе расходов на аренду (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Что касается уплаты страховых взносов, то арендная плата не будет облагаться этими взносами, если заключен договор аренды транспортного средства без экипажа. Дело в том, что на вознаграждения по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, страховые взносы не начисляются (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). То есть непосредственно плата за аренду страховыми взносами не облагается. При аренде автомобиля с экипажем ситуация будет несколько иной. Сама сумма арендной платы, перечисленная работнику, по-прежнему не облагается взносами. А вот управление автомобилем — это уже услуга, которую предоставляет работник. И страховые взносы со стоимости этой услуги придется уплатить. Ведь плата за вождение автомобиля является вознаграждением по гражданско-правовому договору. А такие выплаты облагаются страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).

Поэтому в договоре аренды автомобиля с экипажем нужно сумму вознаграждения разделить на две части: непосредственно арендную плату и плату за оказание услуг по управлению автомобилем. Это позволит сократить сумму страховых взносов во внебюджетные фонды. Формулировка, которой можно воспользоваться, на рис. 2.

Извлечение из договора аренды транспортного средства с экипажем

—————————————————————————¬
¦ … ¦
¦ 3.2. Арендодатель предоставляет Арендатору автомобиль во временное¦
¦владение и пользование и оказывает Арендатору услуги по управлению¦
¦автомобилем. ¦
¦ За пользование автомобилем взимается арендная плата в размере¦
¦_____ руб. в месяц и плата за оказание услуг по управлению автомобилем¦
¦в размере _______ руб. в месяц. ¦
¦ … ¦
L—————————————————————————

Важное обстоятельство. Стороны договора самостоятельно устанавливают размер арендной платы. Как правило, ее размер определяют исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики.

Если в договоре аренды с экипажем прописать условие, что арендатор страхуется на случай травматизма, то соответствующие взносы на травматизм со стоимости услуг по вождению нужно начислить (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ и п. 3 Правил начисления взносов на травматизм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184). Если такое условие не прописывать, то и платить ничего не придется. А вот плата за аренду страховыми взносами на случай травматизма не облагается.

Командировка на личном транспорте

Новый порядок оформления командировки

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке

Фактический срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом.

Работник ездил на своем или служебном транспорте

В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.

Работник может добраться до места командировки и обратно:

  • на служебной машине;
  • личном автотранспорте;
  • автомобиле, управляемом по доверенности;
  • попутном транспорте.

В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). Это решение нужно отразить в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить служебную записку (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2 Служебная записка при поездке в командировку на личном автомобиле

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

Таблица Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз.

4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Смотрите так же:  Орган опеки в люберцах

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3 Фрагмент служебной записки при поездке на попутном транспорте и бесплатном проживании в командировке

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

С 8 августа 2015 года работодатели не обязаны вести:

  • журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
  • журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877.

Сентябрь 2015 г.

Сотрудник поехал в командировку на личном автомобиле

Что предпринять? Заключите с сотрудником на время командировки договор аренды транспортного средства. Тогда на расходы при «упрощенке» вы сможете списать стоимость ГСМ и уплаченной аренды. С нее, правда, не забудьте удержать НДФЛ.

Сотрудники достаточно часто используют личные автомобили в служебных целях, за что получают от работодателя компенсацию. Например, на своем авто работник может поехать в командировку. Это бывает удобнее, чем другие виды транспорта. Однако для того, чтобы выплаты по такой поездке работодателю можно было учесть при налогообложении, бухгалтеру необходимо предварительно продумать, каким образом такая поездка будет оформлена.

Если у вас «упрощенка» с объектом «доходы». Расходы при налогообложении вы не учитываете. Поэтому наши разъяснения могут вам пригодиться, если вы решите сменить объект налогообложения.

Почему невыгодно платить компенсацию

По общему правилу организация обязана возместить сотруднику, который выехал в командировку на личном автомобиле, все затраты, связанные с поездкой (ст. ст. 168 и 188 ТК РФ). И может показаться, что проще выплатить сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля. Однако учесть в расходах удастся только четко установленную сумму в пределах нормы (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А норма эта невелика: от 1200 до 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя автомобиля (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92). Причем данная норма включает в себя как износ, технический ремонт автомобиля, так и стоимость ГСМ (п. 3 Письма Минфина России от 21.07.1992 N 57).

Получается, что независимо от того, сколько фирма реально заплатит работнику за то, что он эксплуатирует свой автомобиль, а также за ГСМ, учесть в расходах получится не больше нормы.

В чем преимущество договора аренды

Если же с сотрудником заключить договор аренды на время командировки, то в затраты при «упрощенке» включается вся арендная плата (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Что касается расходов на покупку горюче-смазочных материалов и затрат, которые связаны с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонта в пути), то их можно учесть в качестве либо материальных затрат, либо затрат на содержание служебного транспорта. Такая возможность предоставлена «упрощенцам» пп. 5 п. 1 и пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

И в том, и в другом случае расходы должны быть оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). То есть после расчета с сотрудником выплаты можно сразу включить в налоговую базу. Обратите внимание: чтобы затраты на бензин и ремонт организация могла учесть при УСН, в договоре аренды нужно сразу указать, что затраты на содержание автомобиля несет именно арендатор. Образец формулировки договора мы привели на рис.

Извлечение из договора аренды транспортного средства

—————————————————————————¬
¦ … ¦
¦ 2.3. Арендатор несет расходы на содержание автомобиля, капитальный¦
¦и технический ремонт, а также расходы, связанные с его эксплуатацией,¦
¦включая покупку горюче-смазочных материалов. ¦
¦ … ¦
L—————————————————————————

Читайте также. Дополнительная информация о порядке списания транспортных расходов — в статье «На что нужно обратить внимание, списывая расходы на транспорт» // Упрощенка, 2011, N 7, с. 62.

На заметку. Что необходимо предусмотреть в договоре аренды транспортного средства

Подписывая договор аренды машины, опишите в нем подробно предмет договора: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п. 3 ст. 607 ГК РФ. Кроме того, для эксплуатации автомобиля организации-арендатору понадобятся свидетельство о регистрации авто, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. Если сотрудник будет сам находиться за рулем своего автомобиля, то он может передать организации-арендатору только копии этих документов.

Какие документы подтвердят и обоснуют расходы

Итак, чтобы признать расходы при «упрощенке», их нужно обосновать и подтвердить документально (п.

2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Мы рассматриваем ситуацию, когда одновременно происходят две операции — командировка и аренда автомобиля. Соответственно, документы нужно оформить в подтверждение каждой.

При направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле понадобятся приказ руководителя, подтверждающий даты начала и окончания командировки, договор аренды автомобиля, акт приема-передачи автомобиля, авансовый отчет работника. Затраты на приобретение ГСМ, на парковку и ремонт автомобиля удостоверят кассовые и (или) товарные чеки, талоны на бензин, квитанции, выданные на автостоянках, счета автомастерских.

Кроме того, потребуется документ, из которого бы следовало, что на автомобиле сотрудник уехал по рабочим делам, а не по личным. Таким документом является путевой лист. Налоговики в Письме от 22.11.2010 N ШС-37-3/[email protected] также настаивают на оформлении путевых листов. Можно использовать путевые листы по утвержденной форме, а можно разработать собственные. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты для путевых листов и порядок их заполнения.

Памятка. Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Читайте также. О том, как самостоятельно оформить путевой лист, читайте в статье «Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ» // Упрощенка, 2012, N 7, с. 67.

Как рассчитать зарплатные налоги

Арендная плата, перечисленная работнику за использование автомобиля в служебных целях, будет не чем иным, как его доходом. А значит, при его выплате нужно удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Причем это необходимо сделать не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником арендной платы. Обратите внимание: сумма перечисленного в бюджет НДФЛ в Книге учета доходов и расходов будет учитываться в составе расходов на аренду (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Что касается уплаты страховых взносов, то арендная плата не будет облагаться этими взносами, если заключен договор аренды транспортного средства без экипажа. Дело в том, что на вознаграждения по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, страховые взносы не начисляются (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). То есть непосредственно плата за аренду страховыми взносами не облагается. При аренде автомобиля с экипажем ситуация будет несколько иной. Сама сумма арендной платы, перечисленная работнику, по-прежнему не облагается взносами. А вот управление автомобилем — это уже услуга, которую предоставляет работник. И страховые взносы со стоимости этой услуги придется уплатить. Ведь плата за вождение автомобиля является вознаграждением по гражданско-правовому договору. А такие выплаты облагаются страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).

Поэтому в договоре аренды автомобиля с экипажем нужно сумму вознаграждения разделить на две части: непосредственно арендную плату и плату за оказание услуг по управлению автомобилем. Это позволит сократить сумму страховых взносов во внебюджетные фонды. Формулировка, которой можно воспользоваться, на рис. 2.

Извлечение из договора аренды транспортного средства с экипажем

—————————————————————————¬
¦ … ¦
¦ 3.2. Арендодатель предоставляет Арендатору автомобиль во временное¦
¦владение и пользование и оказывает Арендатору услуги по управлению¦
¦автомобилем. ¦
¦ За пользование автомобилем взимается арендная плата в размере¦
¦_____ руб. в месяц и плата за оказание услуг по управлению автомобилем¦
¦в размере _______ руб. в месяц. ¦
¦ … ¦
L—————————————————————————

Важное обстоятельство. Стороны договора самостоятельно устанавливают размер арендной платы. Как правило, ее размер определяют исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики.

Если в договоре аренды с экипажем прописать условие, что арендатор страхуется на случай травматизма, то соответствующие взносы на травматизм со стоимости услуг по вождению нужно начислить (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ и п. 3 Правил начисления взносов на травматизм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184). Если такое условие не прописывать, то и платить ничего не придется. А вот плата за аренду страховыми взносами на случай травматизма не облагается.

Командировка на личном транспорте

Новый порядок оформления командировки

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке

Фактический срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом.

Работник ездил на своем или служебном транспорте

В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.

Работник может добраться до места командировки и обратно:

  • на служебной машине;
  • личном автотранспорте;
  • автомобиле, управляемом по доверенности;
  • попутном транспорте.
Смотрите так же:  Жалоба следователя на решение суда

В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). Это решение нужно отразить в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить служебную записку (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2 Служебная записка при поездке в командировку на личном автомобиле

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

Таблица Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз.

4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3 Фрагмент служебной записки при поездке на попутном транспорте и бесплатном проживании в командировке

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

С 8 августа 2015 года работодатели не обязаны вести:

  • журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
  • журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877.

Сентябрь 2015 г.

Сотрудник поехал в командировку на личном автомобиле

Что предпринять? Заключите с сотрудником на время командировки договор аренды транспортного средства. Тогда на расходы при «упрощенке» вы сможете списать стоимость ГСМ и уплаченной аренды. С нее, правда, не забудьте удержать НДФЛ.

Сотрудники достаточно часто используют личные автомобили в служебных целях, за что получают от работодателя компенсацию. Например, на своем авто работник может поехать в командировку. Это бывает удобнее, чем другие виды транспорта. Однако для того, чтобы выплаты по такой поездке работодателю можно было учесть при налогообложении, бухгалтеру необходимо предварительно продумать, каким образом такая поездка будет оформлена.

Если у вас «упрощенка» с объектом «доходы». Расходы при налогообложении вы не учитываете. Поэтому наши разъяснения могут вам пригодиться, если вы решите сменить объект налогообложения.

Почему невыгодно платить компенсацию

По общему правилу организация обязана возместить сотруднику, который выехал в командировку на личном автомобиле, все затраты, связанные с поездкой (ст. ст. 168 и 188 ТК РФ). И может показаться, что проще выплатить сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля. Однако учесть в расходах удастся только четко установленную сумму в пределах нормы (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А норма эта невелика: от 1200 до 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя автомобиля (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92). Причем данная норма включает в себя как износ, технический ремонт автомобиля, так и стоимость ГСМ (п. 3 Письма Минфина России от 21.07.1992 N 57).

Получается, что независимо от того, сколько фирма реально заплатит работнику за то, что он эксплуатирует свой автомобиль, а также за ГСМ, учесть в расходах получится не больше нормы.

В чем преимущество договора аренды

Если же с сотрудником заключить договор аренды на время командировки, то в затраты при «упрощенке» включается вся арендная плата (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Что касается расходов на покупку горюче-смазочных материалов и затрат, которые связаны с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонта в пути), то их можно учесть в качестве либо материальных затрат, либо затрат на содержание служебного транспорта. Такая возможность предоставлена «упрощенцам» пп. 5 п. 1 и пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

И в том, и в другом случае расходы должны быть оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). То есть после расчета с сотрудником выплаты можно сразу включить в налоговую базу. Обратите внимание: чтобы затраты на бензин и ремонт организация могла учесть при УСН, в договоре аренды нужно сразу указать, что затраты на содержание автомобиля несет именно арендатор. Образец формулировки договора мы привели на рис.

Извлечение из договора аренды транспортного средства

—————————————————————————¬
¦ … ¦
¦ 2.3. Арендатор несет расходы на содержание автомобиля, капитальный¦
¦и технический ремонт, а также расходы, связанные с его эксплуатацией,¦
¦включая покупку горюче-смазочных материалов. ¦
¦ … ¦
L—————————————————————————

Читайте также. Дополнительная информация о порядке списания транспортных расходов — в статье «На что нужно обратить внимание, списывая расходы на транспорт» // Упрощенка, 2011, N 7, с. 62.

На заметку. Что необходимо предусмотреть в договоре аренды транспортного средства

Подписывая договор аренды машины, опишите в нем подробно предмет договора: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п. 3 ст. 607 ГК РФ. Кроме того, для эксплуатации автомобиля организации-арендатору понадобятся свидетельство о регистрации авто, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. Если сотрудник будет сам находиться за рулем своего автомобиля, то он может передать организации-арендатору только копии этих документов.

Какие документы подтвердят и обоснуют расходы

Итак, чтобы признать расходы при «упрощенке», их нужно обосновать и подтвердить документально (п.

2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Мы рассматриваем ситуацию, когда одновременно происходят две операции — командировка и аренда автомобиля. Соответственно, документы нужно оформить в подтверждение каждой.

При направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле понадобятся приказ руководителя, подтверждающий даты начала и окончания командировки, договор аренды автомобиля, акт приема-передачи автомобиля, авансовый отчет работника. Затраты на приобретение ГСМ, на парковку и ремонт автомобиля удостоверят кассовые и (или) товарные чеки, талоны на бензин, квитанции, выданные на автостоянках, счета автомастерских.

Кроме того, потребуется документ, из которого бы следовало, что на автомобиле сотрудник уехал по рабочим делам, а не по личным. Таким документом является путевой лист. Налоговики в Письме от 22.11.2010 N ШС-37-3/15[email protected] также настаивают на оформлении путевых листов. Можно использовать путевые листы по утвержденной форме, а можно разработать собственные. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты для путевых листов и порядок их заполнения.

Памятка. Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Читайте также. О том, как самостоятельно оформить путевой лист, читайте в статье «Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ» // Упрощенка, 2012, N 7, с. 67.

Как рассчитать зарплатные налоги

Арендная плата, перечисленная работнику за использование автомобиля в служебных целях, будет не чем иным, как его доходом. А значит, при его выплате нужно удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Причем это необходимо сделать не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником арендной платы. Обратите внимание: сумма перечисленного в бюджет НДФЛ в Книге учета доходов и расходов будет учитываться в составе расходов на аренду (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Что касается уплаты страховых взносов, то арендная плата не будет облагаться этими взносами, если заключен договор аренды транспортного средства без экипажа. Дело в том, что на вознаграждения по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, страховые взносы не начисляются (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). То есть непосредственно плата за аренду страховыми взносами не облагается. При аренде автомобиля с экипажем ситуация будет несколько иной. Сама сумма арендной платы, перечисленная работнику, по-прежнему не облагается взносами. А вот управление автомобилем — это уже услуга, которую предоставляет работник. И страховые взносы со стоимости этой услуги придется уплатить. Ведь плата за вождение автомобиля является вознаграждением по гражданско-правовому договору. А такие выплаты облагаются страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).

Поэтому в договоре аренды автомобиля с экипажем нужно сумму вознаграждения разделить на две части: непосредственно арендную плату и плату за оказание услуг по управлению автомобилем. Это позволит сократить сумму страховых взносов во внебюджетные фонды. Формулировка, которой можно воспользоваться, на рис. 2.

Извлечение из договора аренды транспортного средства с экипажем

—————————————————————————¬
¦ … ¦
¦ 3.2. Арендодатель предоставляет Арендатору автомобиль во временное¦
¦владение и пользование и оказывает Арендатору услуги по управлению¦
¦автомобилем. ¦
¦ За пользование автомобилем взимается арендная плата в размере¦
¦_____ руб. в месяц и плата за оказание услуг по управлению автомобилем¦
¦в размере _______ руб. в месяц. ¦
¦ … ¦
L—————————————————————————

Важное обстоятельство. Стороны договора самостоятельно устанавливают размер арендной платы. Как правило, ее размер определяют исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики.

Если в договоре аренды с экипажем прописать условие, что арендатор страхуется на случай травматизма, то соответствующие взносы на травматизм со стоимости услуг по вождению нужно начислить (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ и п. 3 Правил начисления взносов на травматизм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184). Если такое условие не прописывать, то и платить ничего не придется. А вот плата за аренду страховыми взносами на случай травматизма не облагается.

Author: admin